4.2 Het bewaren

Het bewaren van digitale archiefbescheiden

Iedereen is zo langzamerhand wel overtuigd van de voordelen van een digitale overheid, maar de problemen ervan komen soms pas in een laat stadium aan de orde en zijn soms moeilijk te onderkennen of aan te pakken. Een voorbeeld waaruit blijkt dat de digitale duurzaamheid goed geregeld moet worden, wordt aangedragen door hoofdofficier van Justitie in de zaak Tristan van de Vlis 18. Belangrijke documenten konden niet worden geraadpleegd (ondanks de inzet van ICT-specialisten), hierdoor was deze informatie niet meer beschikbaar voor bewijsvoering en heeft Justitie imagoschade opgelopen.

Wij onderkennen het probleem dat, indien documenten niet in het midoffice maar in losse andere structuren worden geplaatst transparantie en blijvende toegankelijkheid niet is te waarborgen. Dit is niet alleen een probleem van gemeente Putten. Het zoeken (googelen) naar de juiste documenten kost veel tijd, is daardoor kostbaar en is vaak bijna onmogelijk.

Zelfs in het geval van Wikileaks bleek dat (ondanks het feit dat digitale documenten makkelijk doorzocht kunnen worden) voor het zoeken naar relevante informatie in de juiste context een heel groot team bij de NOS en bij de ministeries vrijgemaakt moest worden om de gegevens boven water te krijgen. Bovendien moesten de documenten ook nog eens uitgedraaid worden.

De overheid heeft met papieren documenten en registraties enkele eeuwen ervaring opgebouwd. Digitale documenten kent zij echter pas sinds enkele decennia.

Door de specifieke eigenschappen van digitale documenten kan de papieren oplossing niet worden gebruikt, omdat op bepaalde punten digitale informatie wezenlijk anders is dan papieren informatie. Digitale documenten hebben bijvoorbeeld geen vaste vorm en zij worden vaak gemaakt door verschillende personen. Het beheren van digitale documentaire informatie wordt ook wel recordmanagement genoemd.

 

De Rijksoverheid is zich terdege bewust van de moeilijkheid om digitale informatie langdurig te bewaren. In juni 2006 presenteerde het kabinet de nota: 'Informatie op orde, kabinetsvisie op de vindbare en toegankelijke overheidsinformatie'. Eén van de acht actielijnen heeft de doelstelling om een elektronisch-depot (E-depot) te realiseren. Informatie die wordt opgeslagen in dit E-depot zal voldoen aan de regeling duurzaamheid archiefbescheiden. Het LOPAI (Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs) heeft in samenwerking met ‘Het Expertise Centrum’ (HEC) een toetsingskader ontwikkeld verwoord in ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot. Het is nog onduidelijk in welke richting de ontwikkelingen zullen gaan en hoeveel E-depots er uiteindelijk zullen komen. In bijlage 1 zijn onder de acties 2 en 4 plannen beschreven om de beveiliging van informatie en en duurzaam archiefbeheer te verbeteren.

 

De bedoeling is dat de digitale documenten na een periode van 20 jaar worden overgebracht naar een E-depot. Het E-depot is meer dan een systeem. Onder E-depot wordt verstaan:  het geheel van organisatie, beleid, processen en procedures, financieel beheer, personeel, databeheer, databeveiliging en aanwezige hard- en software, dat het duurzaam beheren van te bewaren digitale archiefbescheiden mogelijk maakt 19 . De gemeente Putten heeft haar zaken al op veel onderdelen van het E-depot geregeld. Er is al een kwaliteitsproces, er wordt  beleid gemaakt om duurzaam te archieven mogelijk te maken en digitale archieven worden al gearchiveerd in een systeem dat voor een groot deel al aan de eisen van ED3 voldoet. De gemeente Putten zoekt voor duurzame archivering naar een SMART-oplossing. Het ziet ernaar uit dat de oplossing gevonden kan worden binnen het huidige document/record-management systeem en dat daarmee in de toekomst geen al te grote investeringen nodig zijn.  (zie actie 7) (hoofdstuk 1 archief en E-depot)

 

4.2.1 Sociale media

Tegenwoordig beschikken overheidsmedewerkers dankzij de ICT over een grote variëteit aan nieuwe mogelijkheden om documenten te maken, variërend van tekstbestanden, e-mail-berichten, beeld- en geluidsbestanden tot spreadsheets en databases. Daarbij dreigt het beheer van die documenten steeds verder onttrokken te worden aan het toezicht van de zorgdrager, met de nodige risico’s. Reconstructie van processen wordt daardoor lastig. Denk bijvoorbeeld aan het gemak waarmee e-mails weggegooid worden en ook aan de toezeggingen die worden gedaan via Twitter e.d. Twitters verdwijnen van de server van Twitter. Informatie die geplaatst wordt op de sociale media kunnen volgens de Archiefwet als archiefbescheiden worden aangemerkt. Archiefbescheiden zijn: bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten. Voor een goede archivering van sociale media zal een actie worden opgestart. (zie actie 12)

 

4.2.2 Beeld en geluid

De gemeente is van plan om de uitgebreide verslaglegging van de raad- en commissie-vergaderinge  te vervangen door geluidsopnamen met een beperkte verslaglegging.

 

Eisen die hieraan gesteld zijn:

- De gemeente houdt het eigendomsrecht van de verslaglegging.

- Het audioverslag wordt in totaliteit in als brondocument in DMS opgenomen.

- Het bestandsformaat is voor audioverslaglegging vooralsnog MP3. Mocht overgegaan worden op audio/videoverslaglegging dan is vooralsnog het MP4-formaat van toepassing

- Moties en amendementen ook als brondocument bijvoegen in het DMS.

- Ook het digitale beknopte verslag wordt als brondocument in het DMS opgenomen.

 

De op de website geplaatste verslaglegging wordt als kopie beschouwd. Dit wordt aangeven op de website. Hoe lang het audioverslag op de website toegankelijk is, moet van te voren zijn vastgelegd; daarna dient het verslag dat daar is geplaatst (= kopie) vernietigd te worden.

Eisen die aan het beknopt verslag raads- en commissievergaderingen gesteld zijn:

1. Naam van de organisatie.

2. Naam van de vergadering.

3. Begin en eindtijd van de vergadering.

4. Aanwezige/afwezige leden bij naam (ook als zij bij een agendapunt afwezig zijn):

- voorzitter;

- griffier (verslaglegger);

- raadsleden/commissieleden + fractie;

- wethouders.

5. Agendapunt

- naam van agendapunt;

- korte omschrijving onderwerp;

- korte omschrijving besluitvorming;

- besluit;

- aantal + wie voor of tegen (persoon of fractie).

 

De raadsnotulen moeten ondertekend worden i.v.m. met bewijskracht. Deze verslagen komen in het DMS/RMS. Van daaruit wordt een kopie op de website geplaatst. De Provinciaal Archiefinspecteur wijst er, ten aanzien van duurzaamheid op dat er rekening gehouden moet worden met conversie/migratie. In Verseon en in de gemeentelijke beleidslijn ‘beleidsregel substitutie, migratie en conversie’ wordt aan de opmerkingen van de provinciaal archiefinspecteur voldaan.

 

 

18 Tristan van de Vlis: schietincident Alphen aan de Rijn 

19 ED3 eisen aan een duurzaam digitaal depot

Uitgelicht