4.5 Opslag van bestanden

In de Archiefregeling zijn voor digitale bestanden eisen gesteld waaraan opslagformaten moeten voldoen. Naar aanleiding daarvan heeft de gemeente vaste opslagformaten vastgesteld in de beleidsregel substitutie, migratie en conversie. Dit zijn de formaten waarin digitale archiefbescheiden moeten worden aangeleverd op het moment van overbrenging. Voor gearchiveerde tekstbestanden is dit PDF-A. Documenten die zijn opgeslagen in dit formaat zijn niet meer wijzigbaar. De nadruk ligt op behoud van visuele integriteit.

 

Voor koppelingen tussen gegevensbestanden wordt steeds meer uitgegaan van de XML-taal.

XML staat voor eXtensible Mark-up Language, een op tekstkarakters gebaseerde opmaaktaal voor het verrijken van data met informatie over structuur en betekenis. XML is platformonafhankelijk en kan zowel door mens als machine worden gelezen met behulp van een eenvoudige tekstverwerker. Om deze redenen is XML geschikt voor digitale bewaring. Doordat XML niet afhankelijk is van een bepaalde combinatie van hard- en software is het formaat duurzamer dan menig commercieel bestandsformaat. Het aantal conversies zal dus veel geringer zijn, en daarmee de kans dat de authenticiteit van het digitale document nadelig wordt beïnvloed.

 

De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan zeer snel. Veel moet in de komende jaren nog verder ontwikkeld worden aan de hand van nieuwe inzichten en ervaringen in de praktijk. Dit betekent dat er bewaarstrategie ontwikkeld moet worden.

Uitgelicht