2.6 Archievenoverzicht

De gemeente Putten heeft verschillende (soorten) archieven in verschillende soorten ruimten, die hieronder worden beschreven. De gemeente Putten heeft naast deze lopende archieven ook een historisch gemeentearchief. Het gemeentearchief bevat historische archieven van de gemeente en historische archieven van Puttense organisaties en families (zie 2.7.2 Gemeentearchief archievenoverzicht).

 

2.6.1  Dynamische en semi-statische archieven

Het grootste gedeelte van het dynamisch archief is centraal opgeborgen bij de afdeling Interne Zaken. Kleine archiefgedeelten worden onder toezicht van de archivaris decentraal opgeborgen.

Hierover, en over de wijze van opberging en aanlevering van stukken, zijn afspraken gemaakt die vastliggen in het Kwaliteitshandboek Werkwijzer Interne Zaken (170052) en de Jaarplanning Interne Zaken (211792).

 

2.6.2  Centraal Archief  (Interne Zaken)

Het centrale dynamische archief (archiefblok 1990-2005 (deels) en 2006-2020) bevindt zich in paternosterkasten op de afdeling Interne Zaken.

Het te bewaren archief wordt gecontroleerd en zoveel mogelijk gereedgemaakt om t.z.t. te worden overgedragen aan het statisch archief als het is afgesloten. Doordat bij de archivering al een splitsing is gemaakt in 'te bewaren' en 'te vernietigen' stukken, bespaart dat tijd bij de overdracht.

Een deel van het centraal dynamisch archief bevindt zich in de archiefbewaarplaats, nl. de verzamelingen bouw- en sloopvergunningen, milieuvergunningen, rioleringsvergunningen en bodemonderzoeken. Deze zijn rechtstreeks op perceel toegankelijk.

 

2.6.3  Decentrale archieven

Naast de archiefbewaarplaats en de paternosterkasten bij Interne Zaken worden er ook archiefbescheiden opgeslagen bij andere afdelingen. Over het beheer en de overdracht aan het centrale archief zijn afspraken gemaakt en vastgelegd in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken.

 

  • Afdeling Bestuur, Personeel, Organisatie en Burgerzaken. De personeelsdossiers van medewerkers die in actieve dienst zijn van de gemeente Putten, bevinden zich in ladekasten. De kasten staan in een speciale archiefruimte op de afdeling BPOB. Over het beheer en de uitlening zijn afspraken gemaakt. Het archiveren gebeurt door medewerkers van Interne Zaken. De sleutel van de kasten, waarin de dossiers staan, zijn alleen in het bezit van de archivaris en, onder diens toezicht, de medewerker Personeelszaken. Met het cluster Burgerij zijn afspraken gemaakt over de wijze waarop en de termijnen dat stukken m.b.t. bevolkingsadministratie, burgerlijke stand, paspoorten, rijbewijzen enz. op de afdeling bewaard mogen blijven voordat deze worden aangereikt ter archivering. Met het cluster Voorlichting zijn afspraken gemaakt over het digitaal opbergen van de gemeentelijke informatiepagina’s in de plaatselijke pers. Met het cluster Bezwaar en beroep zijn afspraken gemaakt over het  digitaal archiveren van de processtukken van de commissie voor de Bezwaarschriften. Met het secretariaat zijn er afspraken gemaakt over de archivering van kabinetszaken.

 

  • Afdeling Bouwen, Ruimtelijke Ordening en Milieu. Er  zijn afspraken vastgelegd over de criteria wat wel of niet wordt opgeborgen in de perceelsdossiers. Ook zijn er afspraken gemaakt over de archivering en werkwijze van de WABO-documenten.

 

  • Samenleving. Met deze afdeling zijn afspraken gemaakt over de wijze van opbergen van stukken in de paternosterkasten. Ook over de jaarlijkse afvoer en opslag van cliëntendossiers (bijv. Abw en/of Wwb, leerlingenvervoer en Wvg) liggen afspraken vast.

 

  • Website van de gemeente Putten. De Website is opgenomen in het archievenoverzicht omdat de website en de website-informatie onder de Archiefwet vallen. Aan de geplaatste informatie kunnen rechten worden ontleend. Informatie kan goed beheerd worden door informatie rechtstreeks vanuit Verseon, of vanuit een backoffice-applicatie via Verseon, op de website te plaatsen. Documenten voor het bestuurs- en raadinformatiesysteem worden rechtstreeks vanuit Verseon op de website geplaatst. Documenten die worden geplaatst vanuit Verseon worden gelogd. De logging houdt in dat datum en tijd van plaatsing van het document wordt vastgelegd. Door het vastleggen van welke versie van een document gedurende een bepaalde tijd op de website heeft gestaan kan er reconstructie van de plaatsing op de website plaatsvinden. Er zijn afspraken gemaakt dat bij de ontwikkeling van een "dik" midoffice alle relevante informatie zal worden opgeslagen in de midoffice-applicatie Verseon (advies digitale dienstverlening 140118). Met deze afspraken wordt o.a. beoogd dat voorkomen wordt dat de informatie van de website verloren gaat. Het archiveren van websites is nog volop in ontwikkeling. De ontwikkelingen worden op de voet gevolgd om risico’s van informatiegaten te voorkomen.
  • Voor het archiveren van websites zijn verschillende methodes mogelijk. Elke methode heeft zijn voor- en tegenargumenten. De meeste methoden zijn te arbeidsintensief en duur. Om de website te archiveren heeft de gemeente Putten gekozen voor de minst slechte oplossing. Van de bestaande website wordt elk maand een volledige kopie gemaakt van de database en de opbouw van de website en veilig beheerd in de archiefbewaarplaats. Van alle oude websites zijn cd’s gemaakt die worden beheerd in de archiefbewaarplaats. Ook zijn er cd’s met de database, de programmatuur en de opbouw van de website. De afspraak om elk maand een kopie van de website te maken is vastgelegd in de jaarplanner van de afdeling en het Kwaliteitshandboek Interne Zaken.

 

2.6.4  Semi-statisch archief

In de archiefbewaarplaats bevindt zich een aantal semi-statische archieven. Semi-statische archieven worden minder vaak geraadpleegd dan dynamische archieven. Om de dienst-verlening zo optimaal te houden zijn de dossiers ondergebracht in de archiefbewaarplaats. Deze ruimte is namelijk vlak bij de afdeling Interne Zaken. Het lichten van deze dossiers wordt hierdoor versneld.

Voor de opbouw en ordening van deze archieven wordt ook gebruik gemaakt van de Basis Archiefcode (BAC).

 

De opslag van digitale dossiers vindt plaats in Verseon. De dossiers die toebehoren aan de archiefblokken 1990-2005, 2006-2020 en alle perceelsdossiers met bouwvergunningen en hinder- c.q. milieuvergunningen vanaf ± 1945 zijn ingevoerd en van een dossierkenmerk voorzien. Alle geregistreerde ingekomen fysieke documenten zijn na 2004 gescand en digitaal beschikbaar. Opgeborgen documenten, zowel opzichzelfstaande als de tot 'een zaak aan elkaar gekoppelde', worden elektronisch in het dossier geplaatst op het moment dat ook fysieke opberging plaatsvindt.

 

Uitgelicht