1.6 Wat levert een DSP op

1.6  Wat levert een DSP op

Wanneer de gemeente voldoet aan de wettelijke eisen t.a.v. de documentaire informatiehuishouding worden daarmee risico’s vermeden die verstrekkende gevolgen kunnen hebben op het gebied van:

• Dienstverlening: gebrekkige dienstverlening door incomplete of zoekgeraakte dossiers waardoor klanten niet goed geholpen kunnen worden.

• Efficiënte en effectieve bedrijfsvoering: als veel tijd verloren gaat met het zoeken naar dossiers, losse stukken of digitale gegevens-bestanden, als niet goed is omschreven wat de status, de procesgang en de verblijfplaats van de archiefstukken is.

• Juridische bewijslast: als dossiers incompleet of zoek zijn, bestaat het risico dat rechtszaken worden verloren omdat de juiste bewijsstukken niet aanwezig zijn.

• Administratieve en financiële verantwoording: incomplete dossiers of gegevensbestanden bemoeilijken het verantwoorden van het overheidshandelen aan controle-instanties of hogere overheden. Ook bestaat het gevaar dat verplichtingen niet tijdig worden beëindigd omdat de betreffende overeenkomst zoek is.

• Cultuurhistorisch erfgoed: door onzorgvuldig handelen kan informatie van cultuurhistorische waarde verloren gaan.

 

De burger, de verschillende bestuurs- en beleidslagen en de individuele ambtenaar zijn erbij gebaat dat documentaire informatie zodanig wordt gestructureerd dat relevante, actuele en betrouwbare informatie op elk benodigd tijdstip in de juiste samenhang toegankelijk is.

Zonder compleet te willen zijn levert het DSP het volgende op.

• Het verhoogt de kwaliteit en betrouwbaarheid van de informatievoorziening.

• Kwaliteitsverbetering betekent ook kostenvermindering.

• Het beheer van gegevens wordt overzichtelijk ook ten gunste van burgers en bedrijven.

• Het biedt een goede basis voor de Elektronische Overheid (E-Government).

• Het biedt een basis voor het interactief communiceren tussen burger en gemeente.

• Het vergroot de transparantie van de organisatie.

• Het stelt de burger in staat het overheidshandelen te controleren en daarover te oordelen.

• Het maakt het handelen van de gemeente reconstrueerbaar.

• Er ontstaat een overzicht van papieren- en digitale informatiestromen binnen de gemeente.

• De structuur van het archief sluit aan op de werkprocessen.

• Er wordt efficiëntie bereikt in het archiefbeheer met een continue kwaliteitsbewaking.

• De verantwoordelijkheid ligt op de werkplek.

• De documentflow is te beheren en te beheersen.

• Er komen gegevens beschikbaar t.b.v. de bedrijfsvoering, als bijv. gemiddelde behandeltijden, toe-, of afname van diensten/activiteiten, ontstaan van piekbelasting.

• Er ontstaan prestatie-indicatoren en resultaatmaatstaven.

• Er zijn mogelijkheden voor gegevensuitwisseling en koppelingen.

• Er komen minder bedenkingen en bezwaren door een kleinere foutenkans bij informatie-verstrekking.

• Het biedt mogelijkheden om behandeltijden te verkorten met als gevolg economische voordelen.

Uitgelicht