2.3 Kwaliteitsproces

Kwaliteitsproces archief- en informatiebeheer

Een vastgesteld document moet authentiek, betrouwbaar (de juiste versie) en niet te veranderen zijn. Om dit te realiseren heeft Interne Zaken een ‘Kwaliteitshandboek Werkwijzer Interne Zaken’ opgesteld. In dit handboek staat de werkwijze waarmee de kwaliteit van het informatie- en archiefbeheer wordt geborgd.

 

Op het kwaliteitsproces is de kwaliteitscirkel van Deming toegepast. De cirkel beschrijft vier activiteiten die op alle verbeteringen in organisaties van toepassing zijn. Door het uitvoeren van de Deming Cirkel wordt ervoor gezorgd dat het kwaliteitsniveau continu verbeterd wordt.

De activiteiten zijn:

  • PLAN : Kijk naar de huidige werkzaamheden en ontwerp een plan voor de verbetering van deze werkzaamheden. Stel voor deze verbetering doelstellingen vast.
  • DO: Voer de geplande verbetering uit in een gecontroleerde proefopstelling.
  • CHECK :  Meet het resultaat van de verbetering en vergelijk deze met de oorspronkelijke situatie en toets deze aan de vastgestelde doelstellingen.
  • ACT : Stel bij aan de hand van de gevonden resultaten bij CHECK.

 

Deming Cirkel  

Deming Cirkel

Niveaus van controle

De zorgdrager geeft met het kwaliteitsproces uitvoering aan zijn zorgplicht taak. Het kwaliteitsproces bestaat uit vier lagen. Het doel daarvan is om regie te kunnen voeren op verschillende niveaus.

We onderscheiden vier taakniveaus:

  • uitvoerende niveau; 
  • procesverantwoordelijke; 
  • niveau archivaris;
  • niveau provinciale archiefinspectie. 

 

Er zijn zowel interne, als externe controlemechanismen benoemd. Er dient er geaudit te worden (zie actie 3). Op de eerste drie niveaus zal afwijking van de normen leiden tot bijstelling van de taken. Dit kan leiden tot beleidsaanpassingen die voorgelegd zullen worden aan de zorgdrager. Uitkomsten van beleidswijzigingen zullen, na advies van de archivaris, door de zorgdrager gemeld worden aan de provinciale archiefinspectie.

De volgende tabel laat zien hoe invulling is gegeven aan de verschillende niveaus van controle.

Schema niveaus kwaliteitscontrole

Niveau 

Wie

 Wat

 Hoe

uitvoerende niveau 

informatie- en archiefmedewerker (DIV-medewerker, registrator) 

- Voldoen de registraties aan de gestelde eisen.

- zijn de juiste metadata toegekend.

- Zijn de scans goed.

- Is de zaak compleet

- Zijn de zaken afgerond.

- Volgens vaste richtlijnen toetsen van de werkzaamheden.

- Controle bij het afdoen en archiveren van de documenten op vastgestelde de eisen.

proces-verantwoordelijke 

beleids-medewerker IZ 

- Voldoen de procedures.

- Worden de procedures door iedereen juist toegepast.

- Blijft de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer overeind bij wijzigingen.

- Door het uitvoeren van een risicoanalyse.

- 2 keer per jaar wordt een steekproef genomen.

- Er wordt gewerkt volgens de OTAP methode. Dit houdt in dat er in een Ontwikkelomgeving is waarin wordt gewijzigd, daarna wordt dit doorgevoerd in de Testomgeving, na Acceptatie worden de veranderingen door gevoerd in de  Productieomgeving.

niveau archivaris 

archivaris/beleids-medewerker IZ 

 - voldoet de gemeente aan de wet en regelgeving.

- Het jaarlijks uitvoeren van een audit.

- Het uitvoeren van een risicoanalyse.

niveau provinciale archiefinspectie 

 provinciale archiefinspecteur 

- Heeft de gemeente een procedure dat de gemeente kan blijven voldoen aan de wet en regelgeving.

 

 

Risicoanalyse

Een onderdeel van het kwaliteitsproces is de risicoanalyse die uitgevoerd wordt op het archief- en informatiebeheer. De risico’s worden gekwantificeerd door het bepalen van de kans dat een dreiging zich voordoet en de gevolgen daarvan: Risico= Kans X Gevolg.

 

Het inventariseren van de risico’s wordt gedaan op basis van vragen zoals:

- Hebben er in het verleden voorvallen plaatsgevonden?

- Wat kan er fout gaan?

- Hoe beperkt men een risico?

- Hoe zorgt men dat de maatregelen blijven werken?

 

De risicoanalyse is een instrument waarmee goed inzicht wordt verkregen in de mate waarin het archief- en informatiebeheer voldoet.  De werkwijze van het archief- en informatiebeheer sluit aan bij het financieel beheer. In het accountantsverslag van Ernst en Young over het financieel beheer t.a.v. de jaarrekening 2010 wordt over de noodzaak van een risicoanalyse melding gemaakt.

Jaarlijks zal door Interne Zaken een risicoanalyse worden uitgevoerd. Aan de hand hiervan wordt actie ondernomen.

De risicoanalyse bevat de volgende hoofdonderwerpen:

- organisatie en processen;

- beveiliging;

- koppelingen;

- archiefbeheer;

- middelen en personeel.

 

 

Uitgelicht