1.1. Inleiding

1.  Inleiding

 

De overheid moet haar informatie goed vindbaar en toegankelijk hebben, maar ook betrouwbaar, authentiek en volledig. Daarvoor moet de overheid het beheer van haar papieren- en digitale informatie op orde hebben.  De gemeente Putten legt door middel van dit Documentair Structuurplan (verplichting uit de Archiefwet) een basis voor dit geheel. Het Documentair Structuurplan is een dynamisch geheel en is daarom volgens het planning- en controlschema herzien. Het plan behelst de uit te voeren werkzaamheden m.b.t. archief- en informatiebeheer en geeft een overzicht van de gemeentelijke documentaire informatie en de wijze waarop daarin structuur is, en wordt aangebracht als waarborg voor goed informatie- en archiefbeheer.

De bedrijfsvoering van overheden verloopt steeds meer digitaal, maar de kwaliteit van het digitale informatiebeheer van de overheid laat te wensen over. Zonder een zorgvuldig beheerproces bestaat het risico dat ongemerkt veel informatie verdwijnt. De (naleving van) regels voor de digitale documenthuishouding blijken ontoereikend. Wel is inmiddels duidelijk dat de opslag van digitale informatie een uitermate kwetsbare aangelegenheid is. Op digitale informatie en digitale archieven is, net als op alle andere informatie, de Archiefwet van toepassing.

Gezien het feit dat er steeds meer digitale informatie wordt opgeslagen is het noodzakelijk dat het informatiebeheer daarvan ook goed geregeld is. Naast het “reguliere” archiefbeheer betekent dit ook toezicht en informatiebeheer in de diverse systemen. Hoe in de toekomst het informatie-  en het archiefbeheer dient te worden geregeld zal in hoofdstuk 1 worden geschetst.  In dit plan wordt ook aandacht geschonken aan het auditen van de informatievoorziening en de toezichthoudende functie van de archivaris. Het beheren van informatie behoort tot de taken van de afdeling Interne Zaken.

Een goed beheer van de informatie wordt bereikt door deskundig personeel, heldere spelregels, een goede planning en een goede bewaking van voortgang en kwaliteit. Daarnaast is een goede definitie van begrippen nodig, zodat iedereen dezelfde taal spreekt. De basis om de toegankelijkheid en de raadpleegbaarheid van documenten te waarborgen, ligt in de goede relatie tussen de behandel-processen en de bijbehorende documenten. Een ander aspect hierbij is een goede samenwerking en ondersteuning van het ICT-beheer.

Uitgelicht