4.4 Migratie en conversie

Met de toenemende digitale afhandeling van processen worden migratie 20 en conversie 21 niet te onderschatten werkzaamheden. Voor digitale archiefbescheiden zijn extra maatregelen in de wetgeving opgenomen om te voorkomen dat, als gevolg van wijziging van besturings-programmatuur of toepassingsapparatuur, niet langer kan worden voldaan aan de eisen die de wetgever stelt. Iedere zorgdrager heeft daarom de plicht te zorgen dat, indien nodig, migratie of conversie plaatsvindt. Indien conversie of migratie van archiefbescheiden plaatsvindt, dient in een verklaring gespecificeerd te worden aangegeven om welke bescheiden het gaat en hoe getoetst is dat aan de regelgeving van conversie en migratie is voldaan.

De verschillende documentstromen, die fysiek of digitaal kunnen zijn, moeten worden ondergebracht in eenzelfde dossier. Als documenten digitaal binnenkomen terwijl de beslissing wordt genomen op een papieren reproductie is het de vraag welk van de twee documenten leidend is. Per proces zal er gekeken worden welke drager leidend is.

 

Migratie, conversie zijn verschillende zaken die bij het informatie- en archiefbeheer tot gevolg moeten hebben dat, wanneer deze acties worden uitgevoerd, de informatie betrouwbaar, terugvindbaar en onveranderd is. Belangrijk bij deze actie is dat er een goede procedure aanwezig is. Deze moet geaudit worden op het archief- en informatiebeheer. Het digitaal archief- en informatiebeheer houdt ook in dat er regie wordt gevoerd en iedereen (automatisch) de juiste metadata toevoegt aan de archiefbescheiden.

 

Eisen die worden gesteld aan de archiefbescheiden zijn dat deze:

- authenticiteit;

- betrouwbaarheid;

- integriteit;

- bruikbaarheid;

- uitvoerbaarheid;

- visualiseerbaarheid;

- gebruik van standaarden;

- gebruik van vastgestelde metadata;

- duurzaamheid.

 

Het college heeft eisen omtrent migratie en conversie vastgesteld in de beleidsregel substitutie, migratie en conversie kenmerk 189270 (zie bijlage 3).

Wanneer archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische materialen verloren dreigen te gaan of niet meer leesbaar worden, moeten ze worden overgezet op nieuwe dragers.
Voorbeelden zijn: verandering van programmatuur, ontbreken van de benodigde afspeelapparatuur. Onder optische dragers wordt onder andere verstaan: Compact Disk, optical disk, Cd-rom en WORM schijf. Bij elektromagnetische dragers wordt gedacht aan onder andere diskettes, computertapes, videobanden, cassettebanden en harde schijven.

 

20 Migratie is een gebruikelijke manier om digitale veroudering aan te pakken. Bestanden worden overgezet van een oud bestandsformaat naar een nieuw. Bijvoorbeeld van Word 95 naar Word 2002.

21 Conversie is in feite migratie vanuit een leverancierseigen (vaak gesloten) bestandsformaat naar een open standaard. Bijvoorbeeld van Word 2002 naar PDF ov XML.

 

 

Uitgelicht