2.7. Archiefstructuur

2.7 Archiefstructuur


Om voor de gehele organisatie de informatie goed te ordenen is de archiefstructuur bepalend voor de toegankelijkheid van die informatie. De structuur dient als raamwerk voor de ordening en opberging van de documenten. Om de toegankelijkheid van de fysieke informatiebestanden optimaal te laten zijn dient er een heldere en eenduidige structuur te zijn waar snel en doeltreffend mee kan worden gewerkt.

Daarom is aansluiting gevonden bij de Basisarchiefcode VNG 2002 (sedert gewijzigd). Deze “code” heeft een indeling over: de organisatie, het personeel en de mogelijke taken van een overheid.

 

BAC

Opbouw

Voor de opbouw van het Puttense archief wordt gebruikgemaakt van de beginselen in de Handleiding Opbouw Bestuursarchief (ODRP 1995). Dit houdt in dat bij de opberging onderscheid wordt gemaakt tussen de Voorselectie Onbelangrijke Stukken (VOS), op termijn te vernietigen dossiers en te bewaren dossiers. Deze laatste zijn fysiek herkenbaar doordat een zuurvrije dossieromslag wordt gebruikt die wordt voorzien van een witte stip.

Omdat de medewerkers van de afdeling Interne Zaken nog met twee archiefblokken werken, werken zij met twee zogenaamde vernietigingslijsten. De eerste regeling wordt gebruikt voor het vernietigen van documenten opgemaakt of ontvangen voor 1 januari 1996 en heet “Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven”, vastgesteld op 7 november 1983 en daarna verschillende keren gewijzigd. De tweede regeling is de, door de staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op 21 november 2005 vastgestelde, Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996.

 

De zogenaamde VOS documenten worden ongeperforeerd op code in dozen geplaatst. Documenten die na een langere termijn vernietigd kunnen worden, worden wel in mappen geplaatst en van afscheidingsstroken voorzien.

 

Archivering

Binnen de kaders van de basisarchiefcode en de Handleiding opbouw Bestuursarchief, vindt soms overleg met de vakafdelingen plaats als er specifieke wensen voor opberging bestaan. Afspraken daarover zijn en worden vastgelegd in de WerkWijzer Interne Zaken (170052).

Zo zijn voor onderstaande onderwerpen aparte afspraken gemaakt voor:

- vertrouwelijke en geheime stukken;

- bodemonderzoeken;

- ingetrokken bouwvergunningen.

 

De dossiers vanaf 1990 en alle verleende bouw- en milieuvergunningen zijn opgenomen in het DMS (Verseon). Om te controleren waar de dossiers zich bevinden worden de dossiers via het DMS  uitgeleend. Wanneer voor een bepaalde procedure de hulp van een extern bureau wordt ingeschakeld en voor de uitvoering van deze taken dossiers nodig zijn, is besloten dat hiervoor een machtiging van het college moet worden gevraagd (Besluit Informatiebeheer nr.132174).

Het college heeft voor twee externe bureaus een doorlopende machtiging verleend. Wanneer dossier voor langere tijd uit het gemeentehuis worden geplaatst wordt er een lijst opgemaakt van de desbetreffende dossiers die door de medewerkers en de ontvanger moeten worden ondertekend. Bij terugkomst wordt dezelfde procedure gevolgd. In het DMS wordt van deze handelingen aantekening gemaakt.

Eens in de maand wordt een overzicht vervaardigd van dossiers die langer dan zes weken zijn uitgeleend. Dit overzicht wordt verstuurd naar medewerkers die deze dossiers nog in hun bezit hebben.

Omdat de dossiers op naam worden geregistreerd, is traceerbaar wie de dossiers heeft. Bij het verstrekken van de lijsten wordt verzocht de dossiers te retourneren of, zonodig, over te laten boeken of te verlengen.

 

Vernietiging

Vernietiging van archiefbescheiden en dossiers vindt zowel fysiek als digitaal plaats. Aanwijzingen daarvoor zijn opgenomen in de WerkWijzer Interne Zaken (170052).

Hierin staat onder meer vermeld dat vernietigbare dossiers op een lijst in een vijfjaarlijks vernietigings-blok wordt opgenomen. Via deze lijst blijven de verzamelingen toegankelijk en zijn de dossiers raadpleegbaar tot het moment van daadwerkelijke vernietiging. De vernietigingslijst wordt na overleg met betrokken afdelingen en na goedkeuring van de archivaris vastgesteld. Daarna wordt een verklaring van vernietiging opgemaakt.

 

Dossiers die voor vernietiging in aanmerking komen worden pas afgevoerd naar de archief-bewaarplaats, nadat de registratiekenmerken bij de dossierbeschrijving in Verseon op het tabblad 'algemeen' zijn gecontroleerd, ingevuld en/of aangepast (aangevinkt).

Aan de hand van deze gegevens wordt in Verseon een lijst per vernietigingsjaar gegenereerd die wordt gecontroleerd met de handmatig opgemaakte vernietigingslijst.

Nadat de procedure 'Vernietiging fysiek' is doorlopen, kan via een script ook tot vernietiging van de digitale dossiers worden overgegaan. De werkwijze staat beschreven in de WerkWijzer Archief.

 

Uitgelicht