2.4. Gemeentearchief Putten

2.4 Gemeentearchief Putten

 

Archiefbewaarplaats

De archiefbewaarplaats is in de periode 2003 geheel vernieuwd en aangepast aan de nieuwste regels. Gedeputeerde Staten van Gelderland hebben hun goedkeuring aan de verbouwing van de archiefbewaarplaats verleend. In de archiefbewaarplaats wordt het Puttens cultureel erfgoed bewaard. Dit bevat niet alleen gemeentelijke collecties maar ook bijzondere collecties en collecties van particulieren. De overgebrachte archieven in de archiefbewaarplaats zijn openbaar, tenzij daarop uitzonderingen zijn gemaakt. Om de ruimte goed in te delen en inzicht te hebben in de nog aanwezige vrije ruimte, is er een depotlijst opgesteld. Daarin is te lezen waar wat staat en welke ruimte nog benut kan worden. De verwachting is dat voor de komende jaren voldoende ruimte beschikbaar is om archiefmateriaal te plaatsen. In de archiefbewaarplaats staan ook archieven die nog ontsloten moeten worden. Wanneer er voldoende menskracht en tijd aanwezig is, zullen deze archieven ook ontsloten worden. Toegang tot de archiefbewaarplaats hebben de archivaris en onder zijn toezicht de medewerkers van DIV en medewerker van Gebouwenbeheer.

 

De archivaris controleert op vaste tijden of de archiefbewaarplaats nog aan de gestelde eisen voldoet. De ruimte wordt gecontroleerd op netheid en wordt schoongemaakt om o.a. stof te verwijderen. Naast netheid neemt de archivaris voorzorgsmaatregelen tegen mogelijke zilvervisjes en/of papiervisjes. Door een klimaatbeheersysteem wordt de ruimte gecontroleerd op het klimaat. Daarbij wordt de temperatuur en luchtvochtigheid constant gemeten en geregistreerd. De archivaris krijgt ter controle elke maand een uitdraai van beide waarden. Hij zorgt ervoor dat er zo weinig mogelijk schommeling in de temperatuur en luchtvochtigheid is. Daardoor blijven de archieven voor een lange tijd in een goede staat. In de laatste twee jaar is geconstateerd dat ‘s winters de luchtvochtigheid niet geheel aan de gestelde waarden kan voldoen. Hiervoor zijn tijdelijke oplossing gecreëerd om de luchtvochtigheids-graad te optimaliseren. Er wordt onderzocht welke maatregelen er genomen dienen te worden om een definitieve oplossing te creëren.

 

Bezoekersruimte

Naast de archiefbewaarplaats is een bezoekersruimte. Deze ruimte is klein en heeft een laag plafond. De ruimte is zo optimaal mogelijk ingericht om de bezoekers toch netjes te kunnen ontvangen. De bezoekers kunnen gebruik maken van twee computers. In de kasten is naslagwerk, die door de bezoekers ter plekke geraadpleegd kunnen worden. De bezoeker wordt de spelregels voor het gebruik van de ruimte en de documenten voorgelegd. De archivaris controleert of de bezoekers zich houden aan deze regels. Naast de archiefbewaarplaats is een ruimte gecreëerd voor de onderzoekers van de genealogiegroep van het Puttens Historisch Genootschap (PHG).

 

Educatie

Naast archiefwerkzaamheden worden er van het gemeentearchief ook educatieve activiteiten verwacht. Voor de lagere scholen is er, in samenwerking met de museumboerderij ‘de Mariahoeve’, een lesprogramma ontwikkeld om de leerlingen kennis te laten maken met de historie van Putten rond 1900. Een bezoek aan het gemeentearchief is onderdeel van het lesprogramma. Daar  komen verschillende onderwerpen aan de orde:

- hoe kom je aan je naam;

- genealogie;

- voorwerpen van vroeger en

- het Puttens dialect.

Een pilot in mei 2009 is met veel enthousiasme ontvangen. We verwachten dat we met dit lesprogramma een groot gedeelte van de jeugd te kunnen bereiken. Het programma wordt onder de aandacht gebracht van de scholen door Cultuur Uit.

 

Acquisitie

Om aan de plicht te voldoen een zoveel mogelijk compleet beeld van de geschiedenis van de gemeente Putten te bewaren, zijn er al een aantal waardevolle particuliere archieven in de gemeentelijke archiefbewaarplaats opgenomen. De gemeente Putten hanteert hierbij geen actief acquisitiebeleid. Het ontbreekt aan een acquisitieplan. Zo’n plan is nodig omdat daarin wordt aangegeven welke archieven een dusdanige belangrijke sociaaleconomische rol voor de gemeente Putten hebben gespeeld, dat het opnemen van dat archief in de gemeentelijke archiefbewaarplaats zeer gewenst ofwel noodzakelijk is. In het plan wordt ook aangegeven welke afspraken er gemaakt moeten worden voordat archieven kunnen worden opgenomen in het gemeentearchief. In 2010 zal de archivaris daartoe een acquisitieplan opstellen.

 

Website gemeentearchief

Een gedeelte van de gemeentelijke website is ingericht voor het gemeentearchief. Daar worden digitale indexen, overzichten en beeldmateriaal gepubliceerd. Hierdoor kan het gemeentearchief op afstand en buiten de openingsuren gedeeltelijk geraadpleegd worden. Om het beheer van op de website geplaatste en te plaatsen bescheiden zo goed mogelijk te waarborgen worden documenten zoveel mogelijk geplaatst vanuit de midoffice applicatie. Dit geldt vooral voor documenten uit de bedrijfsvoering. Er is nog veel archiefmateriaal waarvan het zeer wenselijk, of zelfs noodzakelijk is, dat via de website toegankelijk te stellen. Veel van dat materiaal is nu alleen in papieren vorm beschikbaar. Omdat daar veel vraag naar is, streven we ernaar om het fotomateriaal en de prentbriefkaarten die in het archief zijn opgenomen op de website te plaatsen. In 2009 is hiervoor een beeldbank aangeschaft. Het digitaliseren van archiefmateriaal is erg duur. Nut en noodzaak moeten dus goed worden overwogen.

Het Puttens Historisch Genootschap levert vaak interessant materiaal aan dat in overleg met medewerkers van Interne Zaken geplaatst wordt.

 

Uitgelicht