Substitutie

De gemeente Putten heeft als eerste Gelderse gemeente een machtiging tot vervanging (substitutie) van te bewaren archiefbescheiden ontvangen. De machtiging is, in eerste instantie met terugwerkende kracht vanaf 1 oktober 2010, van toepassing op documenten die binnen het proces van de Wet algemene bepaling omgevingsrecht (Wabo) vallen. Dit betekent dat Putten de kwaliteit van de digitale archivering zo op orde heeft dat fysieke (papieren) Wabo-documenten mogen worden vervangen door digitale documenten in Verseon (Circle Software).

 

Voor dit proces heeft de gemeente Putten, onder deskundige begeleiding, een handboek opgesteld. Hier kunt u het handboek downloaden ter inzage.Het handboek is geheel op maat gemaakt voor de gemeente Putten. Het handboek ‘kopiëren, knippen en plakken’ raden wij af, omdat elke  overheidsorganisatie net weer even anders werkt. Het traject van de substitutieaanvraag omvat meer dan alleen een handboek, ook moet bijvoorbeeld aanpassing en afstemming van de werkprocessen hebben plaatsgevonden. Het is nodig om bij de aanvraag van een machtiging de zaken goed geborgd te hebben in uw eigen organisatie. Gemeente Putten heeft ervaren dat, met de specifieke kennis en ervaring van Doxis Informatiemanagers, de aanloop naar, en realisatie van de machtiging goed en snel en in prettige samenwerking te realiseren is.

Uitgelicht