2.2 Zorg

Zorg, beheer en verantwoordelijkheid archiefbeheer

De archiefwet handelt over werkzaamheden ten aanzien van zorg, beheer en verantwoordelijkheid van papieren en digitale documenten.

 

2.2.1  Zorg

De zorg voor de archiefbescheiden 13 is ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 opgedragen aan burgemeester en wethouders. Deze zorg is uitgewerkt in de Archiefverordening.

Het college dient te zorgen voor:

- een goedgekeurde archiefbewaarplaats en voldoende en doelmatige archiefruimte;

- het aanwijzen van een beheerder/beheerders;

- het aanstellen van voldoende en deskundig personeel;

- vervaardiging en bewaring archiefbescheiden dat behoud voldoende is gewaarborgd;

- voldoende middelen op de gemeentebegroting;

- het vaststellen van regels voor beheer voor niet overgebrachte archiefbescheiden;

- verantwoording aan de gemeenteraad.

De zorgplicht t.a.v. digitale archiefbescheiden gaat steeds nadrukkelijker een rol spelen. Er komen daardoor steeds extra taken bij. Medewerkers dienen hiervoor middels extra scholing toegerust te worden.

 

2.2.2  Beheer

Om archieven in ‘goede en geordende staat’ te hebben, is in het Besluit Informatiebeheer opgenomen aan welke voorwaarden (zowel fysiek als digitale) documenten moeten voldoen om in ‘goede en geordende staat’ te worden beheerd. In het besluit heeft het college de afdeling Interne Zaken aangewezen en belast met het geheel van de informatievoorziening, alsmede met het beheer van de documenten van de beheereenheid. Afdeling Interne Zaken is verantwoordelijk voor het relateren van informatie aan de verschillende werkprocessen. De archivaris beheert de overgebrachte archiefbescheiden. Overgebrachte archiefbescheiden hebben hun actualiteitswaarde min of meer verloren, hun historisch belang is echter groter geworden. De archieven moeten daarom overgebracht worden naar het gemeentearchief. De ‘goede en geordende staat’ houdt ook in dat fysieke en digitale documenten niet alleen worden bewaard maar, indien deze op basis van de selectielijst 14 voor vernietiging in aanmerking komen, ook daadwerkelijk  vernietigd moeten worden (zie 2.5.4. Vernietiging).

 

2.2.3  Regie en toezicht

De gemeente Putten heeft conform artikel 32 van de Archiefwet 1995 een archivaris aangesteld. Deze persoon is volgens de gemeentelijke Archiefverordening belast met het beheer van de archiefbewaarplaats. Interne Zaken zorgt dat aan het begin van het werkproces de structuur wordt aangeven om te waarborgen dat aan het eind van elk proces de informatie op een effectieve en efficiënte manier wordt opgeslagen (de regiefunctie). De archivaris adviseert het college zonodig omtrent te nemen maatregelen.

 

In de Archiefverordening is in hoofdstuk 3 het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geregeld. Daarbij let de archivaris op de toegankelijkheid van archieven, de materiële verzorging, de veilige berging, de tijdige selectie en overbrenging van de archieven naar de archiefbewaarplaats. Er wordt gewerkt vanuit de visie dat een goed archief- en informatiebeheer bij de bron begint. Om dit te realiseren is de toezichtfunctie geïntegreerd in de kwaliteitsprocessen voor het archief- en informatiebeheer.

 

 

13 Bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten (Art. 1c, Archiefwet 1995).

14 Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996, vastgesteld d.d. 21 november 2005` en ‘lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven’

Uitgelicht