1.9 Risico's en knelpunten

Wat kunnen risico’s en knelpunten zijn voor informatie- en archiefbeheer

 

Wanneer de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen t.a.v. de documentaire informatiehuishouding worden daarmee risico’s vermeden die verstrekkende gevolgen kunnen hebben op het gebied van:

  • Dienstverlening:
    Door incomplete of zoekgeraakte dossiers kunnen klanten niet goed geholpen worden en ontstaat gebrekkige dienstverlening.
  • Efficiënte en effectieve bedrijfsvoering:
    Als veel tijd verloren gaat met het zoeken naar dossiers, losse stukken of digitale gegevens-bestanden, als niet goed is omschreven wat de status, de procesgang en de verblijfplaats van de archiefstukken is. De organisatie hierdoor is “lean” werken mogelijk. Lean management focust op het voorkomen van verspilling: extra tijd, arbeid of materiaal dat wordt gebruikt om een product of dienst te leveren zonder dat het waarde toevoegt.
  • Juridische bewijslast:
    Als dossiers incompleet of zoek zijn, bestaat het risico dat rechtszaken worden verloren omdat de juiste bewijsstukken niet aanwezig zijn.
  • Administratieve en financiële verantwoording:
    Incomplete dossiers of gegevensbestanden bemoeilijken het verantwoorden van het overheidshandelen aan controle-instanties of hogere overheden. Ook bestaat het gevaar dat verplichtingen niet tijdig worden beëindigd omdat de betreffende overeenkomst zoek is.
  • Cultuurhistorisch erfgoed:
    Door onzorgvuldig handelen kan informatie van cultuurhistorische waarde verloren gaan.

 

Om de risico’s in kaart te brengen is risicoanalyse (225324) gemaakt. De risicoanalyse maakt deel uit van het kwaliteitssysteem (zie hoofdstuk 2.3). De risico’s worden gekwantificeerd door het bepalen van de kans dat een dreiging zich voordoet en de gevolgen daarvan: Risico= Kans X Gevolg. Grote risico waarop nog maatregelen moeten worden genomen zijn als actiepunt opgenomen in het DSP. De kleine risico’s zijn alleen benoemd.

 

Mogelijke risico’s en knelpunten

  • Tekort aan gekwalificeerde medewerkers i.v.m. arbeidsmarktkrapte.
  • Hoge kosten vanwege achteraf te regelen informatie- en archiefbeheer.
  • Hogere beheerkosten en grote risico’s voor bestuurders door archivering in verschillende systemen.
  • Gevolgen van het niet op orde hebben van de te verstrekken gegevens in verband met het ingaan van de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen.
  • Gevolgen van het niet op orde hebben van de te verstrekken gegevens in verband met de Wet dwangsom.
  • Gevolgen van het niet tijdig (kunnen) inspelen/anticiperen op (voorgenomen) nieuwe wettelijke taken/verplichtingen.
  • Er worden archiefoplossingen aangeboden voor digitale bescheiden die voldoen aan de Archiefwet en -regelgeving.
  • Het ontbreken van planningen en kwaliteitbewaking.
  • Het niet tijdig scheiden van te vernietigen en niet te vernietigen informatie waardoor achterstanden ontstaan met als gevolg inhaalslagen tegen extra kosten.
  • Geen verantwoording kunnen afleggen als er geen of onvoldoende registratie (metagegevens) wordt opgenomen.
  • Het verwaarlozen van contacten met vrijwilligersorganisaties en ander belangrijke contactpersonen.
  • Kosten van migratietrajecten i.v.m. duurzaamheid van digitale informatie.
  • Kosten van substitutie van archiefbescheiden.
  • Kosten van restauratie van archiefbescheiden.
  • Kosten van ontzuren van archiefbescheiden.
  • Informatiegaten door te weinig mogelijkheid om naar behoren het informatie- en archiefbeheer uit te voeren over (vluchtige) digitale informatie.
  • Gevolgen van het verlies van informatie door conversieslagen bij systeemvervanging.

Uitgelicht