2.2. Zorg, beheer en verantwoordelijkheid

2.2 Zorg, beheer en verantwoordelijkheid archiefbeheer

 

De Archiefwet handelt over werkzaamheden ten aanzien van zorg, beheer en verantwoordelijkheid. In het Archiefbesluit zijn deze werkzaamheden beschreven en is aangegeven dat er een Archiefverordening moet zijn vastgesteld en een Besluit Informatiebeheer.

 

Zorg

De zorg voor de archiefbescheiden  is ingevolge artikel 31 van de Archiefwet 1995 opgedragen aan burgemeester en wethouders. Deze zorg is uitgewerkt in de Archiefverordening.

Het college dient te zorgen voor:

- een goedgekeurde archiefbewaarplaats en voldoende en doelmatige  archiefruimte;

- het aanwijzen van een beheerder/beheerders;

- aanstellen van voldoende en deskundig personeel;

- vervaardiging en bewaring archiefbescheiden dat behoud voldoende is gewaarborgd;

- voldoende middelen op de gemeentebegroting;

- vaststellen van regels voor beheer voor niet overgebrachte archiefbescheiden;

- verantwoording aan de gemeenteraad;

- In het Besluit Informatiebeheer heeft het college de afdeling Interne Zaken aangewezen om het informatiebeheer te regelen en deze afdeling verantwoordelijk gesteld voor het informatiebeheer van de niet overgebrachte archiefbescheiden.

Er is een archivaris aangesteld voor het beheer van de overgebrachte archiefbescheiden. Hij en andere gekwalificeerde medewerkers zijn in dienst om te voldoen aan de zorgplicht.

Er zijn financiële middelen beschikbaar voor benodigde materialen en het reguliere onderhoud. De zorgplicht t.a.v. digitale archiefbescheiden gaat steeds nadrukkelijker een rol spelen. Medewerkers dienen hiervoor middels extra scholing toegerust te worden.

Controle op de zorgplicht van de gemeenten gebeurt door Gedeputeerde Staten van de provincies. Gedeputeerde Staten heeft dit toezicht gemandateerd aan de provinciale archiefinspectie.

 

Beheer

In het Besluit Informatiebeheer heeft het college de afdeling Interne Zaken als de beheerseenheid aangewezen. Het hoofd van de  afdeling Interne Zaken is belast met het geheel van de informatievoorziening alsmede met het beheer van de documenten van de beheerseenheid, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het Besluit Informatiebeheer vermeldt waaraan ingekomen, uitgaande en interne documenten moeten voldoen. Interne Zaken is verantwoordelijk voor het relateren van informatie aan de verschillende werkprocessen. De archivaris adviseert aan het college hoe documenten moeten worden ontsloten en veilig moeten worden gesteld.

De gemeente is verplicht zijn archieven in goede en geordende staat te brengen en te bewaren conform de ministeriële regeling toegankelijkheid van archiefbescheiden7. Deze verplichting geldt voor papieren archieven en voor alle andere archiefbescheiden waaronder het digitaal archief.

Voor het opmaken van archiefbescheiden, die bewaard moeten blijven, moet voldaan worden aan de ministeriële regelgeving inzake de duurzaamheid van archiefbescheiden.

Ook moet voldaan worden aan de eigen voorschriften zoals opgenomen in de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer.

Voor het beheer van archiefbescheiden zijn richtlijnen van toepassing. Deze richtlijnen zijn goed hanteerbaar voor de papieren bescheiden. Voor het beheer van digitale archiefbescheiden gelden dezelfde richtlijnen, echter de duurzaamheid van materialen is nog niet goed gewaarborgd en vormt nog steeds een knelpunt. In de gemeente Putten zijn de papieren documenten leidend. Bij verdergaande digitalisering en plannen om ‘volledig’ digitaal te gaan werken behoren digitale documenten leidend te worden. Dit betekent dat we de papieren dossiers moeten digitaliseren en dat heeft substitutiemaatregelen tot gevolg. We volgen de landelijke activiteiten en richtlijnen op dit gebied en zullen de mogelijkheden onderzoeken en gebruiken om op verantwoorde wijze digitaal werken mogelijk te maken.

 

Zoals reeds gemeld heeft de Raad voor Cultuur geadviseerd om de bestaande archiefregelingen te bundelen tot één regeling. De verwachting is dat deze nieuwe regeling, na accordering door het Europees Parlement, eind 2009 in werking zal treden. Indien daartoe aanleiding is zullen we, na het inwerkingtreden, advies over aanpassingen aan het college uitbrengen.

 

Om archieven in goede en geordende staat te houden, volgen we de richtlijnen voor het vernietigen van documenten (zowel papier als digitaal). Voor de gemeente is daarvoor de “selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”. Voor archiefbescheiden, die voor de datum zijn opgemaakt, geldt een andere lijst namelijk de  “lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven”. Bij het vernietigen van archiefbescheiden houden we rekening met beide regelingen.

De gemeente Putten deelt zijn archiefbescheiden in in archiefblokken die steeds een periode van 15 jaar beslaan. Om te voldoen aan de Wet openbaarheid van bestuur moeten de archiefbescheiden, binnen 20 jaar nadat een archiefblok is afgesloten, toegankelijk zijn gemaakt en zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. (Er wordt hierbij een uitloop van 10 jaar toegestaan.)

Vanaf het moment van overbrenging vallen de archiefbescheiden onder het directe beheer van de archivaris en zijn zij openbaar. Op de nog niet overgebrachte archiefbescheiden houdt de archivaris toezicht.

 

In het verleden is er een achterstand in het overbrengen van archiefbescheiden ontstaan. In de laatste jaren is er al veel van de achterstand weggewerkt en een aantal van de afgesloten archiefblokken overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Er is echter nog steeds een achterstand: de periode 1940 tot 1975 is nog niet toegankelijk en moet nog worden overgedragen. Het gedeelte van de tweede wereldoorlog is, omdat er erg veel vraag naar was, al wel zoveel mogelijk toegankelijk gemaakt. Het wegwerken van de achterstand zal met inzet van de huidige capaciteit nog menig jaar vergen.

Uitgelicht