Bijlage 3

Proces Registratie van ingekomen post

Bijlage 3

Procesmodel Registratie ingekomen post

Processtructuur

Proces

Beschrijving

Registratie ingekomen post

Een goede documentenregistratie is van groot belang voor de organisatie. Het maakt het mogelijk om op ieder gewenst moment af te kunnen leiden:

  • wanneer het document is ontvangen of opgemaakt;

  • wie de afzender of de vervaardiger is;

  • wanneer en aan wie het document is verzonden.

Dit is niet alleen van belang om de interne bedrijfsprocessen goed te kunnen beheersen, maar ook om in voorkomende gevallen de burger goed te kunnen informeren over de status en verblijfplaats van ingestuurde stukken zoals aanvragen voor vergunningen, ingediende bezwaren, algemene vragen etc. De postregistratie is dus geen doel op zich meer, maar, zoals gezegd, een middel om de processtromen goed te kunnen beheersen. Dit heeft ook andere vereisten voor de medewerkers postregistratie met zich meegebracht. Tegenwoordig vraagt deze functie een zeer goed inzicht in de complete gemeentelijke organisatie en een hoog inhoudelijk kennisniveau. Een effectieve en efficiënte afhandeling van zaken begint namelijk bij een juiste postregistratie.

Postregistratie vindt in het algemeen plaats op basis van de volgende argumenten:

  • Bewijsargument. Dit is het bewijs dat een poststuk is binnengekomen, en onder meer van belang om bezwaar- en beroepstermijnen vast te stellen.

  • Beheersargument. Poststukken waaraan een proces gekoppeld is moeten binnen een bepaalde termijn afgedaan worden.

  • Vindplaatsargument. Poststukken moeten door de hele organisatie heen te volgen en terug te vinden zijn.

  • Overzichtsargument. Door het registreren van documenten kan er een overzicht gemaakt worden van ingekomen poststukken en van de stukken die nog in behandeling zijn.

Naast deze algemeen geldende argumenten, is de belangrijkste reden voor de gemeente Putten om de ingekomen post te registreren het feit dat deze post het startpunt is voor vele processen binnen de gemeente.

Daar waar in dit proces gesproken wordt over post, wordt niet alleen de traditionele briefpost bedoeld, maar bijvoorbeeld ook binnengekomen faxen en e-mails. Op 1 juli 2004 is de Algemene wet bestuursrecht uitgebreid met regels voor het verkeer langs elektronische weg tussen burgers, instanties en bestuursorganen. Op 24 augustus 2004 heeft de gemeente Putten hier verdere invulling aan gegeven, en heeft het college van B. en W. besloten dat e-mails onder voorwaarden kunnen worden behandeld als gewone post (Raadsbesluit d.d. 9 september 2004, IZ/2004/8520). Er is een mogelijkheid dat in de toekomst ook het binnenkomende telefoonverkeer volgens deze procedure wordt afgehandeld.

De postregistratie vindt plaats op de afdeling Interne Zaken.

Het hoofd van deze afdeling fungeert als proceseigenaar en is tevens eindverantwoordelijk voor de activiteiten binnen dit proces.

Als uitvoerenden worden onderscheiden de postregistrator en de archiefvormers.

 


Processchema's

Registratie ingekomen post



Afbeelding 1


Inhoud van Registratie ingekomen post


Naam

Uitvoerende

Beschrijving

Brief (post)



E-mail (e-mail)



Fax (post)



Ontvangen post (basis)

Postregistrator

Alle post wordt in principe ontvangen en geopend door IZ. Indien post rechtstreeks op de afdelingen wordt ontvangen wordt deze zo spoedig mogelijk ter beoordeling naar IZ gestuurd.

Hoe om te gaan met de diverse soorten post (medium, geadresseerde, onderwerp) staat uitvoerig beschreven in de WerkWijzer IZ (170052). Hier staan ook alle uitzonderingen beschreven op de regel dat alle post wordt geopend door IZ.

Beoordelen post (controle)

Postregistrator

Niet alle post hoeft geregistreerd te worden. De criteria voor registratie staan beschreven in de WerkWijzer IZ (170052).

Registreren post (basis)

Postregistrator

Welke post geregistreerd dient te worden en op welke wijze dit dient te gebeuren staat beschreven in de WerkWijzer IZ (170052).

Scannen post (basis)

Postregistrator

Alle ingekomen geregistreerde post (dus ook fax en e-mail) wordt gescand volgens de richtlijnen die zijn opgenomen in dit DSP 2009 (168064) De uitwerking staat beschereven in de WerkWijzer IZ (170052).

Vervaardigen postmappen voor B. en W. (logistiek)

Postregistrator

De post voor B. en W. wordt verdeeld over drie postmappen:

- map ingekomen post
- map tijdschriften
- map nota's voor B. en W.

De post in deze mappen komt weer terug bij IZ voor eventuele verdere behandeling.

Scannen advies B. en W. (basis)

Postregistrator

Het kan voorkomen dat B. en W. reeds een bestuurlijk besluit betreffende de afhandeling hebben genomen. Dit wordt dan bij het poststuk gevoegd, en gaat ter instructie mee naar degene die de zaak verder afhandelt. Dit advies wordt eveneens gescand.

Verzenden ontvangst-bevestiging (logistiek)

Postregistrator

In de behandeling van binnenkomende post waarop een burger of instantie een antwoord mag verwachten van de gemeente wordt door IZ een ontvangstbevestiging gezonden om daarmee aan te geven dat de betreffende zaak in behandeling is genomen. Dit is een verplichting op grond van de Algemene wet bestuursrecht. Hoe deze ontvangstbevestigingen te maken staat beschreven in de WerkWijzer IZ (170052).

(Toestand)



Intern verzenden post (logistiek)

Postregistrator

Ingekomen post wordt, hetzij direct, hetzij na registratie en scannen intern verstuurd naar de geadresseerde. (persoon of afdeling). Afhankelijk van vorm en inhoud kan dit fysiek dan wel digitaal gebeuren. Ook kan er onderscheid gemaakt worden tussen post die met de reguliere postronde verstuurd wordt, en post die persoonlijk gebracht wordt. De regels hieromtrent staan in de WerkWijzer IZ (170052).

Retour ontvangen interne post (logistiek)

Postregistrator

Wanneer een behandelaar klaar is met het behandelen van een poststuk gaat dit weer terug naar IZ. Er dient beoordeeld te worden of de zaak die het betreft geheel afgedaan is, of dat het noodzakelijk voor de behandeling is dat het poststuk naar iemand anders gestuurd wordt (Het is heel gebruikelijk dat in de behandeling van een zaak een poststuk langs diverse afdelingen/behandelaars moet).

Doorsturen interne post (logistiek)

Postregistrator

Als de zaak nog niet is afgedaan, maar de post voor verdere behandeling doorgestuurd dient te worden naar een andere behandelaar, loopt dit via de afdeling IZ. Zij zorgen ervoor dat in Verseon geregistreerd wordt dat het poststuk niet meer bij de oorspronkelijke behandelaar ligt, maar bij een volgende (doorboeken). Op deze manier is altijd duidelijk waar een specifiek poststuk zich binnen de gemeente bevindt.

Archiveren post (basis)

Archiefvormer

Wanneer een zaak is afgedaan wordt de post digitaal afgeboekt naar het archief. Het poststuk gaat naar de archiefvormers, die beoordelen of alles compleet is, en verzorgen een correcte fysieke en digitale archivering.

 


Uitgelicht