2.8. Archievenoverzicht

2.8  Archievenoverzicht

 

De gemeente Putten heeft naast de lopende archieven van de organisatie ook een historisch gemeentearchief. Het gemeentearchief bevat historische archieven van de gemeente en historische archieven van Puttense organisaties en families (zie 2.8.2 Gemeentearchief archievenoverzicht).

De gemeente Putten heeft verschillende (soorten) archieven in verschillende soorten ruimten, die hieronder worden beschreven.

 

2.8.1  Dynamische en semi-statische archieven

De dynamische archieven zijn ondergebracht bij verschillende afdelingen in het gemeentehuis. Hierover, en over de wijze van opberging en aanlevering van stukken, zijn afspraken gemaakt die vastliggen in de WerkWijzer Interne Zaken (170052) en de Jaarplanning Interne Zaken (153789).

 

Interne Zaken (Centraal Archief)

Het centrale dynamische archief (Archiefblok 1990-2005 (deels) en 2006-2020) bevindt zich in paternosterkasten op de afdeling Interne Zaken.

Een deel van het centraal dynamisch archief bevindt zich in de archiefbewaarplaats, nl. de verzamelingen bouw- (en sloop)vergunningen en milieuvergunningen, die rechtstreeks op perceel toegankelijk zijn. Ook de administratiegegevens van diverse afdelingen zijn hier opgeslagen.

 

Semi-statisch archief

In de archiefbewaarplaats bevindt zich een aantal semi-statische archieven. Voor de opbouw en ordening van deze archieven is gebruikgemaakt van de Basis Archiefcode (BAC).

 

Archief gemeentebestuur 1990-2005

Het te bewaren archief wordt gecontroleerd en zoveel mogelijk gereedgemaakt om t.z.t. te worden overgedragen aan het statisch archief. Wanneer het archief geheel is afgesloten kan het worden overgedragen. Doordat bij de archivering al een splitsing is gemaakt in 'te bewaren' en 'te vernietigen' stukken, bespaart dat tijd bij de overdracht.

 

Archief gemeentebestuur 1940-1975

Het archief is nog in bewerking en kan nog niet aan het statische archief worden overgedragen.

Een voorlopige inventaris 1940–1975 met aangelegenheden betreffende de Tweede Wereldoorlog is al wel beschikbaar.

 

Naast de archiefbewaarplaats en de paternosterkasten bij Interne Zaken worden er ook archiefbescheiden opgeslagen bij andere afdelingen. Over het beheer en de overdracht aan het centrale archief zijn afspraken gemaakt.

 

- Afdeling Bestuur, Personeel, Organisatie en Burgerzaken

De persoonsdossiers van in dienst zijnd personeel van de gemeente Putten bevinden zich in ladekasten, die staan in een speciale archiefruimte op de afdeling BPOB. Over het beheer en uitlening zijn afspraken gemaakt. Het archiveren gebeurt door medewerkers DIV van de afdeling Interne Zaken. De kasten, waarin de gegevens staan, gaan na gebruik op slot. Met de cluster Burgerij zijn afspraken gemaakt over de termijnen dat stukken m.b.t. bevolkingsadministratie, burgerlijke stand, paspoorten, rijbewijzen enz., in eerste instantie op de afdeling bewaard blijven. Er zijn voorbeelden verstrekt van de wijze waarop etiketten op mappen en dozen moeten worden aangebracht. Over de wijze en het moment van jaarlijkse afvoer naar het semi-statisch archief zijn afspraken gemaakt. Deze liggen vast in de WerkWijzer Interne Zaken (170052) en Documentatie en de Jaarplanning. Ten aanzien van het digitaal opbergen van de gemeentelijke informatiepagina's uit de plaatselijke pers en voor het digitaal archiveren van de processtukken van de commissie voor de Bezwaarschriften zijn eveneens afspraken gemaakt.

Met het secretariaat zijn er afspraken gemaakt over de archivering van kabinetszaken.

 

- Afdeling Bouwen, Ruimtelijke Ordening en Milieu

Duidelijke afspraken liggen vast over de criteria wat wel of niet wordt opgeborgen in de perceelsdossiers. Op het gebied van bouwen en milieu zijn er duidelijke afspraken vastgelegd.

 

- Samenleving

Met deze afdeling zijn afspraken gemaakt over de wijze van (afdeling)archivering in de paternosterkasten en de relatie met het centraal archief. Ook de jaarlijkse afvoer en opslag van cliëntendossiers (bijv. Abw en/of Wwb, leerlingenvervoer en Wvg) is geregeld.

De opslag van digitale dossiers vindt plaats in het programma Verseon. De dossiers die toebehoren aan de archiefblokken 1990-2005, 2006-2020 en alle perceelsdossiers met bouwvergunningen en hinder- c.q. milieuvergunningen vanaf ± 1945 zijn ingevoerd en van een dossierkenmerk voorzien.

Alle geregistreerde ingekomen fysieke documenten zijn na 2004 gescand en digitaal beschikbaar. Opgeborgen documenten, zowel op zichzelfstaande als de tot 'een zaak aan elkaar gekoppelde', worden elektronisch in het dossier geplaatst op het moment dat ook fysieke opberging plaatsvindt.

 

Website van de gemeente Putten

Er zijn afspraken gemaakt om zaken te plaatsen op de Puttense website. Indien de informatie in de backoffice-applicatie aanwezig is, wordt de informatie via het zakenmagazijn Verseon geplaatst op de website. Documenten die worden geplaatst vanuit Verseon worden gelogd. Bijvoorbeeld bij documenten voor het bestuurs- en raadsinformatiesysteem. De logging houdt in dat datum en tijd van plaatsing van het document wordt vastgelegd. Tevens wordt de geplaatste versie van het document op bewaren gezet zodat dit niet meer kan worden verwijderd. Als een document van de website wordt verwijderd wordt ook de datum en de tijd van verwijdering in de logfile vastgelegd. Door het vastleggen van welke versie van een document gedurende een bepaalde tijd op de website heeft gestaan kan er reconstructie van de plaatsing op de website plaatsvinden. Er zijn afspraken gemaakt dat bij de ontwikkeling van een "dik" midoffice alle relevante informatie zal worden opgeslagen in de midoffice-applicatie (advies digitale dienstverlening BPO/2007/3582).

 

Deze afspraken zijn onze eerste insteek om te voorkomen dat de informatie van de website verloren gaat. Het archiveren van websites is nog volop in ontwikkeling en de ontwikkelingen dienen daarom ook op de voet te worden gevolgd om te voorkomen dat er informatie verloren gaat.

Voor het archiveren van websites zijn verschillende methodes mogelijk. Elke methode heeft zijn voor en tegen argumenten. De meeste methoden zijn te arbeidsintensief en duur. Vaak wordt in de eigen organisatie na een bepaalde tijd een kopie gemaakt en bewaard. Het publiceren van documenten op de website is hiervoor al beschreven. Om de website te archiveren heeft de gemeente Putten gekozen voor de minst slechte oplossing. Van de bestaande website wordt elk halfjaar een volledige kopie gemaakt van de database, de programmatuur en de opbouw van de website en veilig beheerd in de archiefbewaarplaats. Van alle oude websites zijn cd’s gemaakt die worden beheerd in de archiefbewaarplaats. Ook zijn er cd’s met de database, de programmatuur en de opbouw van de website. De afspraak om elk halfjaar een kopie van de website te maken is vastgelegd in de jaarplanner van de afdeling.

 

 

2.8.2  Gemeentearchief archievenoverzicht, statisch archief

 

Archief gemeentebestuur 1800-1940

De inventarisatie en beschrijving is afgerond. De gegevens zijn toegankelijk voor de gebruiker en worden binnenkort op de website geplaatst.

 

Archief gemeentebestuur 1975-1990

Dit gedeelte is bewerkt en is als codearchief officieel overgedragen aan het statisch archief. De gegevens zijn toegankelijk voor de gebruiker en zijn op de website te raadplegen.

 

Particuliere archieven

Collectie Wouters

Collectie Huisman

Collectie Keemink

Collectie Schilders

 

Collectie kranten

Puttensche Courant

Puttensche Advertentiebode/Nieuwsblad

Puttens Weekblad

De Puttenaer

 

Collectie staatsbladen en provinciale bladen.

 

Andere verzamelingen

Het gemeentearchief beschikt over verschillende collecties:

 

1. krantencollectie van de plaatselijk weekblad;

De gemeente Putten en het Puttens Historische Genootschap (PHG) hadden beiden een incomplete verzameling. Door beide verzamelingen samen te voegen, is een bijna complete verzameling ontstaan. Van de rubrieken “Opnieuw bekeken” en “Uit een grijs verleden” zijn aparte verzamelingen gemaakt.

 

2. boekcollectie:

Het PHG heeft een boekencollectie die niet wordt geraadpleegd. Zij hebben besloten deze boekencollectie onder te brengen bij het gemeentearchief, zodat de Puttense bevolking van deze collectie gebruik kan maken. Wanneer hun collectie totaal is overgebracht naar het gemeentearchief wordt de gemeentelijke boekenverzameling vergeleken met die van het PHG. Het voornemen is om van beide verzamelingen één boekencollectie te maken. Van de gemeentelijke verzameling is een overzicht aanwezig. Van de verzameling van het PHG is geen totaaloverzicht aanwezig.

 

3. krantenknipsels van voorlichting gemeente Putten:

Over een afgebakende periode zijn de publicaties van de gemeentelijke voorlichting verzameld en ingebonden.

 

4. krantenknipsels:

Bepaalde berichten in de kranten, die betrekking hebben op de gemeente zijn verzameld en opgeborgen op de classificatiecode van de VNG.

 

5. boeken met prentbriefkaarten en foto’s:

Er zijn verschillende multomappen met oude prentbriefkaarten en fotocollecties. De prent-briefkaarten zijn geordend op classificatiecode en daarna op alfabet.

De fotocollecties zijn per onderwerp gebundeld. Wanneer wordt overwogen deze verzamelingen via de website digitaal beschikbaar te stellen zal onderzocht moeten worden of geen inbreuk wordt gemaakt op het auteursrecht.

 

6. losse foto’s in enveloppen geordend op classificatiecode:

Door verschillende medewerkers zijn foto’s gemaakt van verschillende objecten en situaties. Deze zijn geordend op classificatiecode en daarna op alfabet.

 

7. luchtfoto’s:

Van de gemeente zijn in diverse jaren luchtfoto’s gemaakt van het grondgebied. Vanaf de jaren  1989 zijn de foto’s  aanwezig en voorzien van een ingang. Voor die periode zijn alleen de negatieven aanwezig en zijn geen indexen aanwezig.

 

Verwerving van archieven

Uit het Gelders Archief zijn de notariële archieven, de Doop-, Trouw en Begraafboeken en de huwelijksbijlagen verworven. In het Gelders Archief zijn nog meer archieven die betrekking hebben op de gemeente Putten. Getracht zal worden deze archieven in de archiefbewaarplaats van de gemeente Putten te krijgen. In het acquisitieplan wordt deze mogelijkheden meegenomen.

 

Overzicht cartografisch materiaal

Originele tekeningen, die niet in de dossiers worden opgeborgen, worden liggend opgeborgen in speciale tekeningenkasten in de archiefbewaarplaats. Grote luchtfoto’s worden op dezelfde manier opgeslagen.

 

Overzicht audiovisuele archiefbescheiden

De afdeling Interne Zaken is nog in het bezit van beeldmateriaal op tapes van verschillende systemen zoals: VHS, Betamax, VCR, KCR, Ampax en U-matic. Ook is de gemeente in het bezit van een aantal geluidsbanden met gesproken tekst. In de archiefbewaarplaats is een aparte verzameling van cd-roms en DVD’s. Het overzicht van deze gegevens is opgenomen in het DMS. De gemeente is niet in het bezit van alle afspeelapparatuur. Om deze archiefbescheiden raadpleegbaar te maken zullen ze overgezet moeten worden naar een drager die wel geraadpleegd kan worden. Daarbij moet dan ook meteen onderzocht worden hoelang deze gegevens op de dragers raadpleegbaar blijven. Actieplan 1.4.12 Overzetten beeld- en geluidsmateriaal.

 

Depotlijst
Er is een 'depotlijst archiefbewaarplaats Putten' samengesteld (41613) met een plattegrond van de ruimte waarin is aangegeven wat op welke plaats is weggezet, zowel per rek als per kast. Ook is een overzicht opgenomen van zowel het aantal in gebruik zijnde meters (onderverdeeld in dynamisch-, semi-statisch- en statisch archief) als het aantal meters dat is gereserveerd, maar ook wat nog vrij is. Jaarlijks wordt deze lijst geïnspecteerd op actualiteit.

 

 

 

 

Uitgelicht