4.6 Overzicht

Overzicht van huidige programmatuur en hardware

Om deze problematiek, van de geordende en toegankelijke staat en de digitale duurzaamheid, inzichtelijk te maken is er een overzicht gemaakt van alle aanwezige programmatuur binnen de organisatie. In de jaarplanning van de afdeling Interne Zaken is opgenomen dat twee keer per jaar aan de automatisering het overzicht wordt aangeboden om de stand van zaken te actualiseren. In de Archiefregeling worden items opgesomd die de zorgdrager in het DSP dient op te nemen. De items, die van toepassing zijn, zijn opgenomen in het overzicht van alle programmatuur. Door de hoeveelheid items die worden beschreven in het overzicht van de huidige programmatuur en hardware is dit overzicht opgesplitst in twee delen. Deel één (bijlage 6 ) bevat informatie over welke programma´s er op een afdeling zijn en een omschrijving van het programma met een aantal specifieke onderdelen. Deel twee (bijlage 7) bevat informatie over de programma´s van de afdeling met een aantal andere items.

Niet alleen de technische informatie van de toepassingprogrammatuur dient te worden vastgelegd, ook de documentatie voor de werking van de programmatuur.

In het Documentair Informatiebeleid (10930 en 42004) is vastgelegd dat bij aanschaf van nieuwe software binnen de gemeente Putten DIV betrokken wordt om te voorkomen dat met deze software nieuwe informatiegaten kunnen ontstaan. Uiteindelijk dient de neerslag van het handelen binnen elke programmatuur te worden opgeslagen in Verseon. Pas dan is effectief archief en informatiebeheer mogelijk.

Het overzicht van software en hardware wordt 2 keer per jaar bijgewerkt. Zie Werkwijzer Interne Zaken (170052).

Uitgelicht