1.3 Factoren en ontwikkelingen die invloed hebben op het archief- en informatiebeheer

1.3  Factoren en ontwikkelingen die invloed hebben op het archief- en informatiebeheer

 

Niet alleen de Archiefwet heeft invloed op de wijze waarop met informatievoorziening en informatiebeheer dient te worden omgegaan, ook andere wetten hebben hun invloed daarop. De Wet dwangsom bijvoorbeeld heeft specifieke gevolgen. Deze wet geeft de burger of instantie een effectief middel om (te) trage besluitvorming tegen te gaan door middel van sancties. Wij zullen daarop inspelen door te zorgen dat het informatiebeheer nog beter op orde is. Dit betekent zorgvuldige registratie, goed uitgewerkte processen met vastgestelde afdoeningstermijnen, statusinformatie en goede, betrouwbare dossiervorming.

Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-overheid (NUP).

Burgers en bedrijven vragen van de overheid betere dienstverlening met minder regels en lagere administratieve lasten. Dat betekent een snelle, efficiënte en klantgerichte overheid. Hiervoor zijn goede (elektronische) instrumenten nodig. De overheden hebben gezamenlijk vastgesteld welke negentien bouwstenen essentieel zijn voor het verbeteren van de dienstverlening. De negentien bouwstenen vormen in hun samenhang een basisinfrastructuur, die met het NUP zullen worden gerealiseerd. Zo brengt het NUP focus, samenhang en structuur aan in de verbetering van de e-dienstverlening. Bovendien hebben de overheden afgesproken deze basisinfrastructuur daadwerkelijk te realiseren en gezamenlijk in gebruik te nemen. Onderdelen van de basisinfrastructuur zijn: elektronische toegang tot de overheid, elektronische authenticatie, informatienummers, basisregistraties en elektronische informatie-uitwisseling. In het NUP worden zes voorbeeldprojecten genoemd die laten zien hoe, dankzij de beschikbare infrastructuur, de e-overheidsdienstverlening aan burgers en bedrijven zichtbaar verbetert.

Een dienstbare overheid stelt burgers en bedrijven centraal, werkt op basis van vertrouwen in burgers en bedrijven en verdient hun vertrouwen door haar respectvolle werkwijze en goede dienstverlening. De overheid is een organisatie waarin burgers en bedrijven zich herkennen. Wat betekent dat?

1. De overheid is transparant. Informatie over rechten en plichten is eenduidig, begrijpelijk en goed vindbaar.

2. Eénmalige gegevensverstrekking. Informatie die bij de overheid bekend is, wordt niet meer gevraagd en hoeft niet meer te worden verstrekt.

3. Niemand wordt meer 'van het kastje naar de muur' gestuurd. Informatie wordt overheidsbreed gedeeld en gebruikt.

4. Vermindering van administratieve lasten. Afhandeling van transacties is zo eenvoudig, zo inzichtelijk ('tracking & tracing') en zo goedkoop mogelijk.

5. Alle kanalen open (meervoudig toegankelijk). Burgers, bedrijven en instellingen maken zelf uit langs welk contactkanaal zij de overheid benaderen.

6. De héle overheid stelt gemeenten in staat voor de burgers, de “poort” tot de overheid te zijn.

 

Ontwikkelingen die hierin spelen zijn Basis Administraties Adressen en Gebouwen, WABO, e-dienstverlening, Landelijke Voorzieningen, klantcontactcentrum, midoffice.

 

NUP

 

Afgeleide plaat Informatiearchitectuur op conceptueel niveau met geclusterd de onderdelen uit het NUP

 

Om aan alle wensen van de verschillende overheden, burgers, bedrijven en instanties te kunnen voldoen is er een betrouwbaar en goed informatie- en archiefbeheer noodzakelijk.  Betrouwbaar informatiebeheer dient te voldoen aan de eisen van de Archiefwet. Art. 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen 'de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren'. Een verplichting die vanuit de Archiefwet volgt om de goede, geordende en toegankelijke staat te realiseren is het hebben van een Documentair Structuurplan  (DSP). In de Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden, is dit ook een verplichting. ( een systematisch overzicht van de onder een hoofd van dienst berustende archiefbestanden, de wijze waarop deze bestanden gestructureerd en toegankelijk zijn, de vernietigingstermijnen voor onderscheiden archiefbescheiden, alsmede de interne regels betreffende de aanverwante werkzaamheden.Stcrt 2002, 43)

Gemeente Putten is, op het moment van schrijven, bezig de visie op de dienstverlening uit te werken en een invoeringsplan vast te leggen. Dat plan zal voor 1 januari 2010 klaar zijn. Het streven is om de NUP-projecten eind 2011 te hebben ingevoerd. Een Klant Contact Centrum (KCC) zal daar onderdeel van zijn. De uitvoering en implementatie zal via werkgroepen verlopen.

De disciplines die met dienstverlening te maken hebben worden betrokken bij het maken van het invoeringsplan. Vanuit hun functie t.a.v. interne en externe dienstverlening en de taak om betrouwbare en goede informatie te waarborgen zijn archief- en informatiebeheer dus ook betrokken in het project.

Er moet transparante informatie gegeven kunnen worden voor juridische, administratieve en financiële controles; het cultuurhistorisch erfgoed moet gewaarborgd zijn. Voor het archief- en informatiebeheer heeft een organisatie een Documentair Structuurplan (DSP) nodig om verantwoording te kunnen afleggen over de bedrijfsvoering. Een DSP wordt gezien als een van de belangrijkste voorwaarden voor een effectief  informatiebeheer en bevat de infrastructuur van het documentaire informatiebeheer. De informatiestructuur omvat de gehele organisatie; elke medewerker heeft in elk werkproces te maken met die structuur. Het DSP is een beleids- en beheersinstrument en heeft o.a. kennisdeling en kwaliteitsverbetering tot gevolg. Voor de dienstverlenende overheid is een DSP dan ook een randvoorwaarde.

 

Hoe omgegaan dient te worden met informatie ligt vast in o.a. de Archiefwet 1995 en de daaraan gekoppelde regelgeving. Daarin is vastgelegd op welke wijze informatie- en archiefbeheer dient plaats te vinden omwille van goede bedrijfsvoering en om te waarborgen dat het cultureel erfgoed behouden blijft. Met een vaste structuur onder de informatie en een juiste ordening van gegevens wordt de samenhang van informatie vanuit de verschillende vakgebieden (en vakapplicaties) duidelijk. Informatie dient vindbaar en uitwisselbaar te zijn.

Om dit te realiseren heeft de gemeente Putten gekozen om het volgende plaatje te realiseren. Hiervoor is  midoffice-pakket Verseon aangeschaf.  Het Verseon-pakket is in staat om naast de backoffice-functionaliteit ook als midoffice te fungeren t.b.v. de digitale dienstverlening van de gemeente Putten.

CMS

Voor kleinere gemeenten, zoals de gemeente Putten, is een zogenaamd "dik" midoffice geadviseerd.    Een "dik" midoffice bevat o.a. een gegevensmagazijn, een zakenmagazijn, de procesgang, het DMS en koppelingen naar het frontoffice en de verschillende backoffice applicaties. De gemeente Putten zal de komende jaren bouwen aan een informatievoorziening die zal leiden tot een "dik" midoffice. Met een midoffice applicatie gaan we  belangrijke stappen zetten om de kwaliteit van de administratieve organisatie te verbeteren, zeker op het gebied van het beheren van informatie.

De gemeente Putten wil haar archief- en informatiebeheer zo ‘smart’ mogelijk regelen. Opslag van zoveel mogelijk informatie in het midoffice-systeem (Verseon) leidt tot verbetering van het informatiebeheer en van de dienstverlening zowel in- als extern. We streven ernaar zoveel mogelijk processen in het midoffice te laten verlopen. Indien processen te ingewikkeld zijn en er vakspecifieke software nodig is, wordt de neerslag van het handelen via een koppeling naar het midoffice gesluisd.

Uitgelicht