3.1 Archief- en informatiebeheer

Archief- en informatiebeheer, iOverheid , een voorwaarde voor E-Overheid

Een toekomstvaste en betrouwbare (elektronische) dienstverlening is niet te realiseren zonder dat de inrichting en het beheer van de (digitale) informatievoorziening adequaat is georganiseerd. In het rapport iOverheid (Rapport van de WRR) wordt zelfs gesteld dat investeren in het toegankelijk hebben en houden van informatie een voorwaarde is voor het  slagen van ICT-projecten.

De basis voor de (elektronische) dienstverlening is een uniforme (digitale) infrastructuur voor het beheren van informatie. Gemeente Putten heeft die structuur vastgelegd in het DSP en, meer in het bijzonder, in de kennis- en handelingenbank. De kennis- en handelingenbank, (de digitale vorm van het DSP) is in Verseon geïntegreerd en wordt daar ook onderhouden. Verseon is volledig ingericht op basis van de kennis- en handelingenbank en wordt op orde gehouden o.a. op basis van de zaaktypecatalogus van KING. Het Puttense DSP-model is opgebouwd volgens de principes van archiefvorming zoals die zijn vereist in wet- en regelgeving en in onze organisatie worden toegepast.

 

Voor een effectieve en efficiënte bedrijfsvoering is het van belang dat gestuurd kan worden op de juiste informatie. De administratieve neerslag van iedere behandelstap van het proces moet worden vastgelegd. Dit betekent dat de metagegevens 15 van niet alleen de documenten maar ook van de processtappen moeten worden vastgelegd zoals: wie is verantwoordelijk, welke behandeltermijn. Digitale bestanden zijn gemakkelijk wijzigbaar. Daarom is versiebeheer belangrijk. Daardoor wordt automatisch vastgelegd wie mutaties heeft doorgevoerd.

Door veranderende omstandigheden, o.a. maatschappelijke druk, is er binnen organisaties een toenemende wens om prestaties meetbaar te maken. Doordat er een vaste structuur binnen de documentgegevens in het DSP is, kan managementinformatie gegenereerd worden om aspecten van de bedrijfsvoering te monitoren. De vrijblijvendheid neemt af, ontwikkelingen moeten, indien mogelijk, ondersteund worden door cijfers. Dit vereist kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening die informatie kan genereren over bijvoorbeeld het aantal zaken in behandeling of over de behandeltijd. Het produceren van managementinformatie levert inzicht en sturingsgegevens op voor de bedrijfsvoering.

 

15 Metagegevens:

 Metagegevens zijn gegevens over gegevens, dat wil zeggen gegevens die andere gegevens beschrijven. Metagegevens geven de inhoud van een document weer, maar kunnen ook de verbanden tussen documenten beschrijven. Het is belangrijk de metagegevens eenduidig te benoemen om de toegankelijk te waarborgen.

 

Uitgelicht