2.1 Archiefwet en regelgeving

2.1.1  Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995

De Archiefwet schrijft voor hoe de gemeente Putten moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen. Een aantal onderdelen van de Archiefwet is uitgewerkt in het Archiefbesluit. Het Archiefbesluit is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet.

 

Wijziging Archiefwet 1995

Het ministerie van O.C. en W. presenteerde in het voorjaar van 2011 een voorstel tot wijziging van de Archiefwet 1995. De verwachting is dat deze wijziging nog in 2011 door de Tweede Kamer wordt aangenomen.  De belangrijkste wijziging is, dat de controle op de zorgplicht van de gemeenten wordt uitgebreid met  taken die nu zijn ondergebracht bij de provinciale archief-inspectie en dat laatstgenoemde zich vooral zal richten op het uitvoeren van de overgedragen taken en op taakverwaarlozing inzake archief- en informatiebeheer.  De provincies houden dan dus toezicht op afstand (zie bijlage 4). De gemeente wordt daardoor met extra inzet en extra kosten geconfronteerd. De gemeente dient op het gebied van archief- en informatiebeheer kwaliteitsprocessen met interne en externe audits vast te stellen en uit te voeren. De uitkomsten c.q. resultaten dienen gemeld worden aan de provinciale archiefinspectie. Aanleiding voor de wijziging in de Archiefwet was het rapport over de herziening van het interbestuurlijk toezicht door de commissie Oosting. 12

 

2.1.2  Archiefregeling

De Regelingen op basis van de artikelen 11, 12, 13 uit het Archiefbesluit zijn in 2010 op actualiteitswaarde herzien. Hiervoor werden rijkscommissies ingesteld. Naar aanleiding van evaluatieadviezen heeft de minister de drie archiefwettelijke uitvoeringsregelingen samengevoegd en herzien tot één archiefregeling. Na bestudering van de nieuwe regeling blijkt onze organisatie al te voldoen aan het eerst en derde gedeelte. Ten aanzien van het tweede gedeelte ‘de geordende en toegankelijke staat’ is er nog veel onduidelijkheid in den lande. Er is daarom nog niet te bepalen of onze organisatie aan de eisen voldoet.
Het Landelijk Overleg van Provinciale Archiefinspectie (LOPAI) heeft, ter verduidelijking van een aantal aspecten, vragen gesteld aan de minister. Deze vragen worden in een nader overleg tussen LOPAI en het Nationaal Archief (NA) behandeld. Na uitkomst van het overleg zal het tweede gedeelte ‘de geordende en toegankelijke staat’, beter kunnen worden beoordeeld. Dan wordt duidelijk of er nog actie moet worden ondernomen om te voldoen aan veranderde eisen (zie actie 9).

 

2.1.3  Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer Archiefverordening gemeente Putten

Op grond van de artikelen 30, eerste lid en 32, tweede lid van de Archiefwet 1995 heeft de gemeenteraad een Archiefverordening vastgesteld. Hierin is geregeld dat het college inhoud moet geven aan de zorg voor de archieven van de gemeentelijke organen en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De verordening is (in gewijzigde vorm) opnieuw door de gemeenteraad op 20 december 2010 vastgesteld, omdat de ministeriële regelingen conform artikel 11, 12 en 13 van het Archiefbesluit 1995 zijn vervangen door één Archiefregeling. Als de wijziging van de Archiefwet (zie hoofdstuk 2.1.1) plaatsvindt, kan dat gevolgen hebben voor de Archiefverordening. Dit kan inhouden dat de Archiefverordening opnieuw wordt aangepast en in gewijzigde vorm weer door de gemeenteraad moet worden vastgesteld.

 

Besluit informatiebeheer

Op grond van artikel 7 van de Archiefverordening 2010 is het Besluit Informatiebeheer opnieuw door het college vastgesteld. Het besluit betreft de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen, voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Met het Besluit Informatiebeheer beoogt het college de ambtelijke verantwoordelijkheid voor het beheer van documenten en het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van documenten te regelen. Er wordt geen onderscheid gemaakt in digitale  of papieren documenten. Het begrip documenten is gerelateerd aan het archiefrechtelijk begrip archiefbescheiden.

Het besluit bevat bepalingen betreffende de verantwoordelijkheid voor het beheer, de archiefvorming en -ordening inzake het beheer van documenten met inbegrip van elektronische berichtenverkeer.

 

2.1.4  Overige wet- en regelgeving

Niet alleen de eerder genoemde wetgeving is van toepassing op het archief- en informatiebeheer. Hieronder worden de belangrijkste wettelijke regelingen opgesomd:

  • Wet openbaarheid van bestuur.
    Tot het moment van overdracht van archiefbescheiden naar een archiefbewaarplaats is deze wet van toepassing op de openbaarheid van archiefbescheiden.
  • Wet bescherming persoonsgegevens.
    Deze wet regelt de bescherming van persoonsgegevens.
  • Algemene wet bestuursrecht.
    Deze wet regelt o.m. de verhouding tussen bestuursorganen van belanghebbenden en kan van belang zijn bij besluiten tot vaststelling van een selectielijst. Deze wet kent ook bepalingen inzake het elektronische berichtenverkeer (e-mail en fax).
  • Wetboek van Strafrecht.
    Dit wetboek heeft een aantal bepalingen, waarin vervalsing, verduistering en opzettelijk vernietigen van archiefbescheiden door ambtenaren strafbaar is gesteld.
  • Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering.
    Dit wetboek handelt over de bewijsfunctie van authentieke archiefstukken in de artikelen 156 tot en met 161.
  • Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer.
  • Wet Elektronische Handtekening.
  • Wet Gemeenschappelijke Basisadministratie Persoonsgegevens.
  • Auteursrecht.
    Bij plaatsing van gegevens op de website zoals foto’s moet rekening worden gehouden met de auteursrechten die 70 jaar na datum komen te vervallen.
  • Burgerlijk Wetboek.
    In dit wetboek zijn zaken geregeld t.a.v. de elektronische handtekening.
  • Besluit elektronische handtekeningen.
  • Regeling elektronische handtekeningen.
  • Arbeidsomstandighedenwet 1999.
  • Comptabiliteitswet 2001.
  • Beleidsregel vervanging blijvende bewaring archiefbescheiden Gelderland.
  • Wet structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen.
    Voor de uitwisseling van informatie is een handboek beveiligingsprocedure opgesteld. In het handboek zijn niet alleen procedures voor de uitwisseling opgenomen, maar ook voor de eigen bedrijfsvoering waarin de vertrouwelijkheid, de integriteit en de beschikbaarheid van gegevens is beschreven.
  • Wet eenmalige gegevensuitvraag werk en inkomen.
    De uitvoering wordt o.a. gerealiseerd met het digitaal klantdossier. Hierin worden alle werk- en inkomensgegevens van klanten van verschillende overheidsinstanties bewaard.
  • Wet dwangsom.
  • Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO).
  • Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG).
  • Landelijk register Kinderopvang.

 

12 Commissie Oosting: Commissie Doorlichting Interbestuurlijke Toezichtarrangementen.

Uitgelicht