3. Dienstverlening

Informatiefolders

Eén van onze uitgangspunten was de dienstverlening aan het publiek goed te organiseren. Met voorrang zijn de, door ons in het verleden al eens gemaakte, Informatiefolders Genealogie totaal herzien en aangevuld. Er is gekozen voor één folder die zowel voor de startende als voor de iets gevorderde onderzoeker een handvat biedt, voordat men een eerste bezoek aan een archief brengt. Deze folder heeft hiermee een formeel karakter gekregen. In de toekomst zullen meer folders ontwikkeld worden, met name ook gericht op de ontsluiting van de lokale geschiedenis.

 

Bezoekersreglement

Om orde en regel in de werkruimte/bezoekersruimte/studiezaal te waarborgen is een bezoekersreglement opgesteld, zodat de bezoekers weten waar zij aan toe zijn en wat zij kunnen verwachten. Ook biedt het ons een handvat om bezoekers, indien nodig, aan te spreken op mogelijk ongewenst gedrag.

 

Bezoekregistratie

De wijze van registratie van bezoekers, van de gepleegde telefoontjes en de beantwoorde correspondentie is gemoderniseerd en wordt van dag tot dag bijgehouden. Aan het eind van het jaar worden daaruit de gegevens gehaald t.b.v. het jaaroverzicht.

 

Bezoek

Er werd in 2007 448 maal een bezoek aan het archief gebracht.

  • Hierbij is meegeteld het wekelijkse bezoek van de 9 personen tellende werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap.
  • Niet meegeteld zijn de 400 bezoekers aan de tentoonstelling genealogie (zie hoofdstuk 4).

 

Schriftelijk

In 2007 werd 134 maal schriftelijk gecommuniceerd inzake informatie uit het archief.

 

Telefoon

Er werd in 2007 62 maal telefonisch informatie verstrekt, dan wel mensen te woord gestaan voor een afspraak.

 

Onderstaand het overzicht van de geregistreerde informatieaanvragen:

Nadere omschrijving 

Bezoekers 

Bezoeken 

Inlichtingen 

Genealogisch

64

416

67

Cultuurhistorisch onderzoek 

32

32

136

Totaal

96

448

203

 

 

Nadere Specificatie

Aantal

Nadere specificatie

Aantal

Schriftelijk

138

Foto's

14

Telefonisch

66

Genealogie

483

Bezoeken

447

Cultuur/Historie

72

Totaal

651

Bevolkingsadministratie

65

 

 

Tweede Wereldoorlog 

17

 

 

Totaal

651

 

Hulpmiddelen

Op 23 april 2007 werd de website Gemeentearchief met een feestelijk tintje in gebruik-genomen. Hiermee denken wij een groot publiek van dienst te kunnen zijn en in de praktijk is die verwachting al uitgekomen, want er zijn al diverse reacties geweest in de vorm van verzoeken om nadere informatie nadat men de website had geraadpleegd. De website van de gemeente Putten heeft een rechtstreekse link naar het gedeelte over het Gemeentearchief. Deze wordt door één van de medewerkers van Interne Zaken, onder inhoudelijke begeleiding van de archivaris, bijgehouden. Aanlevering van informatie komt van de medewerkers Gemeentearchief en van leden van het Puttens Historisch Genootschap. Laatstgenoemde heeft aangegeven, en inmiddels laten blijken, dat men volop mee wil doen aan het toegankelijk maken van historische informatie aan de moderne burger. De leden van de werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap maken gebruik van een eigen computer met een aparte applicatie. Het is hun toegestaan om gebruik te maken van één van de computers in de bezoekersruimte, waardoor zij gebruik kunnen maken van de openbare informatie. Voor datzelfde doel is voor de bezoekers aan het archief een computer beschikbaar. 

 

Om de bezoekers voorts optimaal te kunnen bedienen heeft het gemeentearchief lees- en afdrukapparaten ter beschikking ten behoeve van microfiches. Op deze wijze is het mogelijk om aan de toenemende publieke behoefte aan kopieën van archiefbescheiden, waaronder akten van de Burgerlijke Stand en uittreksels uit het Bevolkingsregister, te kunnen voldoen.

Uitgelicht