Bijlage 4

Archiveringsproces


Bijlage 4

Procesmodel Archiveren

Processchema's

Hoofdproces


Afbeelding 1


Inhoud van Hoofdproces

Naam

Uitvoerende

Beschrijving

Afgedane zaak (post)



Bestuderen zaak (controle)

Archiefmede-werker

Bij het bestuderen van een zaak wordt er een controle uitgevoerd op een aantal items, zoals:

  • Trefwoord
    Het onderwerp van een zaak wordt vergeleken met de gecontroleerde trefwoordenlijst zoals deze is vastgelegd in de kennis- en handelingenbank.
    Komt het trefwoord van de zaak niet overeen met het onderwerp van de zaak dan kan de dossiervormer besluiten dit aan te passen of het trefwoord te laten aanpassen door de behandelaar.

  • Compleetheid
    Bij het afdoen van een zaak wordt gekeken of alle fysieke documenten en alle digitale documenten in het Elektronisch Document Management Systeem (EDMS) één op één lopen. Mocht bij de bestudering door de dossiervormers blijken dat de zaak niet compleet is dan wordt de zaak met vermelding van de onvolkomenheden teruggestuurd naar de behandelaar. (Er wordt bijv. gelet op het feit dat alle documenten in de zaak originelen zijn en zijn ondertekend. Kopieën zijn alleen toegestaan als de originelen kwijt zijn en er een duidelijke vermelding op het document staat dat het een kopie betreft. Deze controle is globaal, volledige controle op compleetheid is te arbeidsintensief.)

  • Verantwoordelijkheid

De verantwoordelijkheid voor het compleet aanleveren van een zaak ligt bij de medewerkers van de afdelingen.

Heropenen zaak (logistiek)

Archiefmede-werker

Indien bij de bestudering zaken niet volledig blijken te zijn dan worden deze teruggestuurd naar de behandelaar.

In het huidige Elektronisch Document Management Systeem (EDMS) wordt de zaak heropend en wordt de activiteit behandelen toegevoegd. Op een memo wordt aan de behandelaar aangegeven waarom de zaak wordt retourneerd. Vervolgens kan de incomplete zaak met de post retour gezonden worden naar de afdeling.

Bepalen informatie-

waarde (basis)

Archiefmede-werker

Nadat het trefwoord is vastgesteld wordt de informatiewaarde van de zaak bepaald. De informatiewaarde, in combinatie met de vastgestelde selectielijst, bepaalt hoe lang de archiefbescheiden worden bewaard.

Alle zaken met een bewaartermijn van 1 jaar komen in de Voorselectie Onbelangrijke Stukken (VOS), alle zaken met een bewaartermijn van 1 jaar of langer komen in een dossier.

Toevoegen VOS (Voorselectie Onbelangrijke Stukken) (controle)

Behandeld ambtenaar

Voorselectie Onbelangrijke Stukken (VOS)

In elke gemeentelijke organisatie worden stukken ontvangen en verzonden die door hun (zeer) beperkte informatiewaarde voor de desbetreffende organisatie als onbelangrijk kunnen worden gekwalificeerd. Bedoelde stukken worden afzonderlijk van de zaaksgewijs geordende dossiers - jaarlijks - per hoofdgroep van de Basisarchiefcode chronologisch, ongehecht in buitenmappen opgeslagen. Bij een verantwoorde selectie zal raadpleging van dit soort stukken veelal achterwege blijven. Vernietiging kan na een jaar verantwoord geschieden.

In de praktijk betekent dit dat onbelangrijke stukken in enig jaar ontvangen pas na twee jaar worden vernietigd. Uiteraard is dit een minimale bewaartermijn. Afwijkingen kunnen in onderling overleg (archiefmedewerker en afdeling) worden bepaald. Door toepassing van de 'voorselectie onbelangrijke stukken' wordt de kwaliteit (lees: informatiewaarde) van de zaaksgewijs geordende dossiers - doordat daarin uitsluitend relevante stukken worden opgenomen - belangrijk verhoogd. Omdat perforeren, ontnieten, hechten en tussenvoegen bij de opberging van deze stukken overbodig is, wordt tevens een niet geringe arbeidsbesparing verkregen.


Ter verduidelijking wordt een aantal categorieën van stukken vermeld - conform het hoofdstuk algemene categorieën van de vigerende vernietigingslijst - die voor de onderhavige verzameling in aanmerking kunnen komen. Hierbij wordt aangetekend dat deze lijst uiteraard niet uitputtend is. Vervolgens worden - ter bepaling van de gedachte - per hoofdgroep van de Basisarchiefcode een aantal met name genoemde stukken vermeld, die voor opname in de VOS in aanmerking komen.

Algemene categorieën

  • Inlichtingen ontvangen of verstrekt door de gemeente betreffende niet van belang zijnde aangelegenheden.

  • (Ongevraagde) aanbiedingen, offertes en sollicitaties, waarvan geen gebruik wordt gemaakt.

  • Voorschriften en richtlijnen die niet voor de gemeente van toepassing zijn.

  • Brochures, rapporten, vergaderstukken, verslagen, knipselkranten, nieuwsbrieven persberichten e.d. van ondergeschikt belang.

  • Stukken die uitsluitend voor kennisgeving worden aangenomen en deel uitmaken van een bestaande zaak dan wel niet geleid hebben tot het ontstaan van een nieuwe zaak.

  • Representatie: felicitaties, geboorte-, trouw- en rouwkaarten, condoleances, uitnodigingen en dankbetuigingen.

  • Algemene bekendmakingen en publicaties met uitzondering van die welke voor bewijs dienen. Door aanvrager(s) ingetrokken verzoeken om vergunning.


Zie voor nog meer informatie de handleiding opbouw bestuursarchief gemeente hoofdstuk Voorselectie Onbelangrijke Stukken.

Bepalen dossier (controle)

Archief-medewerker

Alle zaken met een hoge informatiewaarde komen in een dossier.

Reeds bij de vorming van dossiers wordt zoveel mogelijk onderscheid gemaakt tussen de te bewaren en de te zijner tijd te vernietigen archiefbescheiden. Tevens dient het beheer zich te richten op de gebruikswaarde van de stukken: vaak gebruikte dossiers zullen beter worden ontsloten dan dossiers die blijkens de praktijk niet of nauwelijks worden gebruikt en louter een opslagfunctie hebben.

Van de zaak is het trefwoord bepalend. Samen met de informatiewaarde zorgt dit ervoor dat er een classificatiecode kan worden bepaald en een bewaartermijn. Op basis van deze gegevens wordt een zaak toegevoegd aan een dossier.


Toevoegen bestaand dossier (basis)

Archiefmedewerker

Een zaak kan aan een bestaand dossier worden toegevoegd als aan onderstaande voorwaarden wordt voldaan:

  • Trefwoord van de zaak past bij de omschrijving van het dossier

  • Trefwoord van de zaak past bij het soort dossier bijv verzameldossier, bouwperceeldossier etc.

(Wordt aan één van deze voorwaarden niet voldaan dan wordt er een nieuw dossier aangelegd.)

In de kennis- en handelingenbank, onderdeel van het DSP van de gemeente Putten, is vastgelegd welke onderwerpen (trefwoorden) worden gearchiveerd in welk soort dossier met welk classificatienummer.

Er wordt iedere maandag gecontroleerd of alle zaken zijn gearchiveerd zoals in de kennis- en handelingbank is vastgelegd.


Registreren nieuw dossier (basis)

Archiefmedewerker

Alle zaken met een hoge informatiewaarde komen in een dossier.

Indien een zaak niet past in een van de bestaande dossiers wordt er een nieuw dossier gemaakt. De dossiers worden opgebouwd volgens de handleiding opbouw bestuursarchief gemeente.


De basisarchiefcode is een theoretische uniforme indeling van alle onderwerpen van gemeentebemoeienis op basis van scheiding van begrippen. In de handleiding opbouw bestuursarchief wordt bewust op praktische gronden aangestuurd op ordening naar samenhang van stukken en/of zaken, voor zover deze blijkens de ervaring voorzien in de wensen van de gebruikers. Dit bevordert de efficiency in de archivering. Bovendien sluit dit meer aan bij de organisatorische verhoudingen en werkmethoden in de organisatie. Bovengenoemd uitgangspunt wordt uitgewerkt door de vorming van een aantal collecties, zoals:

  • Verzamelmappen.

  • Voorschriften (richtlijnen daaronder begrepen).

  • Jaarstukken.

  • Normaal jaarlijks onderhoud van alle gemeentelijke onroerende goederen.

  • Rapporten en boekwerken.

  • Vergaderstukken.


Collectievorming is tevens mogelijk voor de belastingen (verordeningen, kohieren en bezwaarschriften), vergunningen, verzekeringen, garanties, belegging van gelden verificatierapporten, statistieken, subsidies en lidmaatschappen.


Raadpleeg voor verdere informatie voor het opbouwen van dossiers de handleiding opbouw bestuursarchief.


In de kennis- en handelingenbank (in Verseon), onderdeel van het DSP van de gemeente Putten, is vastgelegd welke onderwerpen (trefwoorden) worden gearchiveerd in welk soort dossier met welk classificatienummer. Indien de gegevens van het nieuwe dossier niet bekend zijn in de kennis- en handelingenbank moeten ze worden toegevoegd. Iedere maandag wordt gecontroleerd of alle zaken zijn gearchiveerd zoals in de kennis- en handelingbank is vastgelegd.


In het Elektronisch Document Management Systeem (EDMS) worden de volgende metagegevens toegevoegd aan een dossier:

  • Dossierkenmerk (automatische nummering).

  • Archiefvormend orgaan.

  • Datum open.

  • Soort dossier.

Binnen het archief zijn verschillende dossiersoorten te herkennen. Bouwperceeldossier, milieuperceeldossier, wegenobjectdossier, objectdossier, eigenlijk dossier, cliëntendossier en verzameldossier. Bij het bestuderen van een zaak wordt ook de afweging gemaakt in welk soort dossier een zaak zal worden opgeborgen.

  • Periode.

  • Omschrijving.

  • Bewaarplaats.

  • Voor vernietiging vatbaar (zo ja, dan aanvinken en vernietigsjaar invullen)
    Voor archiefbescheiden is er een selectielijst vastgesteld. De selectielijst geeft per gemeentelijke taak aan of archiefbescheiden mogen worden vernietigd of dienen te worden bewaard. Een "vertaling" van de selectielijst op basis van de onderwerpsomschrijvingen en de bijbehorende classificatienummers is opgenomen in de handleiding opbouw bestuursarchief gemeente.
    Aan de basisarchiefcode is toegevoegd een landelijke stukkenlijst, te gebruiken voor de toepassing van de selectielijst. (zie Basis Archiefcode (BAC)).

  • Opmerkingen (eventueel).

  • Classificatienummer.

Toevoegen nieuw dossier (basis)

Archiefmedewerker

Door het registreren van een nieuw dossier wordt voldaan aan de onderstaande voorwaarden en kan de zaak worden toegevoegd aan het dossier.

  • Trefwoord van de zaak past bij de omschrijving van het dossier.

  • Trefwoord van de zaak past bij het soort dossier bijv. verzameldossier, bouwperceeldossier etc.

Afsluiten (Toestand)



Afsluiten dossier (basis)

Archief-medewerker

Er zijn twee redenen om een dossier af te sluiten, nl.:

  • Het dossier is niet meer actueel.

  • Het dossier wordt te omvangrijk.

Bij het beoordelen of een dossier nog actueel is wordt rekening gehouden met de volgende aspecten:

  • Afsluiting van een archiefblok.

  • De vastgestelde bewaartermijn van de zaken in het dossier.

  • Het soort dossier (alleen maar zaken van een bepaalde periode, bijv. 1 jaar).

  • Het intrekken van het besluit.

  • Veel dossiers worden periodiek bezien of de inhoud nog van belang is.

  • Bij het afsluiten van een dossier wordt gecontroleerd of het volledige dossier kan worden afgesloten of dat er eventueel zaken uit het dossier overgezet dienen te worden naar een ander dossier i.v.m. bijvoorbeeld de bewaartermijn of actualiteit.

In het Elektronisch Document Management Systeem (EDMS) worden digitaal een aantal velden ingevuld bij het afsluiten van een dossier nl.,

  • Einde dossierperiode.

  • Controle op de dossieromschrijving.

  • De bewaarplaats wordt 'KLUIS' ingevuld.

  • Bij een te bewaren dossier: blok invullen.

  • Bij een te vernietigen dossier vernietigingsjaar controleren en de doosgegevens invullen.

  • Het dossier sluiten.

  • De classificatiegegevens controleren en bijwerken.

Ook op het fysieke dossier worden een aantal kenmerken toegevoegd wanneer het dossier wordt afgesloten. Als het dossier wordt bewaard, wordt er een stempel met kleur 'ARCHIEF' en de periode van het archiefblok geplaatst. Elk archiefblok heeft zo zijn eigen kleur. Op de te vernietigen dossiers wordt vernietigingsjaar, het nummer van de doos en het nummer van het dossier in de doos geschreven.


De zaken die zijn toegevoegd aan de VOS worden jaarlijks overgebracht naar de juiste vernietigingsperiode.

Vernietigen dossiers (subproces)


Op basis van de "selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen" kan worden bepaald of een dossier moet worden vernietigd.


De voor vernietiging vatbare dossiers worden opgenomen een inventarislijst. Deze dossier worden eenmaal in de vijf jaar vernietigd. De dossiers worden gerangschikt op vernietigingsjaar (Vernietigingsblokken) en daarna op Basis Archiefcode in de archiefbewaarplaats.


Deze inventarislijst vormt de basis van de vernietigingslijst op grond waarvan elke vijf jaar een grootscheepse vernietigingsronde plaatsvindt.

De concept vernietigingslijst wordt aan de afdelingshoofden voorgelegd waarna per afdeling kan worden aangeven of men:

  • bepaalde dossiers alsnog wil laten bewaren;

  • bepaalde dossiers naar een volgend vernietigingsblok wil laten overzetten;

  • bepaalde dossiers nog wil inzien voordat men een oordeel kan vormen.

De, na overleg, tot stand gekomen vernietigingslijst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris.

Bewaren dossier (basis)

Archief-medewerker

Op basis van de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen is bepaald dat een dossier voor blijvende bewaring in aanmerking komt.

Nadat het dossier is afgesloten wordt het geplaatst in het juiste archiefblok. De plaats van de archiefdoos wordt bepaald door het classificatienummer van het dossier. Aan de buitenkant van de archiefdoos wordt kenbaar gemaakt welk(e) dossier(s) er in de doos zitten.

Overdragen archiefblok (subproces)


In dit proces wordt beschreven hoe de overdracht verloopt. Eisen waaraan een archiefblok moet voldoen voor overdracht aan het gemeente archief zijn:

  • Alleen te bewaren archiefbescheiden

  • Voldoet aan de normen goede en toegankelijke staat

  • Goede materiële verzorging

 

Applicaties


Handmatig

Verseon

 

Data behorende bij Hoofdproces

Dossiers


Fysiek Dossier

 



Vernietigen dossiers



Afbeelding 2


Inhoud van Vernietigen dossiers


Naam

Uitvoerende

Beschrijving

Opbouwen vernietigings-blok (basis)


Op basis van de "selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen" kan worden bepaald of een dossier moet worden vernietigd.

De voor vernietiging vatbare dossiers worden opgenomen een inventarislijst. Deze dossier worden een maal in de vijf jaar vernietigd. De dossiers worden gerangschikt op vernietigingsjaar (Vernietigingsblokken) en daarna op Basis Archiefcode in de archiefbewaarplaats.

Controleren vernietigings-lijst afdelingen (controle)


De inventarislijst vormt de basis voor de vernietigingslijst op grond waarvan elke vijf jaar een grootscheepse vernietigingsronde plaatsvindt.

De conceptvernietigingslijst wordt aan de afdelingshoofden voorgelegd, waarna per afdeling kan worden aangeven of men:

- bepaalde dossiers alsnog wil laten bewaren;

- bepaalde dossiers naar een volgend vernietigingsblok wil laten overzetten;

- bepaalde dossiers nog wil inzien voordat men een oordeel kan vormen.

De reden(en) van opschorting worden vastgelegd op de vernietigingslijst.

Controleren vernietigingslijst archivaris (controle)

Archivaris

De, na overleg, tot stand gekomen vernietigingslijst wordt ter goedkeuring voorgelegd aan de gemeentearchivaris.

De archivaris maakt een advies voor B. en W. Het college dient de lijst goed te keuren en de officiële verklaring van vernietiging te ondertekenen.

Besluiten B. en W. (machtigen)

College B. en W.

B. en W. besluiten al dan niet in te stemmen met het voorstel om te vernietigen.

Vernietigen dossiers (logistiek)


Na akkoord verklaring en ondertekening van de verklaring wordt een afspraak gemaakt met een vernietigingsbedrijf. Het bedrijf vernietigt het papier door middel van versnippering of verbranding. Het verwijderen van de dozen met dossiers gebeurt ondertoezicht van de archivaris. Voor de vernietigingswerkzaamheden verstuurt het bedrijf een factuur. De factuur dient als bewijs van vernietiging en wordt toegevoegd aan de verklaring van vernietiging.

 

Applicaties

Handmatig

Verseon

Applicatie-inhoud

Verklaring van vernietiging


Adviesnota


Vernietigingslijst

 Data behorende bij Vernietigen dossiers

Documenten

Papier (intern)

Vernietigingslijst

 

Papier (intern)

Adviesnota

 

Papier (intern)

Verklaring van vernietiging

 

Papier (intern)

Factuur



Overdragen archiefblok



Afbeelding 3


Inhoud van Overdragen archiefblok


Naam

Uitvoerende

Beschrijving

Maken dossier-inventaris (basis)

Archief-medewerker

Voor het overdragen van de archiefbescheiden van informatiebeheer naar het statisch archief is het nodig dat een aantal zaken is geregeld.

1. een verklaring van de dossiervormers dat alle zaken die betrekking hebben op het archiefblok zijn afgedaan en opgeschoond.

2. Een dossierinventarislijst met de vermelding van het classificatienummer, een beschrijving van het dossier, jaartallen, doos- en mapnummer.

3. Materiële verzorging (geen nietjes, zuurvrije omslagen etc.)

Controleren dossierinventaris (controle)


Controleren van de dossierinventarislijst op mogelijke fouten en materiële verzorging.

Verantwoorden dossier-inventaris (basis)


Het optellen van de context van het archiefgedeelte wordt overdragen. De context bestaat uit:

  • geschiedenis gemeentebestuur;

  • geschiedenis van het archief;

  • verantwoording van de inventarislijst.

Het contextverhaal wordt toegevoegd aan de ossierinventaris. Voor de besluitvorming van het college wordt een advies gemaakt. Hierin wordt de officiële overdracht aan het gemeentearchief geregeld. Ook wordt verwoord welke stukken na overbrenging niet openbaar zijn.

Besluiten B. en W. (machtigen)


Besluitvorming door B. en W.

Overbrengen archiefblok (logistiek)


Na vaststelling/akkoordverklaring van het advies kan het deel van het dynamische archief dat staat beschreven op de dossierinventarislijst worden verplaats naar het gemeentearchief. Gegevens zijn openbaar behalve de door B. en W. aangegeven zaken. De archivaris kan besluiten dat van de dossierinventaris een beschrijvende inventaris wordt gemaakt.

 

Applicaties


Handmatig

Verseon

Applicatie-inhoud

Beschrijvend inventaris


Adviesnota


Verantwoordingsdocument


Dossierinventarislijst

 Data behorende bij Overdragen archiefblok

Documenten

Papier (intern)

Dossierinventarislijst

 

Papier (intern)

Verantwoordingsdocument

 

Papier (intern)

Adviesnota

 

Papier (intern)

Beschrijvend inventaris



Pagina 10 van 11


Uitgelicht