3.2.1 Kennis- en handelingenbank en de opbouw Verseon

3.3.  Kennis- en handelingenbank en de opbouw Verseon

Verseon is een Elektronisch Document Management Systeem (EDMS) en het midoffice.

In de gemeente Putten wordt zaaksgewijs geordend en geregistreerd.
Een van de veel gebruikte omschrijvingen van een zaak is de omschrijving zoals die door GFO Zaken is geformuleerd. “Een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden”.
Een zaak, vanuit dit oogpunt, wordt in Verseon geregistreerd als één of meerdere producten met bijbehorende documenten. Dat één ‘archiefwet-zaak’ meerdere producten kan opleveren is het gevolg van de aparte status die we hebben gegeven aan het besluitvormingproduct, het bestuurlijk behandelvoorstel.

De start van een zaak wordt geïnitieerd door het vastleggen van een product. Hierbij wordt het proces gestart. Tijdens de behandeling van een zaak kunnen documenten en bestuurlijke behandelvoorstellen worden toegevoegd. Wanneer een zaak is afgehandeld wordt het proces gestopt. 

Door een trefwoord aan het product toe te kennen, wordt een link gelegd naar de kennis- en handelingenbank. Door de koppelingen met de kennis- en handelingenbank wordt het volgende  bepaald: het proces en de afhandeldatum. Ook wordt er door het toekennen van het trefwoord al een relatie gelegd naar het fysieke dossier. De gehele DSP is geïntegreerd in Verseon. In Verseon kan tussen elk attribuut een relatie worden gelegd.

 

Uitgelicht