3.2 Zaakgericht werken

3.2.1.  Zaakgewijze ordening

De gemeente werkt en ordent zaaksgewijs. Een van de veel gebruikte omschrijvingen van een zaak is de omschrijving zoals die door Referentiemodel  Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ) is geformuleerd. “Een samenhangende hoeveelheid werk met een wel gedefinieerde aanleiding en een wel gedefinieerde eindresultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden” 16  . Een zaak, vanuit dit oogpunt, wordt in Verseon geregistreerd als één of meerdere producten met bijbehorende documenten. Als gevolg van de aparte status van het besluitvormingproduct kan één ‘archiefwet-zaak’ meerdere producten opleveren nl. het bestuurlijk behandelvoorstel en de zaak zelf. De start van een zaak wordt geïnitieerd door het vastleggen van een product (zaak). Tijdens de behandeling van een zaak kunnen documenten en bestuurlijke behandelvoorstellen worden toegevoegd. Wanneer een zaak is afgehandeld stopt het proces. Schematisch kan een zaak in Verseon als volgt worden voorgesteld.

 

Zaak

 

 

Op grond van het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Putten zijn er procedures opgesteld, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijn bewaakt worden. De volgende gegevens dienen te worden vastgelegd:

- wanneer is een document ontvangen of opgemaakt;

- wie is de afzender of vervaardiger;

- op welke taak heeft het document betrekking;

- wat is de status en het ontwikkelingsstadium van het document.

Doordat de ingekomen post, intern opgemaakte documenten en uitgaande post geregistreerd worden, kan het traject in de organisatie gevolgd en bewaakt worden en kan vooraf en tijdens het proces sturing aan de behandeling worden gegeven.

 

Registratie van een zaak

Een zaak begint bij de registratie van een document. De metadata worden gekoppeld aan het document en het proces wordt gestart. In het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken (170052) zijn afspraken vastgelegd over welke documenten de registrator registreert. Het is van belang dat aan het begin van een zaak de juiste metadata goed worden toegekend. Hierdoor kunnen de vervolgdocumenten eenvoudig worden gekoppeld en de termijnen worden bewaakt. Hetzelfde geldt voor faxen en e-mails. Niet registrabele documenten worden rechtstreeks naar de desbetreffende afdelingen verzonden. Naast het registreren van de ingekomen post, wordt de post ook door de registrator gescand,  zodat bij de registratie de documenten meteen digitaal raadpleegbaar zijn. Hierdoor kunnen de medewerkers de ingekomen post direct raadplegen en in behandeling nemen. Doordat registratiegegevens zijn ingevoerd, kan men de afdoening bewaken.

De zaaksgewijze manier van werken maakt het mogelijk dat uitgaande documenten worden vastgelegd door de medewerkers van de vakafdelingen. Na registratie draagt men zelf zorg voor ondertekening, datering en verzending, ook van eventuele afschriften. Over besluiten, in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, vertrouwelijke en geheime stukken, geldt dat deze niet elektronisch verzonden mogen worden op grond van veiligheid en authenticiteit. Afspraken omtrent e-mails zijn vastgelegd in de nota Elektronisch Berichtenverkeer (137382).

 

3.2.2. Digitaal werken en archiveren

Door het zaaksgewijs werken is de stap gezet naar digitaal werken. De digitale documenten of records moeten, zolang ze bewaard moeten worden, toegankelijk en raadpleegbaar zijn. (dit geldt overigens ook voor papieren info). Dit kan wel honderd jaar of eeuwig zijn en dit stelt niet alleen onze organisatie voor een behoorlijke uitdaging om dit te realiseren. Honderd procent zekerheid over het kunnen waarborgen van digitale informatie kan niemand geven. Desondanks is digitale dienstverlening een must.

De informatietechnologie en de maatschappij houden over het algemeen weinig, of geen, rekening met het feit dat aan het bewaren en behouden van informatie hoge eisen worden gesteld. Vanuit dat oogpunt wordt door de meeste archiefdiensten liever een afwachtende houding aangenomen. Deze houding is echter, ook volgens de Rijksarchiefinspectie, niet verantwoord. Het is nog niet altijd mogelijk om volledig digitaal te werken, maar er zijn initiatieven en gewijzigde inzichten die het mogelijk maken om een deel van de gemeentelijke taken wel volledig digitaal aan te bieden. Gemeente Putten heeft daarvoor reeds een substitutiemachtiging verleend gekregen.

 

De gemeente Putten heeft ervoor gekozen om de digitale dienstverlening stapsgewijs uit te breiden. Informatisering (DIV) en archief regelen de waarborgen voor het archief- en informatiebeheer in het begin al zo goed mogelijk, zodat men in de toekomst niet voor verrassingen (en hoge kosten) komt te staan. Door de komst van DigiD is het mogelijk om veel gemeentelijke producten digitaal aan te bieden, met voldoende authenticatie- waarborgen, via de gemeentelijke website. Het eerste product, uittreksel gemeentelijke basisadministratie, wordt inmiddels op deze wijze aangeboden. Daarnaast is het mogelijk om een WABO-vergunning via het digitale rijksoverheidskanaal aan te vragen (inmiddels wordt zo’n 80% van de WABO-vergunning al digitaal aangevraagd).

 

Volledig digitaal werken en substitutiemachtiging

De gemeente Putten heeft de eerste stappen gezet naar volledig digitaal werken. De gemeente heeft al een machtiging van Gedeputeerde Staten ontvangen voor vervanging van te bewaren documenten (substitutiemachtiging), hierdoor wordt digitaal werken mogelijk. Een opvallend voordeel is dat het DMS/RMS (Verseon) al na een kleine  aanpassing voldeed aan alle eisen. Bij de WABO-vergunning is het digitale document leidend, de papieren documenten worden dus gezien als kopieën of afschriften. Op basis van het digitale document worden beslissingen genomen. Een papieren aanvraag wordt daarom bij binnenkomst digitaal gemaakt (gescand) en wordt daarmee het authentieke document.

Voor het WABO-proces is het digitale document leidend, bij andere processen is dit nog niet het geval. Bij de processen waarbij het digitale document nog niet leidend is, geldt dat papier leidend is. Digitale documenten moeten bij die werkprocessen worden uitgeprint en in papieren dossiers worden opgeslagen.

Het digitale document is in het WABO-proces leidend, toch worden de handtekeningen die nodig zijn voor de vergunningverlening nog met de pen op papier gezet. Daardoor moeten de ondertekende documenten opnieuw gescand worden. Er wordt gewerkt aan het invoeren van een gewaarmerkte elektronische handtekening om dit arbeidsintensieve twee stromenbeleid te veranderen. Door het invoeren van de gewaarmerkte elektronische handtekening zal het proces vereenvoudigd en verkort worden (zie actie 5).

 

Stap voor stap zal gewerkt worden naar een digitale omgeving.  De Gemeente Putten heeft al een grote stap gemaakt, nu de te bewaren papieren documenten vervangen mogen worden door digitale reproducties. Om volledig digitaal zaaksgewijs te kunnen werken moet er meer geregistreerd worden. Nu kan er nog gewerkt worden met memoblaadjes, mails etc. wanneer men extra informatie wil toevoegen aan een bepaalde zaak. We streven ernaar om over te gaan naar digitaal werken omdat dat de bedrijfsvoering en de dienstverlening kan verbeteren. Elke toevoeging van informatie moet dan geregistreerd en gekoppeld worden aan de desbetreffende zaak. Het toevoegen van mails, notities e.d. zal veelal automatisch plaatsvinden (zie actie 6).

 

 

16 RGBZ-zaken september 2010 van KING

Uitgelicht