2.3. Toezicht op het archief en de Documentaire Informatie Voorziening

2.3 Toezicht op het archief en de Documentaire Informatie Voorziening

 

Toezicht op archiefbeheer

De gemeente Putten heeft conform artikel 32 van de Archiefwet 1995 een archivaris aangesteld. Deze persoon is volgens de gemeentelijke Archiefverordening belast met het beheer van de archiefbewaarplaats. De archivaris vervult ook taken als beleidsambtenaar. Hij zorgt ervoor dat aan het begin van het werkproces de structuur wordt aangeven om te waarborgen dat aan het eind van elk proces de informatie op een effectieve en efficiënte manier wordt opgeslagen.

 

In de Archiefverordening is in hoofdstuk III het toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden, die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats, geregeld.

Daarbij let de archivaris op de toegankelijkheid van archieven, de materiële verzorging, de veilige berging, de tijdige selectie en overbrenging van de archieven naar de archiefbewaarplaats. Ook controleert hij of de gemeente zich aan de wettelijke regels houdt en ziet erop toe dat bewaard blijft wat bewaard moet blijven. Tot op heden heeft de archivaris ad hoc archiefdocumenten veiliggesteld.

Om structureel zaken te regelen zal de archivaris in 2010 een inspectieplan opstellen. In 2010 zullen dan de eerste “inspecties” plaatsvinden. De verwachting is dat de inspecties op de gemeentelijke archieven zullen leiden tot optimalisering van de bedrijfsvoering. Voor een beschrijving van de actie zie hoofdstuk 1.4.9.

 

Archiefdocumenten die voor vernietiging in aanmerking komen worden op een lijst geplaatst. In de gemeente Putten worden die archiefdocumenten om de 5 jaar vernietigd. Dossiers worden op de desbetreffende lijst geplaatst en afzonderlijke documenten worden in categorieën op de lijst gezet. De laatste vernietigingsronde is in 2006 geweest. De eerstvolgende vernietiging zal in 2011 plaatsvinden. De archivaris zal de vernietigingslijst controleren op de vernietigbare documenten. Hij controleert ook of er nog documenten tussen zitten die cultuurhistorische waarde hebben gekregen en bewaard moeten blijven.

 

De archivaris controleert of  m.b.t. informatie- en archiefbeheer aan de geldende eisen is voldaan en maakt over het gevoerde beheer eenmaal per jaar een jaarverslag. Bij het aanbieden van dit verslag zal ook het inspectieverslag worden overlegd. Beide zaken worden gedaan om zich te verantwoorden van de archieftaak aan het college en het college kan op zijn beurt zich daarmee verantwoorden aan de gemeenteraad.

 

Uitgelicht