1.6 Randvoorwaarden, wetgeving en regels

Het informatiebeheer moet voldoen aan wetgeving, regels en afspraken, normen, standaarden en kaders. Deze vorm van compliance vindt plaats binnen de archieffunctie. Hiervoor dient een kwaliteitsproces te zijn ingericht, met als onderdeel zowel interne als externe auditering. De resultaten zullen, ter verantwoording, in het jaarverslag van het gemeentearchief verwerkt worden en aangeboden worden aan de gemeenteraad en provinciale archiefinspectie. De provinciale archiefinspectie monitort de gemeentelijke inspecties op  archief- en informatiebeheer.

 

Door middel van een jaarlijkse vragenlijst worden op basis van Key Performance Indicatoren getoetst of de gemeente haar taak in het archief- en informatiebeheer serieus neemt en of er geen interbestuurlijke taakverwaarlozing plaatsvindt.

 

Hoe omgegaan dient te worden met informatie ligt vast in o.a. de Archiefwet 1995 en de daaraan gekoppelde regelgeving. Daarin is vastgelegd op welke wijze informatie- en archiefbeheer dient plaats te vinden omwille van goede bedrijfsvoering en om te waarborgen dat het cultureel erfgoed behouden blijft. Met een vaste structuur onder de informatie en een juiste ordening van gegevens moet de samenhang van informatie vanuit de verschillende vakgebieden (en vakapplicaties) duidelijk zijn. Informatie dient vindbaar en uitwisselbaar te zijn. Om te kunnen voldoen aan de authenticiteitseisen dient het brondocument gewaarborgd te zijn, dit geldt natuurlijk ook voor de digitale documenten.

Uitgelicht