1.4 Projecten en acties

1.4 Projecten en acties

Om een goed informatiebeheer en archiefbeheer te bereiken worden de volgende projecten c.q. acties uitgevoerd.

 

1.4.1 Project Verseon

Bij de invoering van Verseon is een 3 fasen plan opgesteld:

 

Fase 1 koppeling met Decade (factuuroplossing)

Per 1 januari 2010 is het bedoeling het budgetbeheer in de gehele organisatie volledig digitaal te laten verlopen. Op het moment van schrijven draait een pilot bij de afdelingen Interne Zaken en Financiën.

Fase 2 vervanging van DocMan door de invoering van Verseon (het midoffice-pakket)

Deze fase is afgerond. Deze fase bestond uit conversie van het Document Managersysteem naar Verseon en koppelingen met het scannen en het Basis Registratie Systeem en met het CMS voor het publiceren van gegevens naar het RIS/BIS.

Fase 3 koppeling van Verseon met diverse systemen

Deze fase bestaat uit drie projecten Koppeling GWS4ALL, Koppeling CMS-e-loket (Greenvalley), Koppeling vergunningensysteem (Squit XO).

Fase 3 deelproject koppeling vergunningensysteem (Squit XO)

De koppeling met Squit XO wordt getest. De bedoeling is om beide systemen werkend te hebben voor 2010. De systemen dienen ook nog te worden aangepast aan de WABO (1.4.2).

Fase 3 deelproject koppeling GWS4all

GWS4all is een pakket voor de sociale dienst waarbij de administratie van de uitkeringen wordt geregeld. In het systeem GWS4all zitten veel archiefbescheiden die een lange bewaartermijn hebben. Om toch een goed archief- en informatiebeheer te hebben is het noodzakelijk dat deze systemen aan elkaar gekoppeld worden. Het streven is om in 2010 met dit project te starten. Periode 2010-2011.

Fase 3 deelproject koppeling Green Valley e-loket

De gemeente Putten werkt met de Green Valley software t.b.v. het internet.

Het systeem bevat een internet loket. Door middel van het invullen van e-formulieren kunnen deze in behandeling worden genomen. Aangezien de formulieren of verzoeken verband kunnen houden met de gewone post is het noodzakelijk om deze via Verseon te laten verlopen. De bedoeling van deze koppeling is tweevoudig  enerzijds het koppelen van e-formulieren in Verseon, anderzijds de terugkoppeling van het zakenmagazijn naar de website. Bij het laatste kan de burger de status van zijn zaken opvragen via de website.

Periode 2009 – 2010.

De koppeling met het raad- en bestuursinformatiesysteem is al gerealiseerd in fase 2.

 

1.4.2 Actieplan WABO

In juli 2010 zal de WABO in werking treden (waarschijnlijk). Om een omgevingsvergunning aan te vragen kunnen de burgers ook terecht bij een landelijke voorziening. De gemeente Putten moet de aanvraag hiervan downloaden. Het bevoegd gezag blijft verantwoordelijk voor het archiefbeheer van deze archiefbescheiden.  Invoeren van de WABO heeft naar alle waarschijnlijkheid gevolgen voor de huidige wijze van archiveren ook ten opzichte van de vergunningen. De afdeling IZ zal voor het archiveren richtlijnen moeten maken. De bewaarplicht van deze bescheiden is nog niet vastgesteld. Aangenomen moet worden dat deze bescheiden voor eeuwige bewaring in aanmerking komen. Hierom zal er ook aandacht worden besteed aan de servers en schijven waarop de gegevens bewaard worden. Hoewel enkele zaken in de omgevingsvoorziening archiefwettelijk momenteel nog niet goed zijn geborgd, lijkt wel duidelijk dat het bevoegd gezag voor het gehele traject zorgdrager blijft. Dit betekent dat, vanaf het moment van de aanvraag, het gemeentelijke archiefbeheersysteem in staat moet zijn digitale archiefstukken te ontvangen, registreren, duurzaam te beheren en te archiveren. Het regelen van substitutie, (vervanging) van papier naar digitaal, zal daarbij een belangrijk aspect zijn. Het is een ingewikkeld proces aangezien de taken nog niet zijn uitgekristalliseerd.

Periode 2009 – 2010.

 

1.4.3 Centrale Voorziening Decentrale Regelgeving (CVDR)

De bedoeling van de overheid (‘Overheid geeft antwoord’) is dat alle regelgeving, dus ook de plaatselijke verordeningen via één digitaal overheidsloket te vinden zijn.

De gemeente Putten is daar mee bezig. Naar verwachting zullen eind 2009 de actuele plaatselijke verordeningen op de landelijke voorziening ‘overheid.nl’ raadpleegbaar zijn.

 

1.4.4 Actieplan digitalisering archief

Het toenemende digitale verkeer vereist dat papieren documenten in de nabije toekomst omgezet worden in digitale bestanden. In dit kader heeft de gemeente Putten extra bedragen opgenomen in het MIP waarmee in 2010 een project wordt gestart met het digitaliseren van de bouwvergunningen. In de komende periode wordt onderzocht welke documenten/dossiers nog meer in aanmerking moeten komen voor digitalisering.

De doelstelling is om bouwvergunningen digitaal te kunnen ontvangen en te kunnen raadplegen. Hiervoor zal een projectvoorstel worden geschreven waaraan afdelingen IZ en BRM deelnemen en waarbij ondersteuning van automatisering onontbeerlijk is.

Periode september 2009 – 2013.

 

1.4.5 Doorlopende actie optimalisering Verseon

Om Verseon goed te laten aansluiten bij de gemeente dient het systeem steeds te worden aangepast. De wijzigingen kunnen voortkomen uit een verandering van een organisatie of aanpassingen door nieuwe
wet- en regelgeving. In 2009 heeft er een organisatieverandering plaatsgevonden. Hiervoor dient Verseon ook aangepast te worden. Optimalisering van Verseon is een continu proces. Om de organisatie te laten wennen aan Verseon wordt het systeem stap voor stap verder ingevoerd of verbeterd, op basis van het model Nederlandse Gemeenten. Het is de bedoeling om de gebruikers nog beter te ondersteunen.

We zijn voornemens om in 2010 de interne en uitgaande documenten na verzending te scannen. De kopie geeft extra informatie over hoe een stuk verzonden is en wie ondertekend heeft. Wil men een goed archiefbeheer via een digitale weg mogelijk maken, dan is dit noodzakelijk.
Aan het eind van dit proces kan men bekijken of, en zo ja, welke processen voor substitutie in aanmerking komen. Verdere ontwikkelingen zijn digitale handtekening/parafering, het verder uitwerken van modellen die toegepast kunnen worden, bijvoorbeeld bij bezwaar en beroep en klachten en meldingen.
Periode 2010 – 2011.

 

1.4.6 Actieplan burgerhandvest service normen

Steeds meer gemeenten zullen hun frontoffice-taken laten verlopen via een Klantcontactcentrum. Ook de gemeente Putten is bezig om te onderzoeken of en hoe daaraan vorm moet worden gegeven (doelstelling 2015). Om de medewerkers van de frontoffice goed te kunnen faciliteren is het noodzakelijk dat de medewerker over juiste informatie beschikt. De informatie over één burger dient eenvoudig naar voren gehaald te kunnen worden. De informatie moet daarom uit één systeem worden gehaald (midoffice).

Hierbij dient rekening te worden gehouden met het feit dat de burger geen onderscheid hoeft te maken in de informatiekanalen die hij gebruikt (e-mail, brief, telefonisch, etc.).

Informatie van de burger moet snel gevonden kunnen worden in één systeem. Aangezien Verseon het midoffice systeem is, dient dit verder te worden geoptimaliseerd. Verseon Klant Contact Systeem zou de volgende mogelijkheden kunnen bieden: Integratie producten en dienstencatalogus, e-formulieren, registratie van contactmomenten, koppelen van e-mails, inzicht in het totale klantbeeld, management-informatie. Belangrijk is hierbij ook dat er een soort servicenormen worden opgesteld. In de gemeenteraad is de wens geuit om een burgerhandvest te op te stellen. Afdeling Interne Zaken heeft hierover ook de portefeuillehouder, secretaris en griffier geïnformeerd.

 

1.4.7 Actieplan Toetsing Baseline informatievoorziening

De VNG ontwikkelt een set minimale eisen (Baseline) voor de digitale informatiehuishouding waarmee aan de verantwoordingsverplichting kan worden voldaan. Wanneer deze eisen zijn vastgesteld, zullen we ons informatiebeheer daaraan moeten toetsen en eventueel bijstellen.

Het Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs (LOPAI) ontwikkelt richtlijnen voor het beheer van langdurig te bewaren digitale archieven (Eisen Duurzaam Digitaal Depot). De gemeente Putten zal deze richtlijnen dienen te volgen. Start medio 2010.

 

1.4.8 Actieplan Nieuwe ontwikkelingen

Dit actieplan onderzoekt nieuwe ontwikkelingen die zich op het gebied van de informatievoorziening afspelen. Er komen steeds meer mogelijkheden om te communiceren met burgers. Onderzocht moet worden hoelang deze informatiebestanden bewaard moeten worden en welke eisen we moeten stellen om de bewaring voor langere tijd mogelijk te maken. Hierbij kan men denken aan podcast, twitter, weblog’s etc. Periode 2010-2011.

 

1.4.9 Actieplan controle archiefbeheer

 

Om het informatie- en archiefbeheer goed te waarborgen dient er controle te worden uitgevoerd. Voor het auditen van het informatie- en archiefbeheer dient er een controleplan te worden opgesteld.  De toezichthoudende functie van de archivaris kan dan verbeterd worden. Dit zal in 2010 resulteren in een controleplan. Uiterlijk 2011 zal de eerste controle op basis van dit plan uitgevoerd zijn. De resultaten van de controle zullen jaarlijks middels het jaarverslag van het gemeentearchief aan de gemeenteraad worden aangeboden. Met de uitkomsten van de audits kan men het informatie- en archiefbeheer verbeteren.

 

1.4.10 Actieplan nieuwe huistijl

Op het moment van schrijven wordt in de gemeente Putten een nieuwe huisstijl ontwikkeld. De verandering  van  huisstijl heeft gevolgen voor het informatiebeheer. Er zal tijd moeten worden vrijgemaakt om de huidige  sjablonen in Verseon aan te passen. Ook voor de opmaak van de website zijn wijzigingen te verwachten.

 

1.4.11 Actieplan toetsing digitaal kaartmateriaal

Het inventariseren van digitaal kaartmateriaal.

Op basis van deze gegevens wordt een actieplan opgesteld om te onderzoeken of dit kaartmateriaal tot archiefbescheiden behoort en hoe deze overgedragen dienen te worden.

 

1.4.12 Actieplan overzetten beeld- en geluidsmateriaal

Het gemeentearchief beschikt over beeld- en geluidsmateriaal op verschillende dragers.

Om het materiaal raadpleegbaar te maken en voor de toekomst te waarborgen zal dat materiaal overgezet moeten worden op andere dragers (2010-2011).

 

1.4.13 Actieplan overdracht van archieven vanuit het Gelders Archief

In het Gelders Archief staan archieven die betrekking hebben op de gemeente Putten.

Om de bezoeker van het Puttense gemeentearchief een completer beeld van de historie te geven is overdracht van die archieven naar Putten zeer wenselijk. We zullen hierover in overleg treden met het Gelders Archief (2010-2011).

 

1.4.14 Acquisitieplan

Om aan de plicht te voldoen een zoveel mogelijk compleet beeld van de geschiedenis van de gemeente Putten te bewaren is het nodig een acquisitieplan op te stellen (2010).

 

Uitgelicht