2.1. Archiefwet en regelgeving

2.1 Archiefwet en regelgeving

 

Naast de landelijk voorgeschreven wet- en regelgeving moet ook voldaan worden aan de gemeentegebonden Archiefverordening (132173) en een Besluit Informatiebeheer (132173).

 

Archiefwet 1995 en Archiefbesluit 1995

De Archiefwet schrijft voor hoe de gemeente Putten moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen. Een aantal onderdelen van de Archiefwet is uitgewerkt in het Archiefbesluit. Het Archiefbesluit is de voornaamste uitvoeringsregeling van de Archiefwet. Verschillende artikelen uit het Archiefbesluit zijn verder uitgewerkt in ministeriële regelingen.

 

Ministeriële regelingen inzake archiefbeheer

Er zijn drie ministeriele regelingen. In deze ministeriële regelingen worden eisen gesteld aan:

- de toegankelijkheid van archiefbescheiden;

- de materialen voor goed archiefbeheer;

- de bouw en inrichting van archiefruimten en archiefbewaarplaatsen.

Na evaluatie heeft de Raad voor Cultuur geadviseerd de regelingen te bundelen tot één regeling. De verwachting is dat deze nieuwe regeling, na accordering door het Europees Parlement, eind 2009 in werking zal treden. Wanneer de nieuwe regeling aanleiding geeft de Puttense regels aan te passen, zal dit in adviezen aan het college worden voorgesteld.

 

Archiefverordening gemeente Putten

Deze, door de gemeenteraad op 8 april 2008 vastgestelde, verordening is verplicht op grond van de artikelen 30, 31 en 32 van de Archiefwet. In deze verordening worden de bevoegdheden van het college van burgemeester en wethouders betreffende de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen vermeld en het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats geregeld.

 

Besluit informatiebeheer

Dit besluit, ook verplicht op grond van de artikelen 30, 31 en 32 van de Archiefwet, is door het college vastgesteld op 4 april 2008. Het besluit handelt over de aanwijzing van de archiefbewaarplaats, het beheer van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke organen voor zover deze documenten niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.

Invulling van de verschillende taken uit de verschillende regelgevingen worden in hoofdstuk 2.2 en 2.3 behandeld.

2.1.1 Nieuwe wet- en regelgeving

Maatschappelijke veranderingen leiden tot nieuwe wet- en regelgeving. Vaak moet er een relatie gelegd worden met de documentaire informatievoorziening en archiefvorming. Archief- en informatiebeheer anticipeert hierop door aanpassing in het documentair informatiebeleid en archiefvorming.

We noemen enkele wetten die op dit moment actueel zijn.

 

Wet dwangsom

De Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen is een aanvulling op de Algemene wet bestuursrecht en treedt 1 oktober 2009 in werking. De wet geeft de burger een effectief middel om te trage besluitvorming van bestuursorganen tegen te gaan. De wet is bedoeld om ervoor te zorgen dat de gemeente zo snel mogelijk beslist op een aanvraag, bijvoorbeeld een vergunning. Een overheid die niet tijdig beslist, overschrijdt de beslistermijn. De burger kan bezwaar maken en de overheid krijgt een boete opgelegd. Aan het begin van vele processen ligt een poststuk ten grondslag. Door de werkwijze van registratie bij te stellen en de processen nog beter te begeleiden proberen we de organisatie te ondersteunen en te voorkomen dat aanspraak gemaakt kan worden op de Wet dwangsom. Zie voor acties hoofdstuk 1.4.6 actieplan burgerhandvest servicenormen.

 

WABO

De Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (WABO) zal, zoals het er nu naar uitziet halverwege 2010 in werking treden. Na de inwerkingtreding van de Landelijke Voorziening Omgevingsloket (LVO) kunnen aanvragen voor o.a. bouw, reclame, inrit, kap en sloop met behulp van LVO worden afgehandeld. Deze wet brengt ca. 25 regelingen samen die de fysieke leefomgeving betreffen.  Zie voor acties hoofdstuk 1.4.2 Actieplan WABO.

 

BAG

Op 1 juli 2009 is de wet- en regelgeving rond de Basisregistraties Adressen en Gebouwen (BAG) in werking getreden. Alle gemeenten zijn daarmee verplicht een complete adressen- en gebouwenregistratie te hebben en te leveren aan de Landelijke Voorziening. De BAG bevat onde rmeer geregistreerde gegevens over panden, stand- en ligplaatsen én alle woonplaatsen, straatnamen en nummeraanduidingen.

De gemeente Putten heeft al haar adressen en gebouwen zoals panden, verblijfsobjecten en de woonplaatsen, straatnamen en nummeraanduiding gecontroleerd. Hiervan wordt een register opgemaakt. De afdeling Interne Zaken heeft hiervoor zo’n 6.700 dossiers gelicht en tijdelijk beschikbaar gesteld. Als het register compleet is en officieel is vastgesteld, wordt dit register in een aparte applicatie beheerd. Dan wordt ook een koppeling gemaakt met het midoffice systeem, zodat elke interne medewerker van het register gebruik kan maken. Dit gebeurt met ondersteuning van de beleidsmedewerker informatiebeheer. Ook het toezicht op het beheer van deze gegevens valt onder de archivaristaken. Actieplan 1.4.5 doorlopende verbetering Verseon.

 

2.1.2 Overige wetgeving

Na genoemde wetgeving zijn ook andere wetten op de informatiebeheer van toepassing, Hieronder worden de belangrijkste wettelijke regelingen opgesomd:

• Wet openbaarheid van bestuur. Tot het moment van overdracht is deze wet van toepassing op de openbaarheid van archiefbescheiden.

• Wet bescherming persoonsgegevens. Deze wet regelt de bescherming van persoonsgegevens.

• Algemene wet bestuursrecht regelt o.m. de verhouding tussen bestuursorganen van belanghebbenden en kan van belang zijn bij besluiten tot vaststelling van een selectielijst. Deze wet kent ook bepalingen inzake het elektronische berichtenverkeer (e-mail en fax).

• Wetboek van Strafrecht heeft een aantal bepalingen, waarin vervalsing, verduistering en opzettelijk vernietigen van archiefbescheiden door ambtenaren strafbaar is gesteld.

• Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering handelt over de bewijsfunctie van authentieke archiefstukken in de artikelen 156 tot en met 161.

• Wet Elektronisch Bestuurlijk Verkeer.

• Wet Elektronische Handtekening.

• Wet Gemeenschappelijke Basisadministratie Persoonsgegevens.

• Auteursrecht. Bij plaatsing van gegevens op de website zoals foto’s moet rekening worden gehouden met de auteursrechten die 70 jaar na datum komen te vervallen.

• Burgerlijk Wetboek.

• Arbeidsomstandighedenwet 1999.

• Comptabiliteitswet 2001.

• Beleidsregel vervanging blijvende bewaring archiefbescheiden Gelderland.

 

Uitgelicht