2.6. Zaaksgewijze ordening, binnenkomende en uitgaande documenten

2.6  Zaakgewijze ordening, binnenkomende en uitgaande documenten (postproces)

 

Op grond van het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Putten zijn er procedures opgesteld, waarmee de registratie van documenten en hun afdoeningtermijn bewaakt kunnen worden. Op grond van het Besluit informatiebeheer zijn er eisen gesteld aan de registratie. De volgende gegevens dienen te worden vastgelegd:

wanneer een document  is ontvangen of opgemaakt, wie de afzender of vervaardiger is, op welke taak het document betrekking heeft en wat de status en het ontwikkelings-stadium van het document is. Door de ingekomen post, intern opgemaakte documenten en uitgaande post te registreren kan het traject in de organisatie gevolgd en bewaakt worden en kan vooraf sturing aan de behandeling worden gegeven.

 

Binnenkomende post

De post komt op verschillende manieren naar het gemeentehuis:

• in fysieke vorm wordt deze gebracht of via het postkantoor gehaald;

• via de fax;

• via e-mail.

 

Registratie nieuwe zaken

De basis van het zaaksgewijs handelen begint bij de start van een nieuwe zaak. Bij de registrator begint de start van een nieuwe zaak (proces), de metadata worden dan gekoppeld en het proces wordt gestart. De registrator bepaalt, binnen het kader van de gemaakte afspraken, welke documenten geregistreerd worden. Het is van belang dat aan het begin van een zaak de juiste metadata goed worden toegekend. Hierdoor kunnen de vervolgdocumenten eenvoudig worden gekoppeld en de termijnen worden bewaakt. Hetzelfde geldt voor faxen en e-mails. Niet registrabele documenten worden rechtstreeks naar de desbetreffende afdelingen verzonden.
Naast de registratie van de ingekomen post wordt deze door de registrator gescand zodat bij de registratie de documenten digitaal raadpleegbaar zijn. Omdat de documenten, na registratie en scanning, digitaal beschikbaar zijn, kunnen de medewerkers direct de ingekomen post raadplegen en in behandeling nemen. Door de registratie kan men de afdoening bewaken

.

Door de zaaksgewijze manier van werken, is het mogelijk dat uitgaande documenten worden vastgelegd door de medewerkers van de vakafdelingen. Na registratie draagt men zelf zorg voor ondertekening, datering en verzending, ook van eventuele afschriften. Over besluiten, in de zin van de Algemene wet bestuursrecht, vertrouwelijke en geheime stukken, geldt dat deze niet elektronisch verzonden mogen worden op grond van veiligheid en authenticiteit. Afspraken omtrent e-mails zijn vastgelegd in de nota Elektronisch Berichtenverkeer nr.137382).

De manier waarop wordt omgegaan met de diverse soorten post, het registreren, het scannen en de verdeling van de post zijn vastgelegd in de WerkWijzer Interne Zaken (170052).

 

Zowel in hoofdstuk 1 en 2.1.1. wordt de Wet dwangsom aangehaald. Door de processen achter de registratie nog strakker te begeleiden wordt de organisatie beter ondersteund om te voorkomen dat aanspraak wordt gemaakt op deze wet.

 

Toekomstige ontwikkelingen

Er wordt steeds meer digitaal gewerkt. Om volledig digitaal zaaksgewijs te kunnen werken moet er meer geregistreerd worden. Nu kan er nog gewerkt worden met memoblaadjes, mails etc. wanneer men extra informatie wil toevoegen over een bepaalde zaak. We streven ernaar om over te gaan naar digitaal werken. Elke toevoeging van informatie moet dan geregistreerd en gekoppeld worden aan de desbetreffende zaak. Ondanks het feit dat er steeds meer digitaal gewerkt wordt geldt op dit moment dat papier leidend is. Het fysieke document zal voorlopig leidend blijven, omdat de gemeente nog niet kan voldoen aan langdurige opslag van digitale documenten. Zo blijft het twee-stromen-beleid ten aanzien van documenten nog even bestaan. Deze zaken worden meegenomen in “doorlopende actie optimalisering Verseon”.

Uitgelicht