1.7 Vormgegeven archieffunctie

De archieffunctie van een organisatie wordt vormgegeven door het geheel van processen, documenten, (meta)gegevens, basisarchiefcode, methode van opbergen, duurzaamheid, mensen en middelen. De wetgever geeft aan dat het informatiebeheer moet voldoen aan toetsbare kwaliteiten. Betrouwbaarheid (juistheid, volledigheid, controleerbaarheid, tijdigheid, beschikbaarheid), authenticiteit en duurzame toegankelijkheid staan centraal.

Om dat te realiseren heeft de gemeente Putten besloten om het onderstaande plaatje te realiseren en daartoe Verseon aangeschaft.   Het Verseon-pakket is als midoffice syteem gepositioneerd en omvat ook het document/record management systeem.

DMS

De gemeente Putten bouwt daarmee vanaf 2007 aan informatievoorziening die zal leiden tot een zogenaamd "dik" midoffice. 10  Een "dik" midoffice bevat o.a. een gegevensmagazijn, een zakenmagazijn, de procesgang, het DMS/RMS en koppelingen naar het frontoffice en de verschillende backoffice applicaties. Met de midoffice-applicatie zetten we al belangrijke stappen in het verbeteren van de kwaliteit van de administratieve organisatie en het beheer van informatie. Het uitbouwen van het midofficesysteem Verseon t.b.v. het archief- en informatiebeheer zijn opgenomen in de bijlage1 onder Actie1.

 

De gemeente Putten beheert haar archief- en informatiebeheer zo ‘SMART’ mogelijk. Het beheer van informatie is complex, daarom is het nodig dat de opslag en de distributie van informatie zoveel mogelijk binnen Verseon plaatsvinden. Dat is nodig omdat de informatie op die manier beter gecontroleerd en beheerd kan worden en dat leidt tot verbetering van het informatiebeheer en van zowel de in- als externe dienstverlening.

 

Om de beheerkosten laag te houden is, en wordt Verseon ingezet voor niet al te complexe werkprocessen. De ingewikkelde vakspecifieke werkprocessen verlopen in vakspecifieke systemen. Het is de bedoeling dat de informatie uit de diverse vakapplicaties in het zaaksysteem van Verseon bijeen gebracht worden zodat besluitvorming op basis van alle essentiële informatie in de juiste context mogelijk is. Vanuit verschillende systemen gebeurt dat al. De koppeling van informatie uit het GWS4all systeem staat nog op de rol.

 

Materialen en middelen

Om uitvoering te geven aan goed archief- en informatiebeheer zijn materialen en middelen opgenomen in de begroting. In het DSP legt de gemeente Putten op hoofdlijnen vast hoe de informatie vindbaar is. Het DSP geeft ook een overzicht van systemen die archiefwaardige informatie bevatten.

 

Om de nodige werkzaamheden goed uit te kunnen voeren, moeten de medewerkers opgeleid zijn naar de maatstaven van deze tijd. Er zijn voor het archief- en informatiebeheer nieuwe taken bijgekomen en het laat zich aanzien dat er door de verschuivingen bij de provincie nog meer extra taken bij zullen komen. Echte helderheid daarover is in dit DSP nog niet te geven. Er is een kwaliteitshandboek samengesteld waarin de procedures en afspraken zijn opgenomen over het registreren, het opnemen in het archief, het uitlenen, het ter beschikking stellen van informatie. Dit kwaliteitshandboek wordt  up to date gehouden en door de medewerkers toegepast.

 

Archiefbewaarplaats en E-depot

Wanneer zaken zijn afgehandeld mogen de documenten niet meer veranderd worden en moeten duurzaam opgeslagen worden op basis van de eisen van bewaren en vernietigen. De Word-, of andere documenten worden aan het eind van het werkproces automatisch overgezet naar een PDF-formaat. De documenten zijn dan niet meer muteerbaar. In de Beleidslijn conversie, migratie, emulatie en substitutie kenmerk 189270 (bijlage 3) staan alle formats vermeld die in aanmerking komen voor langdurige archivering. De beleidslijn is een nadere invulling van de Archiefregeling. De Archiefwet  schrijft voor dat het te bewaren archief over moet worden gebracht naar de archiefbewaarplaats of, als het digitale bescheiden betreft, naar een E-depot (digitale archiefbewaarplaats).

 

Aan archiefbewaarplaatsen worden strenge eisen gesteld. De Puttense archiefbewaarplaats voldoet aan de eisen die de Archiefwet stelt. Digitale archiefbescheiden worden volgens vastgestelde procedures veilig gesteld. Op termijn zullen die gegevens moeten worden bewaard in een E-depot, een digitale bewaarplaats voor veilige duurzame opslag. Gemeente Putten zoekt hiervoor naar een SMART-oplossing. Het ziet ernaar uit dat de oplossing gevonden kan worden binnen het huidige document/record-management systeem en dat daarmee de kosten laag gehouden kunnen worden (zie actie 7).

 

Plaats in de organisatie

KING (voorheen Egem) hanteert voor de invulling van het midoffice het volgende architectuurplaatje.

KING1

 

 

In het Puttense realisatieplan NUP staat het volgende architectuurmodel als richtinggevend bestemmingsplan voor de toekomstige informatievoorziening 11:  

Voor de informatisering, het vakgebied archief- en informatiebeheer,  is vooral het midoffice van belang.

Midoffice

9 BPO/2007/3586 Advies digitale dienstverlening samengesteld bij de aanschaf Verseon

10 "Het midoffice elektronische dienstverlening tussen frontoffice en backoffice"van Roovers; Kuiper en Keller

11 Realisatieplan NUP kenmerk 179204

 

 

Uitgelicht