4.3 Kwaliteitseisen materialen

In deze paragraaf wordt aandacht besteed aan de kwaliteitseisen die aan materialen worden gesteld omwille van het duurzaam behoud van archiefbescheiden. Onder archiefbescheiden wordt ook hier elke mogelijke vorm van archiefbescheiden bedoeld.

 

In de “oude” Regelingen artikelen 11, 12, 13 van het Archiefbesluit werd aangegeven dat sommige voorschriften aanvankelijk tot verhoging van kosten kunnen leiden om later niet voor al te hoge investeringen te komen te staan. Ook voor de nieuwe Archiefregeling geldt dat men in het begin goede maatregelen moet nemen, zodat in de toekomst de kosten beheersbaar blijven.

 

4.3.1  duurzaamheid archiefbescheiden (Archiefregeling)

Zoals al eerder in Hoofdstuk 2 is vermeld, is het Archiefbesluit de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. Het Archiefbesluit 1995 draagt iedere zorgdrager op zodanige voorzieningen te treffen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden, die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na tenminste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren.

 

De nieuwe Archiefregeling is onderverdeeld in de drie hoofdstukken die met de oude regelingen overeenkomen. Het eerste gedeelte gaat over de duurzaamheid, het tweede gedeelte over de geordende en toegankelijke staat en het derde gedeelte over de archiefruimten en archiefbewaarplaatsen. Onze organisatie dient te voldoen aan de nieuwe Archiefregeling.

 

De regeling stelt ook eisen aan digitale bestandsformaten. Aangezien de bestandformaten niet los gezien kunnen worden met onderwerpen zoals substitutie, migratie en conversie is dit geregeld in de beleidsregel substitutie, migratie en conversie, deze is vastgesteld  door het college van de gemeente Putten kenmerk 189270 (bijlage 3).

 

Aan de materialen die voor het archief gebruikt worden, worden eisen gesteld. De eisen hebben betrekking op duurzaam archiefbeheer. In de archiefregeling worden eisen gesteld waaraan archiefmaterialen moeten voldoen. Om zeker er van te zijn dat de materialen voldoen aan de eisen, wordt er eens in de twee jaar aan de leveranciers gevraagd hun certificaten c.q. verklaringen te geven of zij voldoen aan de eisen. Er wordt gestreefd om aan de NEN-normen en milieu-eisen te voldoen. De algemene leveringsvoorwaarden van de gemeente zijn daarop afgestemd. Deze zijn van toepassing bij nieuw aan te schaffen materialen.
Bijlage 5  geeft een overzicht van de bij de gemeente Putten gebruikte materialen.

Uitgelicht