3.6 AO-omschrijvingen

3.6 AO-omschrijvingen

 

Om efficiënter en effectiever te kunnen werken, zijn en worden werkprocessen en werkinstructies met synchroon daaraan de daarbij behorende documenten en besluitvorming vastgelegd.

Als men de context van een document wil begrijpen, het ontstaan van archiefdocumenten wil bepalen en wil weten in welke systemen de archiefbestanden zitten, dan is het noodzakelijk dat er werkprocessen zijn vastgelegd.

 

In de ministeriële regeling 'geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden' worden werkprocessen en archiefbescheiden onlosmakelijk met elkaar verbonden.

 

De gemeente Putten heeft een aantal werkprocessen beschreven.

In 2006 zijn door Deloitte ook een tiental processen beschreven en ook deze zijn opgenomen.

In het procesbeschrijvingsprogramma Protos zijn alle aanwezige AO-beschrijvingen, proceskaarten en procedures op eenzelfde manier vastgelegd. Er zijn afspraken vastgelegd hoe een proces wordt beschreven in Protos.

Als een proces nog niet is ingericht in Verseon wordt gebruikgemaakt van een documentflow. Dit houdt in dat de stroom documenten gestuurd wordt. In het proces betaling facturen wordt er gebruikgemaakt van een workflow. De facturen worden volgens een vooraf vastgesteld proces gestuurd. In het proces worden de facturen voorzien van boekingsregels, geaccordeerd, gecontroleerd en betaalbaar gesteld.

Samengevat kan worden gesteld dat met behulp van deze kennis- en handelingenbank een flexibel instrument is ontwikkeld, waarbij het traditionele archiefbeheer wordt verlegd naar toekomstgericht informatiebeheer. Het archief en informatiebeheer sluiten dan aan op de NUP-vereiste.

Uitgelicht