2.5 Archiefstructuur

Om voor de gehele organisatie de informatie goed te ordenen is de archiefstructuur bepalend voor de toegankelijkheid van die informatie. De structuur dient als raamwerk voor de ordening en opberging van de documenten. Om de toegankelijkheid van de fysieke informatiebestanden optimaal te laten zijn, dient er een heldere en eenduidige structuur te zijn waar snel en doeltreffend mee kan worden gewerkt. De archiefstructuur is van groot belang voor de indeling c.q. rubricering van digitale documenten zodat zaken in de juiste context teruggevonden kunnen worden en managementrapportages kunnen worden gegenereerd. In de structuur is daarom de landelijk toegepaste Basisarchiefcode  2011 opgenomen. Deze “code” heeft een indeling over: de organisatie, het personeel en de mogelijke taken van een overheid.

 

Opbouw basisarchiefcode 2011

 

Opbouw BAC

 

2.5.1  Opbouw

Voor de opbouw van het fysieke en deels het digitale Puttense archief wordt gebruikgemaakt van de beginselen in de Handleiding Opbouw Bestuursarchief (ODRP 1995). Dit houdt in dat bij de opberging onderscheid wordt gemaakt tussen de Voorselectie Onbelangrijke Stukken (VOS), op termijn te vernietigen dossiers en te bewaren dossiers.

De zgn. VOS-documenten hebben een kortstondige informatiewaarde. Daarom worden deze documenten ongeperforeerd op code in dozen geplaatst. Documenten die een langere termijn bewaard moeten worden, worden in zuurvrije dossieromslagen geplaatst en volgens de BAC opgeborgen.

 

2.5.2  Bijzondere archivering

Binnen de kaders van de basisarchiefcode en de Handleiding Opbouw Bestuursarchief, vindt soms overleg met de vakafdelingen plaats als er specifieke wensen voor opberging bestaan. Afspraken daarover zijn en worden vastgelegd in de Kwaliteitshandboek Werkwijzer  Interne Zaken (170052).

Zo zijn voor onderstaande onderwerpen aparte afspraken gemaakt voor:

  • vertrouwelijke en geheime stukken;
  • bodemonderzoeken;
  • ingetrokken bouwvergunningen;
  • uitleningen.

 

Vanaf 1990 zijn alle dossiers en ook alle verleende bouw- en milieuvergunningen geregistreerd in Verseon. De opbouw van digitale dossiers werd daarmee in gang gezet. Vanaf 1 oktober 2010 (de invoering van de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO)), is volledige digitale dossiervorming van de vergunningen in Verseon een feit. Papieren archivering van de vergunningen vindt niet meer plaats. Dit geldt (nog) niet voor andere dossiervorming.

 

2.5.3  Uitlenen van dossiers

Om het uitlenen van papieren dossiers onder controle te houden worden papieren dossiers via een registratie in het DMS/RMS uitgeleend. Omdat de dossiers op naam worden geregistreerd, is traceerbaar wie de dossiers heeft. Eens in de maand wordt een overzicht vervaardigd van dossiers die langer dan zes weken zijn uitgeleend.

Dit overzicht wordt naar medewerkers verstuurd die deze dossiers nog in hun bezit hebben met het verzoek om de dossiers te retourneren of, zonodig, over te laten boeken of de uitleentermijn te verlengen.

 

Wanneer voor een bepaalde procedure de hulp van een extern bureau wordt ingeschakeld kan het nodig zijn dat voor de uitvoering van deze taken papieren dossiers nodig zijn. Er is besloten dat hiervoor een machtiging van het college moet worden gevraagd (Besluit Informatiebeheer nr. 218108).

Het college heeft voor twee externe bureaus een doorlopende machtiging verleend. Wanneer dossiers uit het gemeentehuis worden geplaatst, wordt er een lijst opgemaakt van de desbetreffende dossiers die door de medewerkers en de ontvanger moeten worden ondertekend. Bij terugkomst wordt dezelfde procedure gevolgd. In het DMS/RMS wordt van deze handelingen aantekening gemaakt. De archivaris monitort de uitleningen. Ook de uitleningen aan externe bureaus.

 

2.5.4  Vernietiging

De Archiefwet schrijft voor dat documenten die voor vernietiging in aanmerking komen ook daadwerkelijk vernietigd moeten worden. Het archief wordt daardoor beheersbaar en beter toegankelijk. Vernietiging van archiefbescheiden en dossiers vindt zowel fysiek als digitaal plaats.  De vernietiging vindt plaats volgens de geldende selectielijsten. De gemeente gebruikt de volgende selectielijsten:

  • “Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven”, vastgesteld op 7 november 1983.
  • “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”, vastgesteld op 21 november 2005.’

 

Bij het vernietigen van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met beide regelingen. De werkwijze is opgenomen in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken (170052). De gemeente vernietigt eens in de 5 jaar vanwege clustering van de werkzaamheden. Voordat daadwerkelijke vernietiging plaatsvindt, wordt eerst een vernietigingslijst opgesteld met archiefbescheiden die vernietigd kunnen worden. De vernietigingslijst wordt na overleg met betrokken afdelingen en na goedkeuring van de archivaris vastgesteld door het college. Daarna wordt een zgn. ‘Verklaring van vernietiging’ opgemaakt. Nadat de procedure 'Vernietiging fysiek' is doorlopen, wordt via een script tot vernietiging van de digitale dossiers overgegaan.

 

 

Uitgelicht