1.4 Factoren en ontwikkelingen

Factoren en ontwikkelingen die invloed hebben op het archief- en informatiebeheer 

 

iOverheid

Er wordt steeds vaker aandacht gevraagd voor de zogenaamde iOverheid. Het is duidelijk geworden dat zonder goede toegankelijkheid van informatie (archief- en informatiebeheer) de elektronische dienstverlening niet goed van de grond kan komen.

 

De Wetenschappelijke Raad voor het Regeringsbeleid (WRR) concludeert in het rapport van de iOverheid als volgt: “De alomtegenwoordige inzet van informatie- en communicatietechnologie (ICT) door de overheid heeft er voor gezorgd dat deze niet langer meer als eOverheid, gericht op dienstverlening en gebruikmakend van techniek, kan worden gekarakteriseerd. In de dagelijkse praktijk is veeleer een iOverheid ontstaan, gekenmerkt door informatiestromen en -netwerken, gericht op niet alleen dienstverlening, maar ook op controle en zorg”. In het WRR-rapport wordt aangegeven dat de overheid zich zeer kwetsbaar maakt als vragen en afwegingen op het niveau van de samenhang van informatiestromen en de gevolgen daarvan blijven liggen.

 

KING 5 . geeft daarover het volgende aan: “Informatieverzameling en koppelingen lijken nauwelijks meer in te kaderen. Het resultaat is dat informatie vervuilt, onduidelijk is wie verantwoordelijk is voor informatiestromen en dat burgers, bedrijven en ook instanties binnen de overheid zelf, verst(r)ikt raken in de data-kluwen van de overheid. Thema’s als E-dienstverlening, Administratieve Lastenverlichting, en elektronische overheid leidden reeds tot grote veranderingen. Met de juiste inzet van archief- en informatiebeheer zijn die veranderingen mogelijk omdat authenticiteit, toegankelijkheid en betrouwbaarheid van informatie wordt gewaarborgd. De impact van de veranderingen is dat er een andere manier van werken nodig is die gevolgen heeft voor bedrijfsprocessen, medewerkers, informatiehuishouding, informatievoorziening en ICT.”

 

Het nieuwe werken
Om zo doelmatig en doeltreffend te werken voeren gemeenten nieuwe kantoorconcepten in. De verwachting is dat de medewerkers door verdergaande digitalisering geen “vaste werkplek”meer nodig hebben, omdat ze overal in het gebouw en ook elders kunnen inloggen, onder hun account.
‘Het nieuwe werken’ impliceert ook dat medewerkers meer eigen verantwoordelijk krijgen en de werkzaamheden zoveel mogelijk op eigen wijze kunnen invullen, als maar aan gestelde randvoorwaarden wordt voldaan. Voor de medewerkers betekent dit een enorme cultuurverandering. Voor het management betekent dit eveneens een cultuuromslag omdat men veel meer op output zal moeten sturen .

Voor de gemeente betekent dit dat het vakgebied (documentaire) informatievoorziening nog belangrijker en complexer wordt en zich razend snel moet ontwikkelen om te zorgen dat de randvoorwaarden voor het informatiebeheer op orde komen. De digitale dossier moeten volledig zijn, betrouwbaar en authentiek.

De documenten worden opgeborgen in digitale dossiers conform de processen. Het is van belang dat de juiste metadata aan de documenten worden gekoppeld. Een kwaliteitsproces is noodzakelijk om een goed archief en informatiebeheer te realiseren. Door een “goede”  inrichting van het DMS/RMS en door het archief- en informatiebeheer goed toe te passen wordt een goede ondersteuning geboden voor ‘het nieuwe werken’.

 

Betrouwbare overheid

Om een betrouwbare overheid te zijn, hebben B. en W. en gemeenteraad betrouwbare informatie nodig om juiste besluitvorming plaats te laten vinden. Veel systemen bieden de mogelijkheid om gegevens op te slaan in een “archief”’. Het woord “archief” wordt vaak ten onrechte gebruikt, omdat er niet voldaan wordt aan de regels die aan betrouwbaar archiefbeheer gesteld moeten worden. Deze onjuiste benaming werkt veel misverstanden en informatiegaten in de hand. De bedoeling van informatie- en archiefbeheer is om op een goede manier de documenten en archiefbescheiden voor langere periode te bewaren. Indien documenten voor vernietiging in aanmerking komen dienen deze ook vernietigd te worden. De documenten zijn door een goed archiefsysteem  authentiek en betrouwbaar.

 

Bezuinigingen en efficiencywinst

Er wordt verwacht dat de gemeenten meer doen met minder geld. Elektronische dienstverlening aan de voorkant (frontoffice), elektronische archivering en elektronische zaakbewaking in de midoffice en digitale afhandeling in de backoffice kunnen daarbij helpen. Het algemene beeld is dat elektronische aanvragen aan de voorkant kunnen leiden tot zowel betere dienstverlening als efficiëntiewinst. Prof.dr.ir. Wouter J. Keller (hoogleraar informatica verbonden aan de Vrije Universiteit) geeft aan dat de voorkeur gegeven moet worden aan integratie van het midoffice systeem en het DMS systeem, omdat anders veel efficiency-winst verloren gaat.  KING geeft aan dat bij elektronische aanvragen “de efficiency-winst beperkt is als dit niet wordt gecombineerd met een digitale afhandeling aan de achterkant. Nodig daarvoor zijn generieke systemen en voorzieningen voor het gehele gemeentelijke apparaat, zoals een DMS/RMS , geautomatiseerd zaakbeheer, procesmanagement en workflow.” Voor een deel zijn deze zaken al ingezet door de aanschaf van het DMS/RMS /midoffice pakket Verseon.

 

De informatie van de gemeente Putten wordt in verschillende automatiseringssystemen gegenereerd. Om informatie in de juiste samenhang terug te kunnen vinden wordt de te bewaren informatie zoveel mogelijk naar Verseon gesluisd. Dit systeem bevat tevens het zaakmagazijn met de statusinformatie. Die statusinformatie kan op eenvoudige wijze worden ingezet om een terugkoppeling te geven aan de burger.

 

5 KING Handreiking stategie elektronische gemeente versie 2 februari 2009

6 Artikel SOD "Het nieuwe werken in proces en informatie"van Paul A.J. Jahn

7 DMS: Document management systeem. RMS: Een veel gebruikte definitie voor recordmanagement is: management voor efficiënte en systematische controle over het opmaken, ontvangen, onderhouden en de schoning van archiefbescheiden inclusief de processen voor het vastleggen en het onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties van digitale archiefbescheiden.

Uitgelicht