5.3 Opslag van bestanden

5.3 Oplag van bestanden

 

In artikel 6 van de 'Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden' zijn voor digitale bestanden reeds een aantal standaard opslagformaten aangegeven. Dit zijn de formaten waarin digitale archiefbescheiden moeten worden aangeleverd op het moment van overbrenging. Voor tekstbestanden wordt PDF of XML aanbevolen.

Voor lang niet alle digitale archiefbescheiden is al een standaard vastgesteld. Door het grote marktaandeel dat Microsoft heeft kan worden gesteld dat bestanden die compatibel zijn met Microsoft programmatuur voorlopig de beste waarborg garanderen om te voldoen aan de huidige wet- en regelgeving.

Voor de opslag van archiefwaardige documenten gaat de archiefwetgeving gaat op dit moment uit van PDF-A-bestanden. Voor koppelingen tussen gegevensbestanden wordt steeds meer uitgegaan van de XML-taal.

 

PDF staat voor portable document format. Documenten die zijn opgeslagen in dit formaat zijn niet meer wijzigbaar. De nadruk ligt op behoud van visuele integriteit.

 

XML staat voor eXtensible Mark-up Language, een op tekstkarakters gebaseerde opmaaktaal voor het verrijken van data met informatie over structuur en betekenis.

XML is platformonafhankelijk en kan zowel door mens als machine worden gelezen met behulp van een eenvoudige tekstverwerker. Om deze redenen is XML geschikt voor digitale bewaring. Doordat XML niet afhankelijk is van een bepaalde combinatie van hard- en software is het formaat duurzamer dan menig commercieel bestandsformaat. Het aantal conversies zal dus veel geringer zijn, en daarmee de kans dat de authenticiteit van het digitale document nadelig wordt beïnvloed. Of XML daadwerkelijk het formaat gaat worden voor het opslaan van digitale bestanden is nog niet zeker. De ontwikkelingen op het gebied van ICT gaan zeer snel. Veel moet in de komende jaren nog verder ontwikkeld worden aan de hand van nieuwe inzichten en ervaringen in de praktijk. Ook de te verwachten wijzigingen in de archiefwetgeving, maakt verdere ontwikkeling noodzakelijk. Op basis van alle bouwstenen, zoals de door de rijksoverheid binnenkort te ontwikkelen Baseline, de implementatie van (inter)nationale standaarden en de invoering van de aangepaste archiefregelingen, zal dit uiteindelijk moeten leiden tot een vast kader voor de beheersomgeving tijdens de gehele levenscyclus van digitale archiefbescheiden.

 

Naast het opslagformaat dient ook een keuze te worden gemaakt voor het opslagmedium. Bij de keuze van opslag dient rekening gehouden te worden met de duurzaamheid van het opslagmedium. In Hoofdstuk 4 wordt aandacht geschonken aan de regeling die van toepassing is op duurzaamheid van de opslagmedia.

De ontwikkelingen op dit gebied dienen goed te worden gevolgd. Zodra hier meer over bekend is, zal de archivaris eisen stellen aan de programmatuur en de apparatuur. Dit om te bewerkstelligen dat de informatie die nu reeds digitaal aanwezig is ook in de toekomst beschikbaar en toegankelijk blijft.

 

Uitgelicht