4.3. Substitutie, migratie en conversie

4.3 Substitutie, migratie en conversie

 

Met de toenemende digitale afhandeling van processen worden migratie, conversie en substitutie niet te onderschatten werkzaamheden. De verschillende documentstromen die fysiek of digitaal kunnen zijn moeten worden ondergebracht in eenzelfde dossier. Als documenten digitaal binnenkomen terwijl de beslissing wordt genomen op een papieren reproductie is het de vraag welk van de twee documenten leidend is. We zullen afspraken over substitutie moeten vastleggen die goedgekeurd moeten worden door Gedeputeerde Staten. Dit heeft jaarlijkse audits op het (digitale) informatiebeheer tot gevolg. Datzelfde geldt voor conversie en migratie.
Migratie, conversie en substitutie zijn drie verschillende zaken die met betrekking tot het informatie- en archiefbeheer tot gevolg moeten hebben. dat wanneer deze acties worden uitgevoerd. de informatie betrouwbaar, terugvindbaar en niet veranderd zijn. Belangrijk bij deze actie is dat er een goede procedure aanwezig is en dat deze geaudit wordt op het informatiebeheer. Onlangs heeft de Provinciale Archiefinspectie dit ook laten weten in haar advies over de archiveren m.b.t. de WABO (172017).

 

Substitutie

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft de gemeente de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. De wet maakt onderscheid in vervanging van documenten die voor blijvende bewaring in aanmerking komen en die welke op enige termijn voor vernietiging in aanmerking komen. Voor deze twee categorieën stukken moeten verschillende wettelijke procedures worden gevolgd. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet (artikel 1.c.4, Archiefwet 1995). Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Voor de vervanging van blijvend te bewaren bescheiden is een machtiging van Gedeputeerde Staten nodig.

 

Geen toestemming van Gedeputeerde Staten is nodig wanneer documenten, die niet voor permanente bewaring in aanmerking komen, worden vervangen. Wel zal de organisatie moeten kunnen waarborgen dat de digitale documenten over de bewaarperiode alle kenmerken moeten blijven behouden zoals in de regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden is uitgewerkt. Gedeputeerde Staten van Gelderland heeft op 20 februari 2009, nr. 2009/39 de Beleidsregel vervanging blijvende bewaring archiefbescheiden Gelderland vastgesteld. Hierin worden modellen en richtlijnen gegeven waaraan een machtigingsverzoek moet voldoen.

 

De afdeling Financiën is in oktober 2009 begonnen met het digitaliseren van alle facturen en deze ook op een digitale wijze af te doen. Op 1 januari 2010 zullen zij officieel overgaan tot het digitaal verwerken van alle facturen. Het ‘rondpompen’ van papieren facturen behoort daarmee tot het verleden. De originele fysieke facturen worden op een eenvoudige wijze gearchiveerd. Na verloop van de bewaartermijn (7 jaar) zullen zowel de fysieke als de digitale documenten worden vernietigd. Digitale documenten zijn op dit moment niet leidend, omdat we nog niet aan de eisen kunnen voldoen die genoemd worden in de provinciale regelgeving (e-depot). Er is daarom bewust gekozen om niet aan substitutie te doen.

 

Conversie en migratie

Voor digitale archiefbescheiden zijn extra maatregelen in de wetgeving opgenomen om te voorkomen dat, als gevolg van wijziging van besturingsprogrammatuur of toepassingsapparatuur, niet langer kan worden voldaan aan de eisen die de wetgever stelt. Iedere zorgdrager heeft daarom de plicht te zorgen dat, indien nodig, conversie  of migratie  plaatsvindt. Indien conversie of migratie van archiefbescheiden plaatsvindt, dient in een verklaring gespecificeerd te worden aangegeven om welke bescheiden het gaat en hoe getoetst is dat aan de regelgeving van conversie en migratie is voldaan.

Bij conversie en migratie zijn de eisen beschreven in de ministeriele regelgeving art 11 en 12 van het archiefbesluit  De procedure van de migratie moeten dan voldoen aan de eisen van digitale duurzaamheid, zoals die vervat zijn in de ministeriële regelingen duurzaamheid, geordende en toegankelijke staat, NEN 2082, NEN-ISO 15489 en NEN-ISO 23081-1.  Ook alle software, handelingen en procedures die hiermee samenhangen moet voldoen aan bovengenoemde eisen.

Hierbij moet gedacht worden aan:

- authentiek;

- betrouwbaar;

- integer;

- bruikbaar;

- uitvoerbaar;

- visualiseerbaar;

- standaarden;

- metadata;

- duurzaamheid.

 

Afdeling IZ zal voor migratie, conversie en substitutie een procedure opstellen waarin een checklist is opgenomen en eisen die aan audit t.b.v. archief en informatiebeheer gesteld moeten worden.

 

Wanneer archiefbescheiden op optische schijven of elektromagnetische materialen verloren dreigen te gaan of niet meer leesbaar worden, moeten ze worden overgezet op nieuwe dragers.

Voorbeelden zijn: verandering van programmatuur, ontbreken van de benodigde afspeel apparatuur.

Onder optische dragers wordt onder andere verstaan: Compact Disk, optical disk, Cd-rom en WORM schijf. Bij elektromagnetische dragers wordt gedacht aan onder andere diskettes, computertapes, videobanden, cassettebanden en harde schijven.
 

 

 

Conversie is in feite migratie vanuit een leverancierseigen (vaak gesloten) bestandsformaat naar een open standaard. Bijvoorbeeld van Word 2002 naar PDF of XML.

Migratie is gebruikelijke manier om digitale veroudering aan te pakken. Bestanden worden overgezet van een oud bestandformaat naar een nieuw. Bijvoorbeeld van Word 95 naar Word 2002.

Uitgelicht