2. Organisatie

Het gemeentearchief is een onderdeel van de afdeling Interne Zaken van de sector Middelen.

 

Werkzaamheden

 

Eén van de eerste zaken die zijn aangepakt was het inventariseren van de werkzaamheden die ons stonden te wachten in de vorm van een overzicht waarin de verschillende taakgebieden van de archivaris worden opgesomd met vermelding van wat er reeds was gebeurd en wat nog uitgevoerd of georganiseerd moest worden.
Dit overzicht kreeg een vervolg in de beleidsnota "Archiefbeheer, stand van zaken 2007" waarin de bestaande knelpunten werden gedefinieerd, werd aangegeven hoe wij aan de invulling van gekwalificeerd archiefbeheer vorm wilden geven en werden beleidslijnen uitgezet naar de toekomst. In een bijlage werd een eerste aanzet gegeven voor een gedetailleerde uitwerking van de plannen.

 

In de beleidsnota "Duurzaamheid archiefdragers" werd ingegaan op de wijze waarop in de toekomst moet worden omgegaan met de houdbaarheid van alle soorten archiefdragers als papier, microfilms en optische- en elektromagnetische dragers.Met de komst van de nieuwe archivaris worden deze nota's op hun actualiteit gecontroleerd en omgevormd tot een "Werkplan gemeentearchief". Als onderdeel van het Kwaliteitshandboek Interne Zaken werd ten behoeve van de eigen werkorganisatie een "WerkWijzer Gemeentearchief" samengesteld, waarin afspraken en werkwijzen zijn vastgelegd.

 

Foto van de bezoekersruimte

Publieksruimte

De werkruimte voldeed nog niet aan de eisen die de organisatie stelt aan een bezoekersruimte. Door een andere indeling voor de bezoekers is de ruimte aangepast aan de huidige eisen. De mappenlift naar Interne Zaken is in gebruik genomen en voldoet aan de Arbo-eisen.

 

Medewerkers
Nadat de gemeente per 1-1-2007 afscheid had genomen van het Streekarchivariaat Noordwest-Veluwe moesten wij zelfstandig gekwalificeerd archiefbeheer nader invullen.Binnen de bestaande personeelsbudgetten is een oplossing gevonden om aan de wettelijke eisen te kunnen voldoen.

  • Op 1 augustus kwam Anneke Heemskerk-Beers in dienst als parttime archiefmedewerker. Zij zal met name ingezet worden bij de dienstverlening en is begonnen met de opleiding Archiefassistent aan de Archiefschool te Amsterdam en slaagde reeds voor de eerste module.
  • Op 1 oktober 2007 trad Jaap Smit in dienst als archivaris (gekwalificeerd archiefbeheerder) van de gemeente Putten.
  • Van 1 januari t/m 30 september werden zijn taken, zoveel als mogelijk was, waargenomen door Louis Godschalk. Hij verzorgde ook de samenstelling van dit jaarverslag.
  • Wil Kok-Evers verzorgde vanaf maart 2007 de inbreng van gegevens voor het websitegedeelte Gemeentearchief, die op 23 april 2007 de lucht in ging.
  • Otto Ottens was als stagiair behulpzaam bij (een groot aantal) verschillende werkzaamheden, w.o. inventarisatie en educatie.

 

Vrijwilligers

Op verschillende fronten wisten wij ons verzekerd van medewerking van diverse personen op vrijwillige basis. Met hen is op gezette tijden overleg over de voortgang van de werkzaamheden. Aan de ontsluiting van een particuliere collectie werd op vrijwillige basis door de heren J. van Hell en A. Klaassen in totaal 200 uren besteed.

Uitgelicht