3.3 Kennis- en handelingenbank

Het hart van het Puttense model van het DSP is de kennis- en handelingenbank. Hierin worden op een eenduidige en gestructureerde manier metagegevens van onze organisatie vastgelegd met o.a. als doel de archiefbescheiden in goede, toegankelijke en geordende staat te brengen en te bewaren. De kennis- en handelingenbank is een gestructureerde verzameling van procedures, werkprocessen, verantwoordelijkheden en handelingen. Om een gedetailleerd overzicht te krijgen van de handelingen van onze organisatie is het trefwoord als uitgangspunt gekozen voor ontsluiting. Het trefwoord is in onze organisatie een synoniem voor een zaak en een proces. Via het trefwoord worden relaties gelegd met andere metagegevens. Het is noodzakelijk dat hierop controle plaatsvindt, om te voorkomen dat iemand onderwerpen anders benoemt dan is afgesproken en daardoor op termijn documenten terugvindbaar blijven. Trefwoorden zijn en worden in overleg met de afdelingen vastgesteld en per afdeling bijeen gebracht op de zgn. afdelingskaart met kennis- en handelingenbank metagegevens.

De dossiervormers hebben een adviserende, een regie en een controlerende functie wat betreft dossiervorming en dus ook voor het opnemen van trefwoorden in de handelingenbank. Tevens zijn de dossiervormers de vraagbaak ten aanzien van de trefwoorden. Door hun controlefunctie kan de kennis- en handelingenbank actueel worden gehouden. De beschrijving van de gebruikte controles zijn opgenomen in het Kwaliteitshandboek WerkWijzer Interne Zaken.

De controles zijn met name gericht op het begin en het eind van het proces. Bij de controles aan het begin van het proces staat "een goed begin is het halve werk" centraal. De controles aan het eind van het proces zijn er op gericht om te controleren of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens gemaakte afspraken. Door deze controles wordt de kwaliteit van het archief verhoogd. Deze waarborgen zijn nodig om het informatie- en archiefbeheer betrouwbaar te maken en te houden. De kennis- en handelingenbank is niet alleen maar een opsomming van alle trefwoorden. De kennis- en handelingenbank is geïntegreerd in Verseon en wordt gebruikt om relaties te leggen naar andere systemen en andere gegevens (zoals begroting, archief etc.).Deze metagegevens hebben betrekking op een drietal deelgebieden nl.:de begroting, archivistische- en afdelingsgegevens. De kennis- en handelingenbank is het fundament onder het informatiebeheer.

 

De kennis- en handelingenbank maakt het beheer van digitale documenten en digitale documentstromen mogelijk. Door digitale documenten met de informatie over deze documenten (meta-informatie) op te slaan en te beheren in een centraal document management systeem kunnen documenten tijdig en in de juiste context beschikbaar worden gesteld aan diegenen die deze informatie nodig hebben. Binnen de eigen organisatie kunnen medewerkers snel over de benodigde informatie beschikken zonder hier lang naar te hoeven zoeken; bovendien kan informatie digitaal verstuurd worden en via Internet toegankelijk worden gemaakt.
Adequaat digitaal documentenbeheer levert een belangrijke bijdrage aan de doelmatigheid van de organisatie en aan het verhogen van de klantgerichtheid.

 

3.3.1  Het Model Nederlandse Gemeenten

Verseon beschikt over een generiek gemeentelijk model ‘Het Model Nederlandse Gemeenten.’ Deze basis standaardinrichting voor de geautomatiseerde informatie-voorziening, houdt rekening met alle wettelijke bepalingen, zoals de Archiefwet, NEN 15984 en NEN 2028. Het model sluit aan bij landelijke ontwikkelingen zoals RGBZ, het Internet Publicatie Model van ICTU. Het Model Nederlandse Gemeenten houdt rekening met de samenhang tussen producten en processen van de gemeentelijke organisatie. De gemeente Putten gebruikt de standaardinrichting reeds voor een gedeelte. Zo wordt het Model gebruikt voor alle ambtelijke en bestuurlijke vergaderingen en is de opbouw en registratie van verschillende soorten archiefdossiers vanuit de standaardinrichting gerealiseerd. Ook is het Model, gebruikmakend van de standaardinrichting, al specifiek gemaakt voor diverse werkprocessen zoals:

- bestuurlijke besluitvorming;

- moties en amendementen;

- in- en uitgaande post;

- interne processen (zaken);

- archiefvorming;

- facturen;

- meldingen openbare ruimte;

- verordeningen;

- omgevingsvergunningen;

- contractbeheer.

Verseon beheert al deze informatie en geeft deze door aan verticale (vak)applicaties, office systemen, content management systemen etc. Hiervoor heeft Verseon koppelingen met BRS, Squit, Decade en Green Valley.

De navolgende afbeelding “opzet DSP Putten” geeft weer dat de kennis- en handelingenbank een centrale rol heeft. Via het OLO/website worden documenten voorzien van de juiste metadata door middel van trefwoord in de kennis- en handelingenbank. Tevens wordt het document opgeslagen in de juiste klasse en eventueel doorgesluisd naar het juiste systeem. De output verloopt dan ook via de kennis- en handelingenbank. 

 

Opzet DSP Putten 

Opzet DSP

 

Relaties en automatische verrijking in Verseon
Door een trefwoord aan het product toe te kennen, wordt een link gelegd naar de kennis- en handelingenbank.
Door de relaties in de kennis- en handelingenbank wordt de zaak automatisch verrijkt met de volgende metadata:
- proces;
- proceseigenaar;
- trefwoord;
- afhandeldatum;
- afdeling;
- bewaartermijn;
- classificatie;
- dossiersoort;
- deelbeheersproduct;
- beheersproduct;
- zaaktype;
- klasse;
- applicaties;
- waardering (bewaren of vernietigen);
- afdelingskaart.

 

Relatie trefwoord en begroting
Er ligt een relatie tussen de begrotingssystematiek en het trefwoord. Daardoor is het mogelijk om ook de relatie met het deelbeheersproduct en het aantal zaken bij een deelbeheersproduct inzichtelijk te krijgen. De kennis- en handelingenbank wordt In samenspraak met de afdeling Financiën onderhouden. Het onderhoud is op genomen in de jaarplanning Interne Zaken.

 

Relatie trefwoord en archivistische gegevens

Met een vastgelegde relatie tussen trefwoorden en dossiers worden archiefgegevens toegekend zoals classificatienummers en de bewaartermijn. De bewaartermijnen zijn ingevuld op basis van de eind 2005 vastgestelde selectielijst die van toepassing is op archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996. Deze lijst is opgesteld door VNG, gemeenten,  gemeentearchivarissen en Lopai en vastgesteld door het College van burgemeesters en wethouders. De informatie is geen statisch geheel. Alle zaken die worden gearchiveerd worden getoetst aan de gegevens. Voldoen de te archiveren documenten niet aan de gegevens uit het DSP dan wordt door de dossiervormers bepaald of het DSP dient te worden aangepast of dat de ter archivering aangeboden stukken moeten worden gewijzigd. De toetsing staat beschreven in het Kwaliteitshandboek/AfdelingsWerkWijzer Interne Zaken.

 

Relatie met nieuwe Zaaktypecatalogus

KING is door de VNG aangewezen om de EGEM zaaktypencatalogus door te ontwikkelen tot een werkbaar product. De catalogus sluit aan op het  zaak- en procesgericht werken en aan het Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (RGBZ). De standaard Zaaktypen catalogus kan worden gebruikt in het midoffice. Gemeenten die zaak- en procesgericht willen werken kunnen de lijst, bestaande uit een paar honderd Zaaktypen, in hun Zaaksysteem en/of in hun DMS implementeren. De gemeente Putten is, op basis van de contacten die gemeente heeft met KING, al bezig met de voorbereiding voor de nieuwe Zaaktypecatalogus  in de kennis en handelingenbank van Verseon (DSP) (zie actie 1)

 

Afdelingskaartgegevens

Met de relatie tussen trefwoorden en afdelings- en medewerkersgegevens is het mogelijk om de gegevens van de gehele organisatie op te delen naar afdeling en afdelingskaarten. Tevens kan ook bepaald worden naar welke afdeling de producten moeten. Elk gemaakt document ‘hangt’ daarmee aan een afdeling en medewerker.

 

AO-omschrijvingen

Om efficiënter en effectiever te kunnen werken en te kunnen verantwoorden, zijn en worden werkprocessen en werkinstructies met synchroon daaraan de daarbij behorende documenten en besluitvorming vastgelegd. Als men de context van een document wil begrijpen, het ontstaan van archiefdocumenten wil bepalen en wil weten in welke systemen de archiefbestanden zitten, dan is het noodzakelijk dat er werkprocessen zijn vastgelegd.

In de ministeriële regeling 'geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden' worden werkprocessen en archiefbescheiden onlosmakelijk met elkaar verbonden.

De gemeente Putten heeft een aantal werkprocessen beschreven. In 2006 zijn door Deloitte ook een tiental processen beschreven en ook deze zijn opgenomen. In het proces-beschrijvingsprogramma Protos zijn alle aanwezige AO-beschrijvingen, proceskaarten en procedures op eenzelfde manier vastgelegd. Er zijn afspraken vastgelegd hoe een proces wordt beschreven in Protos.

 

In Verseon wordt voor het grootste gedeelte gebruikgemaakt van eenvoudige workflow. Het proces bestaat dan uit bijvoorbeeld toewijzen medewerker, behandelen, archiveren.  Daarnaast bevat Verseon ook ingewikkelde workflow processen zoals die van facturen. De facturen worden volgens een vooraf vastgestelde processen gestuurd. In het processen worden de facturen voorzien van boekingsregels, geaccordeerd, gecontroleerd en betaalbaar gesteld.

 

Uitgelicht