3.2. Samenstelling kennis- en handelingenbank

3.2. Samenstelling kennis- en handelingenbank

 

Het hart van het Puttense model van het DSP is de kennis- en handelingenbank. Hierin worden op een eenduidige en gestructureerde manier metagegevens van onze organisatie vastgelegd met o.a. als doel de archiefbescheiden in goede, toegankelijke en geordende staat te brengen en te bewaren.

De kennis- en handelingenbank is een gestructureerde verzameling van procedures, werkprocessen, verantwoordelijkheden en handelingen. Om een gedetailleerd overzicht te krijgen van de handelingen van onze organisatie is het trefwoord als uitgangspunt gekozen voor ontsluiting.

 

Het trefwoord is in onze organisatie een synoniem voor een zaak en een proces. Door deze keuze is het noodzakelijk dat controle hierop plaatsvindt om te voorkomen dat iemand onderwerpen anders benoemt dan is afgesproken en daardoor op termijn documenten terug vindbaar blijven. Trefwoorden zijn en worden in overleg met de afdelingen vastgesteld en per afdeling bijeen gebracht op de zgn. afdelingskaart met kennis- en handelingenbank metagegevens. De dossiervormers hebben een adviserende en controlerende functie wat betreft het opnemen van trefwoorden in de handelingenbank.

 

Door de controlefunctie kan de kennis- en handelingenbank actueel worden gehouden. De beschrijving van de gebruikte controles zijn opgenomen in het Kwaliteitshandboek/AfdelingsWerkWijzer Interne Zaken.

De controles zijn met name gericht op het begin en het eind van het proces. Bij de controles aan het begin van het proces staat "een goed begin is het halve werk" centraal. De controles aan het eind van het proces zijn er op gericht om te controleren of de werkzaamheden zijn uitgevoerd volgens gemaakte afspraken. Door deze controles wordt de kwaliteit van het archief verhoogd. Door deze waarborgen is het informatie- en archiefbeheer betrouwbaar.

 

De kennis- en handelingenbank is niet alleen maar een opsomming van alle trefwoorden. De kennis- en handelingenbank is geïntegreerd in Verseon. In het midoffice-pakket (Verseon) worden relaties gelegd naar andere systemen.

Trefwoorden staan niet op zichzelf en worden getoond in relatie met andere gegevens. Deze metagegevens hebben betrekking op een drietal deelgebieden nl. de begroting, archivistische- en afdelingsgegevens. De kennis- en handelingenbank is het fundament onder het informatiebeheer.

 

Kwaliteitscontrole

Uitgelicht