5.2 Het bewaren van digitale archiefbescheiden

5.2. Het bewaren van digitale archiefbescheiden

 

Iedereen is zo langzamerhand wel overtuigd van de voordelen van een digitale overheid, maar de problemen ervan zijn soms moeilijk te onderkennen of aan te pakken. Meer digitale transacties tussen de burger en de overheid betekent een omvangrijke omslag in het stelsel van frontoffice, midoffice en backoffice  Dit vereist een grote inspanning op het technische vlak, maar vereist ook een grote inspanning voor het archief en informatiebeheer. Naast het goed functioneren van de midoffice is de transparantie in het werk en de blijvende toegankelijkheid van informatie een probleem dat dringend oplossing behoeft.

De overheid heeft met papieren documenten en registraties enkele eeuwen ervaring opgebouwd. Digitale documenten kent zij echter pas sinds enkele decennia. Door de specifieke eigenschappen van digitale documenten kan de papieren oplossing niet worden gebruikt, omdat op bepaalde punten digitale informatie wezenlijk anders is dan papieren informatie. Digitale documenten hebben bijvoorbeeld geen vaste vorm en zij worden vaak gemaakt door verschillende personen.

 

Tegenwoordig beschikken overheidsmedewerkers dankzij de ICT over allerlei nieuwe mogelijkheden om documenten te maken, variërend van tekstbestanden, e-mailberichten, beeld- en geluidsbestanden tot spreadsheets en databases. Daarbij lijkt het beheer van die documenten steeds verder onttrokken te worden aan het toezicht van de daarvoor verantwoordelijke afdeling. Reconstructie van processen wordt daardoor lastig. Denk bijvoorbeeld aan het gemak waarmee e-mails weggegooid worden.

 

De bestaande procedures en regels voor papieren documenten worden vaak niet toegepast op digitale documenten, die daardoor een riskant bestaan leiden. Regelmatig worden computers, harde schijven of volledige softwareprogramma´s, met bijbehorende gegevens vervangen, waarbij de drempel om bestanden te vernietigen laag is. In het rapport van de rijksarchiefinspectie 'De dementerende overheid?' wordt dit ongeoorloofd verwijderen van informatie aangeduid met de term: 'Informatiegaten'.

Het beheren van digitale documentaire informatie wordt ook wel recordmanagement genoemd. Een veel gebruikte definitie voor recordmanagement is: management voor efficiënte en systematische controle over het opmaken, ontvangen, onderhouden en de schoning van archiefbescheiden inclusief de processen voor het vastleggen en het onderhouden van bewijs van en informatie over bedrijfsactiviteiten en transacties van digitale archiefbescheiden.

 

Zoals reeds eerder genoemd, wordt het bewaren van digitale archiefbescheiden wereldwijd gezien als een groot probleem. Ook in het digitale tijdperk moeten documenten worden gemaakt die de tand des tijds kunnen doorstaan. De oorzaak hiervan is gelegen in de snelle ontwikkelingen in de informatie- en communicatietechnologie, die alle opgeslagen informatie snel laat veranderen en ontoegankelijk maakt, indien er niet tijdig maatregelen worden genomen.

 

De Rijksoverheid is zich ook terdege bewust van de moeilijkheid om digitale informatie langdurig te bewaren. In juni 2006 presenteerde het kabinet de nota: 'Informatie op orde, kabinetsvisie op de vindbare en toegankelijke overheidsinformatie'. Eén van de acht actielijnen heeft de doelstelling om een elektronisch-depot (e-depot) te realiseren. Informatie die wordt opgeslagen in dit e-depot zal voldoen aan de regeling duurzaamheid archiefbescheiden.

 

Het LOPAI (Landelijk Overleg Provinciale Archiefinspecteurs) heeft in samenwerking met Het Expertise Centrum (HEC) een toetsingskader ontwikkeld verwoord in ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot. De Koninklijke Bibliotheek, het Nationaal Archief en het Gemeentearchief Rotterdam werken aan een eigen depot. Het is nog onduidelijk in welke richting de ontwikkelingen zullen gaan en hoeveel e-depots er uiteindelijk zullen komen. Met ED3, Eisen Duurzaam Digitaal Depot, denkt het LOPAI in elk geval een instrument en terminologie aan te bieden voor de bewustwording over en de opbouw, ontwikkeling en toetsing van de kwaliteit van e-depots. Het e-depot bevindt zich op het snijvlak van archief en ICT en dat noodzaakt tot samenwerking tussen deze twee werelden. Er kan niet genoeg nadruk op gelegd worden, dat niet alleen de archiefwaardigheid (metadata) van bestanden - een voor archivarissen vertrouwd onderwerp - maar ook het behoud ervan door een stevige ICT-infrastructuur essentieel is voor een e-depot.

 

Ondanks de onzekerheden heeft gemeente Putten niet afgewacht. Niets doen zorgt er immers voor dat de hoeveelheid ongestructureerde digitale informatie toeneemt en steeds meer digitale informatie verloren gaat. Tevens ontstaat er kennisachterstand. Voorlopig is er gekozen om digitale informatie op te slaan op CD/DVD of informatie die digitaal is af te drukken op papier bijvoorbeeld het printen van ingekomen e-mails.

De oplossing van een e-depot zal nog een grote inspanning van de organisatie zowel in personeel als financieel opzicht eisen. De ontwikkelingen op dit gebied worden gevolgd. Mochten de ontwikkelingen gevolgen hebben voor de organisatie dan zal de archivaris hierover adviseren.

 

Uitgelicht