4.1 Zorgplicht en duurzaamheid

In de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 ligt de verantwoordelijkheid vast om de goede, geordende en toegankelijke staat van archieven te waarborgen. In Artikel 3 van de Archiefwet wordt die verantwoordelijkheid voor overheidsorganen als volgt omschreven: "de onder hen rustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden". Onder archiefbescheiden wordt verstaan: bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard daaronder te rusten.

Archiefbescheiden bevinden zich niet alleen, zoals de term doet vermoeden, in het archief. Ook documenten, bestanden etc. die in behandeling zijn bij een medewerker zijn archiefbescheiden. In de Archiefregeling is vastgesteld aan welke eisen de materialen moeten voldoen waarop archiefbescheiden dienen te worden opgeslagen. De opslagmedia van de huidige digitale bestanden vallen onder deze Archiefregeling.

Duurzaamheid van archiefbescheiden is meer dan alleen eisen stellen aan materialen. Het is het beschikbaar stellen van voldoende middelen, het voeren van regie, monitoring en actief nemen van maatregelen. Om hieraan te voldoen heeft Interne Zakeneen kwaliteitssysteem ingevoerd dat nog verder verbeterd zal worden. (zie hoofdstuk 2.3 en actiepunt 3). Een onderdeel daarvan is het jaarlijks toetsten van de archiefbescheiden en het bepalen of de formaten die worden gebruikt nog voldoen aan de eisen die dan worden gesteld. Daarnaast heeft duurzaamheid ook te maken met integriteit en informatiebeveiling (zie actiepunt 4).

Uitgelicht