1.2 Het opstellen van een DSP

Het opstellen van een Documentair Structuurplan

Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen 'de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren'.

Omdat elke overheidsorganisatie een archief vormt waarvan een deel ook belangrijk is voor de samenleving krijgt dat de status van cultuurhistorisch erfgoed en wordt dat blijvend bewaard als een morele verplichting naar die samenleving. Om de beschikbaarheid en toegankelijkheid van de overheidsarchieven in de toekomst te waarborgen heeft de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap de Archiefregeling vastgesteld als nadere uitwerking van het Archiefbesluit 1995. De gemeente heeft archiefbeheer geborgd door middel van de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer en het DSP. Naast archiefwetgeving en regelingen is de NEN-normering, (15489, 2082 en 23081) van belang. Het DSP is een dynamisch plan dat regelmatig bijgesteld wordt.

 

De Archiefregeling vormt een kader voor archiefvorming en archiefbeheer bij de overheid en is  in 2010 vastgesteld en in werking getreden. De Archiefregeling regelt duurzaamheid archiefbescheiden,  geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. De provinciale archiefinspectie is belast met de handhaving op implementatie van de regeling.

 

Behalve dat er kaders zijn aangegeven voor het opstellen van een DSP, bestaat er geen vastgesteld of vereist model en het ziet er ook niet naar uit dat daar voorlopig verandering in komt. Gemeente Putten heeft gekozen voor een pragmatische aanpak van het DSP. Uitgangspunt was dat voor het opzetten van een DSP de meeste informatie al in de organisatie aanwezig was en dat gezorgd moest worden dat de onderliggende processen en structuur goed in kaart gebracht werden en metagegevens moesten worden toegekend. De kennis van eigen medewerkers is benut en verdiept om de benodigde gegevens te structureren met de aanwijzingen uit de Regelingen en van de Archiefinspectie.

 

Het toegankelijk maken van informatie is een vak apart. Dit gold al voor het beheer van papieren informatie en geldt zeker voor het beheer van digitale informatie die vele malen complexer is en waarvan, om informatie beheersbaar te houden, selectie en vernietiging een onderdeel uitmaakt. Informatie wordt toegankelijk gemaakt om deze later terug te kunnen vinden in de juiste samenhang. Er moeten strenge selectiecriteria worden gehanteerd om de enorme hoeveelheid aan digitale informatie beheersbaar te houden. Het DSP wordt vormgegeven vanuit het vakgebied van de documentaire informatievoorziening en archief vanwege de specifieke vakkennis van de principes van archiefvorming, het beheer van archivistische documenten en van het ontsluiten van documenten.

 

Het gebruik van computersystemen heeft verplichtingen met zich meegebracht ten aanzien van het informatiebeheer. Vroeger was ontsluiting van fysieke documenten voldoende. Nu gelden er meer eisen vanwege de noodzaak van de inhoudelijke ontsluiting van digitale documenten. Het vastleggen van de context waarbinnen een zaak werd behandeld moet nu ook worden vastgelegd. Gegevens omtrent een zaak zijn van belang om de documenten later op hun juiste merites te kunnen beoordelen. Dat geldt ook voor het ontsluiten van beeld- en geluid. De meeste informatiesystemen voor de elektronische dienstverlening hebben hun eigen interne logica, procedures en processen. Gegevens hierover moeten t.b.v. het kunnen reconstrueren en reproduceren worden vastgelegd in het DSP.

 

Werkprocessen en archiefbescheiden zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een werkproces is volgens de definitie van de regeling ‘de uitvoering van de taak of handeling uit hoofde waarvan archiefbescheiden door een overheidsorgaan worden ontvangen of opgemaakt als naar hun aard bestemd om daaronder te berusten'. De meeste documenten zijn dus procesgebonden. Binnen de gemeente Putten is afgesproken dat synchroon aan de procesbeschrijving de documentenstroom wordt beschreven. Als de plannen voor digitale dienstverlening (zie actie 8) verder worden ingevuld, zullen meer processen beschreven moeten worden. Specifieke processen en informatie zijn meestal in vakapplicaties vastgelegd. De toekomst zal leren of generieke systemen daarin veranderingen zullen brengen. Informatie uit alle processen zal in de loop van de tijd in samenhang (digitaal) toegankelijk moeten zijn. Processen vragen om 'documenten' in de ruimste zin van het woord, ook beeld-, en geluidsfragmenten en GIS-informatie worden daartoe gerekend. Ook die informatie kan nodig zijn om processen te reconstrueren en te verantwoorden of kan waardevol zijn als cultureel erfgoed.

 

Al is het verantwoord beheren van andere dan fysieke documenten nog niet altijd een vaste gewoonte bij de gemeente Putten, er wordt wel getracht om het ontstaan van informatiegaten en beheerproblemen zoveel mogelijk te voorkomen.  Niet alleen de medewerkers (inclusief de DIV- en archiefmedewerkers) wennen er langzamerhand aan dat informatie niet per se op papier hoeft te staan, ook voor de burger begint het steeds gewoner te worden informatie via de computer en de websites in te winnen. Steeds beter krijgt de te verlenen digitale dienstverlening vorm. In aanmerking genomen dat het geven en krijgen van informatie nooit vrijblijvend is, en dat daaruit rechten en plichten kunnen voortvloeien, is goed informatiebeheer onontbeerlijk. Het Documentair Structuurplan is daarbij een goed instrument; het dient alle documentvormen in zich te waarborgen en goed geïmplementeerd te worden in de organisatie. Het Puttense DSP en de daarin opgenomen kennis- en handelingenbank zal steeds aangepast moeten worden aan nieuwe maatschappelijke omstandigheden en is inmiddels niet meer weg te denken uit de Puttense organisatie.

 

4 Staatscourant 2010 nr. 70

 

 

Uitgelicht