3.1. DIV-structuur voorwaarde voor E-overheid (E-Government)

3.1. DIV-structuur voorwaarde voor E-Overheid (E-Government)

 

Een toekomstvaste en betrouwbare (elektronische) dienstverlening is niet te realiseren zonder dat de inrichting en het beheer van de (digitale documentaire) informatievoorziening adequaat is georganiseerd. Gemeente Putten heeft daartoe het digitale gedeelte van het DSP als  kennis- en handelingenbank in Verseon geïntegreerd. Ook het onderhoud van het DSP wordt binnen Verseon geregeld.

 

De neerslag van iedere behandelstap moet worden vastgelegd. Het beschrijven van behandel-processen houdt o.a. in de volgorde van de behandelstappen van het proces, wie is verantwoordelijk, de behandeltermijn, kortom de metagegevens  van een document. Ook het vastleggen van versiebeheer van het document (inhoudsgegevens) is van groot belang.

 

Een ander belangrijk aspect om de doelstellingen te realiseren, is het inzetten van Verseon als midoffice-pakket. Ook als er sprake is van tekstverwerkingssystemen of andere specifieke applicaties met specifieke bestandsformaten, moeten de daarin voorkomende gegevens zorgvuldig worden beheerd. De digitale documenten of records moeten, zolang ze bewaard moeten worden, toegankelijk en raadpleegbaar zijn. Dit kan wel honderd jaar zijn en dit stelt niet alleen onze organisatie voor een behoorlijke uitdaging om dit te realiseren.

Honderd procent zekerheid over het kunnen waarborgen van digitale informatie is er niet. Desondanks wordt toch gestart met digitale dienstverlening. De maatschappij en de techniek houden over het algemeen weinig, of geen, rekening met het feit dat aan het bewaren en behouden van informatie hoge eisen worden gesteld. Vanuit dat oogpunt wordt door de meeste archiefdiensten liever een afwachtende houding aangenomen. Deze houding is echter, ook volgens de Rijksarchiefinspectie, niet langer verantwoord.

In veel gevallen is het nog niet mogelijk om volledig digitaal te gaan werken, maar er zijn ook initiatieven en gewijzigde inzichten die het mogelijk maken om een deel van de gemeentelijke taken wel volledig digitaal aan te bieden.

 

De gemeente Putten heeft ervoor gekozen om stapsgewijs de digitale dienstverlening uit te breiden. DIV en archief proberen om de waarborgen voor het archief- en informatiebeheer in het begin al goed te regelen zodat men in de toekomst niet voor verrassingen (en hoge kosten) komt te staan.

Door de komst van DigiD is het mogelijk om veel gemeentelijke producten digitaal aan te bieden, met voldoende authenticatie-waarborgen, via de gemeentelijke website. Het eerste product, uittreksel gemeentelijke basisadministratie, wordt inmiddels op deze wijze aangeboden.

 

Door structurering van documentgegevens in het DSP kan ook informatie gegenereerd worden om aspecten van de bedrijfsvoering te monitoren en managementinformatie te leveren. Door veranderende omstandigheden, o.a. maatschappelijke druk, is er binnen organisaties een toenemende wens om prestaties meetbaar te maken. De vrijblijvendheid neemt af, ontwikkelingen moeten, indien mogelijk, ondersteund worden door cijfers. Een kwalitatief hoogwaardige informatievoorziening kan hierin een bijdrage leveren. Bijvoorbeeld over het aantal zaken in behandeling of informatie over de behandeltijd, kunnen inzichtelijk worden gemaakt.

 

Conclusie: de basis voor de (elektronische) dienstverlening is een uniforme (digitale documentaire) infrastructuur voor het beheren van informatie. De basis is gelegd in het DSP en meer in het bijzonder in de kennis- en handelingenbank van de gemeente Putten. De gegevens van het DSP staan in paragraaf 3.7. Het Puttense model van het DSP is opgebouwd volgens de principes van archiefvorming zoals die zijn vereist in wet- en regelgeving en in onze organisatie worden toegepast.

Uitgelicht