2.9. Veiligheid

2.9 Veiligheid

 

Er gaat nog veel erfgoed verloren door toedoen van de eigen ambtenarij. We streven er naar om de documentstroom zo goed mogelijk te beheren. Door de documenten vast te leggen in Verseon is het beheer goed geregeld. De waarde van het erfgoed wordt vaak pas onderkend wanneer deze zaken opeens belangrijk worden. Bij de gemeente Putten zijn er verschillende regelingen gemaakt om te zorgen dat het cultureel erfgoed, dat door de afdeling Interne Zaken wordt beheerd, veilig en zo lang mogelijk geraadpleegd kan worden.

 

Calamiteitenplan

In 2008 is een calamiteitenplan opgesteld. Met het calamiteitenplan wordt beoogd om bij een calamiteit de schade aan ons cultureel erfgoed te beperken. Voor de nazorg is een overeenkomst met Documentenwacht afgesloten.

 

Back-up procedure

De huidige stand van zaken in de documentaire informatie voorziening is een hybride situatie. Steeds meer informatie is zowel digitaal als fysiek aanwezig. Voor de fysieke archiefbescheiden zijn duidelijke richtlijnen voor bewaring opgesteld. Normen voor het papier, de gebruikte toner, de archief-bewaarplaats etc. zijn in de Archiefwet vastgelegd. Voor digitale bescheiden zijn al wel normen vastgelegd waaraan de opslagmedia moeten voldoen bij overdracht naar de archiefbewaarplaats. Maar ook de digitale bescheiden, die nog niet overgedragen zijn, moeten goed worden beheerd, want het zijn archiefbescheiden. Omdat organisaties steeds meer afhankelijk worden van de beschikbaar-heid van digitale informatie zou het verliezen hiervan grote gevolgen hebben. Er zijn geen algemene richtlijnen voor het maken van een back-up en hoe deze opgeslagen moet worden. Voor het GBA zijn wel regels opgesteld voor een back-up procedure en de opslag daarvan. Deze procedure wordt jaarlijks getoetst in de externe audit van het GBA. Omdat er geen specifieke richtlijnen zijn hoe een back-up gemaakt moet worden, heeft de gemeente Putten voor alle programma’s en bijbehorende data dezelfde procedure genomen als die van het GBA. Ook is er een overeenkomst gesloten met het Computer Uitwijkcentrum om in noodsituaties toch gebruik te kunnen maken van de computers. Met deze maatregelen wordt voorkomen dat gegevens van bedrijfskritische applicaties verloren gaan bij een calamiteit. In het beveiligingshandboek ICT staan maatregelen om de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van gegevens en informatie zo te maximaliseren dat de bedrijfsvoering van de gemeente Putten gewaarborgd is. Ook zijn er maatregelen opgenomen over het gebruik van de ICT-hulpmiddelen en –gegevens (zie hoofdstuk 5).

 

De acties die in het kader van het gemeentearchief in de komende jaren ingezet worden, zijn opgenomen bij hoofdstuk 1.4.

 

Uitgelicht