2.5. Bewaking kwaliteit met behulp van afdelingsbeleidsstukken en Werkwijzers

2.5  Bewaking kwaliteit met behulp van afdelingsbeleidsstukken en WerkWijzers

 

Afdelingsbeleidsstukken

Behalve de eerdergenoemde wet- en regelgeving is ook een aantal door Interne Zaken opgestelde afdelingsbeleidsstukken van toepassing in de gemeente Putten. Deze worden via een vastgesteld onderhoudsschema getoetst aan de actualiteit en, indien nodig, bijgesteld.

Onderstaande afdelingsbeleidsstukken zijn digitaal te raadplegen.

 

“Onderhoudsschema Afdelingsbeleidsstukken Interne Zaken”

Afdelingsbeleidsstukken

Onderhoud

Titel

Gewijzigd

2009

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Archiefverordening raad,

03-04-2008,

Verordening (63900)

toelichting (100435

2008

 

 

 

feb

 

 

 

Besluit Informatiebeheer

B. en W, 25-01-2008

Besluit (91905)

toelichting (100471)

2008

 

feb

 

 

feb

 

 

Documentair Structuurplan

B. en W. 15-07-2009 (168064)

2009

nov

 

 

mei

 

 

 

Kwaliteitshandboek/Werkwijzer Interne Zaken (59029)

2006

nov

jan

jan

jan

jan

jan

jan

Vijfjaarlijkse vernietigingsronde 

2006

 

 

feb

 

 

 

 

Notitie Documentair Informatiebeleid

B. en W. 12-10-2001 (10930)

november 2006 (42004)

2006

 

 

mei

 

 

 

 

Notitie Opbergen vertrouwelijke/geheime stukken

Gem.secr. 23-07-202 (135296)

1e wijziging 04-08-2004 (135286)

2004

 

sep

 

 

sep

 

 

Notitie Beveiligen en raadplegen dcoumenten (13485)

2006

 

okt

 

 

 

okt

 

Jaarplanning Interne Zaken (153789)

2009

dec

dec

dec

dec

dec

dec

dec

 

Notitie archivering website (32727)

2005

dec

 

 

dec

 

dec

 

dec

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kwaliteitshandboek/WerkWijzer Interne Zaken

Om goede onderlinge communicatie en samenwerking te bewerkstelligen zijn, en worden, over diverse onderwerpen werkafspraken, werkinstructies en handelwijzen vastgelegd in aparte WerkWijzers.

Hierdoor kunnen we tevens helderheid in de organisatie verschaffen over hoe we werken en waarom we dat op een bepaalde manier doen en om de kwaliteit van het werken te verbeteren. Alle WerkWijzers tezamen vormen het kwaliteitshandboek Interne Zaken.

De jaarlijkse toetsing aan de actualiteit is opgenomen in de jaarplanning Interne Zaken.

 

Onderstaand de inhoudsopgave van de WerkWijzer Interne Zaken (170052)

Hoofdstukken

Paragraaf

Applicatiebeheer Verseon

Controlerapporten

Kwaliteitsprocedures

Modelopbouw

Afspraken met de afdelingen

Archief

Archiefbewaarplaats

Afchiefbewerking

Archiefbezoek

Contacten en publiciteit

Jaarverslag

Website

Documentatie

Documentatie

 

Dossiers

Dossiers

Uitleenregistratie

Verzekering

Opbergafspraken

Vernieting

Verwerving

Inbewaringneming archieven

Inkoop

Inkoop kantoorbenodigdheden

Magazijnbeheer

Inkoopinventarisatie

Post

Ontvangst en verdeling

Registratie

Routing

Scannen

Verwerking ingekomen post

Ontvangstbevestigingen

Doorboeken en scannen BBV

Trefwoorden

TVW

Voorbereiding werkzaamheden raad

Presidium

Commissie

Raad

Verordeningen

 

 

De werkwijze voor de andere taken binnen Interne Zaken, die niet zozeer een relatie hebben met archief en documentatie informatievoorziening, zijn vastgelegd in handboeken (telefoon en receptie en huishoudelijke dienst).

 

 

 

 

 

 

Uitgelicht