1.1 Inleiding

Archief en informatie  worden ook wel de hoeksteen van de democratische rechtsstaat genoemd.

Elke overheidsinstantie heeft daarom de zorg toebedeeld gekregen om het beheer van haar papieren- en digitale informatie op orde te hebben. ‘In de alledaagse praktijk nemen gemeenten en andere overheden 80% van hun beslissingen op basis van documentaire informatie.’ 1

Elke overheidsinstantie moet daartoe haar informatie goed vindbaar en toegankelijk hebben, maar ook betrouwbaar, authentiek en volledig 2.

 

Het rapport  iOverheid  van de Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) maakt duidelijk dat investeren in het toegankelijk hebben en houden van informatie een voorwaarde is voor het  slagen van ICT-projecten. Vertrouwen in de overheid is gebaseerd op juiste beslissingen. Hiervoor is betrouwbare informatie nodig. De gemeenteraad moet kunnen beschikken over de juiste informatie, het belang van de recht- en bewijszoekende burger dient gewaarborgd te zijn door een goed archiefbeheer. De gemeente Putten legt een basis voor dit geheel door middel van het Documentair Structuurplan (verplichting uit de Archiefwet).

 

Veranderingen in wet- en regelgeving hebben invloed op het archief- en informatiebeheer. Ook de veranderingen door ‘het nieuwe werken’ leiden tot aanpassingen. Het vakgebied (documentaire) informatievoorziening wordt daardoor nog belangrijker en maakt een razendsnelle ontwikkeling door. Het Documentair Structuurplan (DSP) is daardoor een dynamisch geheel en is daarom volgens het planning- en controleschema herzien. Het plan behelst de uit te voeren werkzaamheden m.b.t. archief- en informatiebeheer (wordt ook wel informatievoorzieningen genoemd), geeft een overzicht van de gemeentelijke documentaire informatie en de wijze waarop daarin structuur is, en wordt aangebracht als waarborg voor goed informatie- en archiefbeheer. Het DSP voldoet aan de eisen van de Archiefwet en -regelgeving, de NEN – normering (15489, 2082 en 23081), de Archiefverordening en het besluit informatiebeheer.

 

De Archiefwet schrijft voor dat de overheid zijn informatie (archieven) in goede, geordende en toegankelijke staat moet beheren.  Aan betrouwbaarheid, integriteit, authenticiteit en bruikbaarheid worden daarom hoge eisen gesteld. De informatie en het gevormde, en te beheren archief, zijn onmisbaar voor de producten en diensten van de gemeente Putten. Voor de beheersing van de bedrijfsvoering is transparante procesinformatie noodzakelijk. Goed informatie- en archiefbeheer draagt bij tot het beperken van financiële en juridische risico’s en voorkomt imagoschade wegens onvindbare, onvolledige of onbetrouwbare dossiers. Goed informatie- en archiefbeheer draagt bij aan efficiënte en effectieve bedrijfsvoering van de organisatie.
Het Puttense archief is opgebouwd op basis van de regelgeving.

 

De Archiefwet maakt geen onderscheid in het bewaren van digitale- of papieren archiefbescheiden en stelt eisen aan de opbouw van dossiers en archieven.

Het maatschappijbeeld laat zien dat er steeds meer digitaal gewerkt wordt, zo ook in onze kantooromgeving. De snelheid van informatievoorziening en veelheid van informatie brengen met zich mee dat de risico’s (onjuiste of onvolledige informatie) groter worden.  De noodzaak om informatie- en archiefbeheer goed te regelen en te beheren wordt daarmee steeds belangrijker. Het aantal informatiebronnen is enorm vergroot. Documenten worden in verschillende systemen aangemaakt, informatie wordt gepubliceerd via verschillende media en komt via allerlei kanalen binnen. De afhankelijkheid van digitale informatie wordt steeds groter. Dat betekent dat er veel aandacht besteed moet worden aan de duurzaamheid van applicaties en het waarborgen van digitale opslag van informatie en archief. Het niet op orde hebben  van informatie- en archiefbeheer kan grote risico’s met zich meebrengen op financieel en juridisch gebied doordat  men bepaalde zaken uit het verleden niet meer kan vinden of niet in de juiste context kan plaatsen.

De gemeente Putten zal en moet zijn werkprocessen steeds meer digitaal laten verlopen, ook naar de burger toe. De gemeente heeft de eerste stappen naar volledig digitale procesafhandeling gezet door het  informatie- en archiefbeheer goed te waarborgen. Dat heeft ertoe geleid dat de gemeente op 4 april 2011 een machtiging voor substitutie (vervanging) heeft verkregen van Gedeputeerde Staten. Met deze substitutiemachtiging kan verdere digitalisering ingezet worden en dat zal moet leiden tot een doelmatiger verloop van de gemeentelijke werkzaamheden en van kwaliteitsverbetering en tijdsbesparing in de werkprocessen van de diverse vakafdelingen.

 

Het Puttense Model van het Documentair Structuurplan (1.2) is pragmatisch van opzet en bevat de structuur die nodig is om het archief- en informatiebeheer in goede  en geordende staat te krijgen en te behouden. De gemeente Putten werkt daarom zaaksgewijs. De zaaktypecatalogus is vertaald naar het DSP.

De veranderingen die bij de overheid op het gebied van archief- en informatiebeheer plaatsvinden zijn en worden nauwlettend gevolgd. Literatuuronderzoek en contacten met vakgenoten (bijv. King, SOD 3) hebben invloed gehad op de totstandkoming van dit plan. Ook de risicoanalyse die op het archief- en informatiebeheer is uitgevoerd heeft als input voor dit plan gediend.

Onlangs is beslist dat zes gemeenten uit de regio zullen gaan samenwerken. Dat zal, in eerste instantie, gebeuren op het gebied van de bedrijfsvoering. Wij willen de kansen die dat biedt tot kennisdeling en verdere optimalisering van het archief- en informatiebeheer graag benutten. Het feit dat elk gemeentebestuur zelf verantwoordelijk blijft voor zijn archief- en informatie-beheer zal daarbij in acht genomen worden.

Het DSP leidt tot acties welke zijn beschreven in bijlage 1.

 

1 Website KING - Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten
2 N.a.v. brief d.d. 26 juni 2009 van de minister van OCW aan de voorzitter van de Tweede Kamer der Staten-Generaal.
3 SOD Vereniging en opleidingen ter bevordering van een praktische en doeltreffende documentaire informatie-voorziening en administratieve organisatie.

Uitgelicht