2.7 Gemeentearchief Putten

2.7.1  Archiefbewaarplaats

De archiefbewaarplaats is in de periode 2003 geheel vernieuwd en in 2011 aangepast aan de nieuwste regels. Gedeputeerde Staten van Gelderland heeft zijn goedkeuring aan de verbouwing van de archiefbewaarplaats verleend.

In de archiefbewaarplaats wordt het Puttense culturele erfgoed bewaard. Dit bevat niet alleen gemeentelijke collecties maar ook bijzondere collecties en collecties van particulieren. De overgebrachte archieven in de archiefbewaarplaats zijn in principe openbaar, tenzij daarop beperkende bepalingen (bijv. om bescherming van  privacy) zijn gemaakt.

In het kader van beveiliging en veiligheid hebben alleen de archivaris, en onder zijn toezicht de medewerkers van archief- en informatiebeheer en medewerker(s) van gebouwenbeheer, toegang tot de archiefbewaarplaats.

 

De archivaris controleert op vaste tijden of de archiefbewaarplaats aan de gestelde eisen voldoet. Door een klimaatbeheersysteem wordt de ruimte gecontroleerd op het klimaat. Daarbij wordt de temperatuur en luchtvochtigheid constant gemeten en geregistreerd. Het systeem geeft een signaal als de waarden niet juist zijn. De archivaris controleert beide waarden minimaal eens per maand op basis van een uitdraai uit het systeem. Hij zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk schommeling in de temperatuur en luchtvochtigheid is.  De ruimte wordt gecontroleerd op netheid en wordt schoongemaakt om o.a. stof te verwijderen. De archivaris controleert daarnaast ook op netheid en zilvervisjes en/of papiervisjes.

 

In de archiefbewaarplaats staan ook archieven die nog ontsloten moeten worden. Hiervoor is niet voldoende menskracht en tijd aanwezig.

De provinciale archiefinspectie heeft echter in het inspectierapport 2010 aangegeven dat in ieder geval het archiefblok 1940-1975 eind 2012 klaar moet zijn. We zoeken naar mogelijk-heden om deze archieven ook te ontsluiten.( zie actie 10).

 

2.7.2  Gemeentearchief archievenoverzicht, statisch archief

De gemeente Putten heeft naast de lopende archieven (2.6.) ook een historisch gemeente-archief. Het gemeentearchief bevat historische archieven van de gemeente en van Puttense organisaties en families.

De gemeente Putten deelt zijn archiefbescheiden in in archiefblokken die steeds een periode van 15 jaar beslaan. Om te voldoen aan de Wet openbaarheid van bestuur moeten de archiefbescheiden, binnen 20 jaar nadat een archiefblok is afgesloten, toegankelijk zijn gemaakt en zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (Er wordt hierbij een uitloop van 10 jaar toegestaan.) Vanaf het moment van overbrenging vallen de archiefbescheiden onder het directe beheer van de archivaris. De archiefbescheiden zijn vanaf dat moment  openbaar tenzij er om reden van bijvoorbeeld privacy van af wordt geweken. Die beperking van openbaarheid wordt vooraf vastgesteld.

 

Depotlijst

Om de archiefbewaarplaats goed in te delen en inzicht te hebben in de nog aanwezige vrije ruimte, wordt er een 'depotlijst archiefbewaarplaats Putten' (41613) gehanteerd. Deze lijst biedt een overzicht van zowel het aantal meters dat in gebruik is (onderverdeeld in dynamisch-, semi-statisch- en statisch archief), als het aantal meters dat is gereserveerd. Zo is te zien welke ruimte nog benut kan worden. De verwachting is dat er voor de komende jaren voldoende ruimte beschikbaar is om het archiefmateriaal te plaatsen. De archivaris past deze lijst jaarlijks aan.

 

Archief gemeentebestuur 1795-1940

De inventarisatie en beschrijving is afgerond. De gegevens zijn toegankelijk voor de gebruiker en worden binnenkort op de website geplaatst.

 

Archief gemeentebestuur 1940-1975

In het verleden is er een achterstand in het overbrengen van archiefbescheiden ontstaan. In de laatste jaren is er al veel van de achterstand weggewerkt en een aantal van de afgesloten archiefblokken overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er is echter nog steeds een achterstand: de periode 1940 tot 1975 is nog niet toegankelijk en moet nog worden overgedragen. Het gedeelte van de Tweede Wereldoorlog is, omdat er erg veel vraag naar was, al wel zoveel mogelijk toegankelijk gemaakt. Uittreksel van de inventaris over de jaren 1940-1945 is beschikbaar op de website (actie 12).

 

Archief gemeentebestuur 1975-1990

Dit gedeelte is bewerkt en is als codearchief officieel overgedragen aan het statisch archief. De gegevens zijn toegankelijk voor de gebruiker en zijn op de website te raadplegen.

Particuliere archieven De onderstaande particuliere archieven zijn toegankelijk. Nog niet alle overzichten staan op de website. Deze werkzaamheden zullen in de loop van 2011 worden gerealiseerd.

• Collectie Wouters

• Collectie Huisman

• Collectie Keemink

• Collectie Schilders

• Collectie “Hoynck van Papendrecht”.

• Collectie van de gymnastiekvereniging “Hercules”

• Collectie kranten: Puttensche Courant, Puttensche Advertentiebode/Nieuwsblad, Puttens Weekblad en De Puttenaer

• Collectie staatsbladen en provinciale bladen.

 

Andere verzamelingen

Het gemeentearchief beschikt over verschillende collecties: 1. boekencollectie; 2. voorlichtingspagina’s van de gemeente Putten; 3. krantenknipsels in het kader van cultureel erfgoed van Putten; 4. boeken met prentbriefkaarten en foto’s; 5. losse foto’s in enveloppen geordend op classificatiecode; 6. luchtfoto’s

Geleende archieven Het gemeentearchief heeft tijdelijk de beschikking over de momberschapsverborgingen. De leden van de genealogische vereniging PHG proberen met deze gegevens een groot gedeelte van het zgn. ‘gat van Putten’ te overbruggen. Het gat van Putte is ontstaan door een brand. Daarbij zijn gegevens over een periode van 50 jaar verloren gegaan. Het betreft hier de periode 1650-1700.

 

Overzicht cartografisch materiaal

Originele tekeningen, die niet in de dossiers worden opgeborgen, worden liggend opgeborgen in speciale tekeningenkasten in de archiefbewaarplaats. Grote luchtfoto’s worden op dezelfde manier opgeslagen.

 

Overzicht audiovisuele archiefbescheiden

De afdeling Interne Zaken is in het bezit van beeldmateriaal op tapes van verschillende systemen zoals: VHS, Betamax, VCR, KCR, Ampax en U-matic. Ook is de gemeente in het bezit van een aantal geluidsbanden met gesproken tekst. In de archiefbewaarplaats is een aparte verzameling van cd-roms en DVD’s. Het overzicht van deze gegevens is opgenomen in het DMS. De gemeente is niet in het bezit van alle afspeelapparatuur. Om deze archiefbescheiden raadpleegbaar te maken zullen ze overgezet moeten worden naar een drager die wel geraadpleegd kan worden. Daarbij moet dan ook meteen onderzocht worden hoelang deze gegevens op de dragers raadpleegbaar (moeten) blijven. De gemeente Putten onderzoekt of zij de verslaglegging van gemeenteraad- en andere vergaderingen op andere wijze kan laten plaatsvinden. In overleg met Interne Zaken worden daarover afspraken gemaakt.

 

2.7.3.  Acquisitie en verwerving van archieven

Het gemeentearchief behoort een evenwichtige opbouw van de geschiedenis van de gemeente Putten te bevatten en heeft de taak om de geschiedenis van de gemeente Putten zo volledig mogelijk in beeld te brengen. Daarom kan het nodig zijn om particuliere of bedrijfsarchieven op te nemen in de archiefbewaarplaats.

Voor het aanvaarden van particuliere archieven heeft de wet geen expliciete regelgeving vastgesteld. Wel wordt in de Archiefwet 1995 aangegeven wat wel of niet opgenomen moet worden in een archiefbewaarplaats. Om ad hoc-beoordelingen te voorkomen en een goede afweging te kunnen maken over wat wel en wat niet opgenomen dient te worden in de archiefbewaarplaats is een acquisitieprofiel vastgesteld.  Aangeboden verzamelingen moeten worden getoetst op de meerwaarde voor het bestaande archief.

Uit het Gelders Archief zijn de notariële archieven, de Doop-, Trouw en Begraafboeken en de huwelijksbijlagen verworven. In het Gelders Archief zijn nog meer archieven die betrekking hebben op de gemeente Putten. Getracht zal worden deze archieven in de archiefbewaarplaats van de gemeente Putten te krijgen. In het acquisitieplan is deze mogelijkheid meegenomen. Medewerkers van het gemeentearchief zijn met het bestuur van Schovenhorst in overleg om het verzoek van de heer W. Oudemans het archief van Schovenhorst in het gemeentearchief van Putten onder te brengen, Uit het acquisitieprofiel blijkt dat dit archief goed past in de historie van de gemeente Putten. Veel Puttenaren vonden werk in het bosbouwproject. Het archief dient eerst nog wel te worden geïnventariseerd en gecontroleerd worden op schimmels, restauraties en zuurgehalte. We zullen verheugd zijn als het archief daadwerkelijk in het gemeentearchief te raadplegen is.

 

2.7.4  Bezoekers gemeentearchief

Bezoekersruimte

Om documenten beschikbaar te stellen aan bezoekers is naast de archiefbewaarplaats een bezoekersruimte. Deze ruimte is klein en heeft een laag plafond. De ruimte is zo optimaal mogelijk ingericht om de bezoekers toch netjes te kunnen ontvangen. De bezoekers kunnen gebruik maken van twee computers. In de kasten is naslagwerk, dat door de bezoekers ter plekke geraadpleegd kan worden. Er zijn spelregels voor het gebruik van de ruimte en de documenten. De archivaris controleert of de bezoekers zich aan deze regels houden. Naast de archiefbewaarplaats is een ruimte gecreëerd voor de onderzoekers van de genealogiegroep van het Puttens Historisch Genootschap (PHG). Het PHG biedt ons ook veel hulp bij andere archiefgerelateerde werkzaamheden. De gemeente probeert de voorzieningen t.b.v. deze PHG-groep zo optimaal houden.

 

Website gemeentearchief

In 2010 is er een nieuwe website voor de gemeente Putten geïntroduceerd. Daarbij is een apart gedeelte voor het gemeentearchief gecreëerd. De website van het gemeentearchief is overzichtelijker dan voorheen. Bezoekers kunnen gemakkelijker digitale indexen, overzichten en beeldmateriaal vinden. Hierdoor kan het gemeentearchief op afstand en buiten de openingsuren voor een gedeelte geraadpleegd worden. Er is nog veel archiefmateriaal waarvan het zeer wenselijk, of zelfs noodzakelijk is, dat via de website toegankelijk te stellen. Veel van dat materiaal is nu alleen in papieren vorm beschikbaar. Het digitaliseren van archiefmateriaal is echter arbeidsintensief. Nut en noodzaak worden dus goed overwogen. Om het beheer van op de website geplaatste en te plaatsen bescheiden zo goed mogelijk te waarborgen worden documenten zoveel mogelijk geplaatst vanuit de midoffice applicatie. Dit geldt vooral voor documenten uit de bedrijfsvoering.

 

Als extra element op de website van het gemeentearchief is een zogenaamde beeldbank beschikbaar. Daar kunnen foto's en prentbriefkaarten uit het gemeentearchief geraadpleegd worden. Er zijn nu al zo'n 600 afbeeldingen. Het Puttens Historisch Genootschap levert ook interessant materiaal aan. Dat wordt in overleg met medewerkers van Interne Zaken op de website geplaatst. In 2011 bijvoorbeeld, zijn er pasfoto’s geplaatst uit de periode 1940-1945. In april 1941 werden alle Nederlanders van 14 jaar en ouder verplicht tot het bezit van een persoonsbewijs. De foto’s die daarvoor gebruikt zijn, zijn door het Putten Historisch Genootschap al zoveel mogelijk ontsloten en in samen-werking met de gemeente op de website gezet. Het is de bedoeling dat bezoekers van de website nog ontbrekende gegevens aanvullen, zodat compleet en toegankelijk beeldmateriaal ontstaat.

 

 

2.7.5  Educatie vanuit het gemeentearchief

Naast archiefwerkzaamheden worden er van het gemeentearchief ook educatieve activiteiten verwacht. Voor de lagere scholen is er, in samenwerking met de museumboerderij ‘de Mariahoeve’, een lesprogramma ontwikkeld om de leerlingen kennis te laten maken met de historie van Putten rond 1900. Een bezoek aan het gemeentearchief is onderdeel van het lesprogramma. Er komen verschillende onderwerpen aan de orde:

- hoe kom je aan je naam;

- genealogie;

- voorwerpen van vroeger ;

- het Puttens dialect.

De eerste bezoeken zijn in 2009 begonnen. Het programma wordt onder de aandacht van de scholen gebracht door Cultuur.uit, door het gemeentearchief en door het PHG. Tot nu toe is het programma elk jaar door een school gevolgd. In de komende tijd zal door de archivaris onderzocht worden of er nog andere thema’s zijn voor een educatief programma voor de scholen.

 

Uitgelicht