5.1 Zorgplicht

5.1. Zorgplicht

 

In de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995 ligt de verantwoordelijkheid vast om de goede, geordende en toegankelijke staat van archieven te waarborgen. In Artikel 3 van de Archiefwet wordt die verantwoordelijkheid voor overheidsorganen als volgt omschreven: "de onder hen rustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden".

 

Onder archiefbescheiden wordt verstaan: bescheiden, ongeacht hun vorm, door overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard daaronder te rusten. Archiefbescheiden bevinden zich niet alleen, zoals de term doet vermoeden, in het archief. Ook documenten, bestanden etc. die in behandeling zijn bij een medewerker zijn archiefbescheiden.

Naast de 'Regeling geordende en toegankelijke staat' is ook de 'Regeling duurzaamheid archiefbescheiden' vastgesteld, hierin is opgenomen aan welke eisen de materialen moeten voldoen waarop archiefbescheiden dienen te worden opgeslagen. De opslagmedia van de huidige digitale bestanden vallen onder deze Regelingen.

 

Uitgelicht