6. Materieel Beheer

Depotbeheer/archiefbewaarplaats

De gemeente Putten beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats. Bij de verbouwing van deze archiefbewaarplaats in 2003 is nauw overleg gepleegd met de Provinciale  Archiefinspectie, waardoor is voldaan aan de meest recente aangescherpte kwaliteitseisen. Uiteraard stellen wij alles in het werk om de voorziening goed op peil te houden.

 

Foto van archiefruimteEr is een depotlijst opgesteld, waarin per rek (zelfs per kolom) is terug te lezen wat daar is weggezet. Aan het eind bevindt zich de verdeling van de beschikbare ruimte per soort archief. Voor de komende jaren is voldoende ruimte aanwezig om te voldoen aan toekomstige acquisitiemogelijkheden. De lijst wordt jaarlijks geïnspecteerd en waar mogelijk vindt ook tussentijds vernietiging plaats.

 

 

Voorzorgsmaatregelen

Ten behoeve van een goede klimaatbeheersing worden temperatuur en luchtvochtigheid gemeten en geregistreerd.Hoewel van aanwezigheid van zilvervisjes of ander ongedierte in de archiefbewaarplaats niets is gebleken en het klimaat ook niet geschikt is voor hen om te gedijen, is uit voorzorg op een aantal plaatsen anti-mot papier neergelegd wat regelmatig wordt vervangen. Dit na overleg met een restauratiebedrijf.  Gebleken is n.l. dat de tot nu toe gebruikte lokdoosjes niet geschikt waren. Er wordt landelijk onderzoek gedaan naar de ontwikkeling van lokstof (feronoom). Door de afdeling Openbare Werken worden wij op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen. Tweemaal per jaar vindt schoonmaak plaats door Asito (onder ons toezicht) en volgens door ons opgestelde regels. De brandblussers in en nabij de archiefbewaarplaats worden jaarlijks, door tussenkomst van Gebouwenbeheer, gekeurd.

 

Calamiteitenservice

Om verzekerd te zijn van deskundige eerste bereddering bij waterschade of andere calamiteiten is het gemeentearchief aangesloten bij de Calamiteitenservice van de Documentenwacht. Deze voorziet niet alleen in een 24-uurs service voor ondersteuning bij een calamiteit, ook kan voor veel andere zaken op het gebied van de kwaliteitszorg voor het archief gebruikt worden gemaakt van de diensten.

 

Calamiteitenplan

Met betrekking tot het calamiteitenplan is een notitie in de maak die begin 2008 wordt aangeboden aan burgemeester en wethouders. Er is al een aantal zaken afgedicht, zodat in geval van nood is voorzien in de nodige maatregelen.

 

Foto van klimaatsysteem

Restauratie

In verband met reeds eerder geconstateerde schade heeft de fa. Sterken te Beekbergen op ons verzoek in 2007 offerte uitgebracht voor herstelwerkzaamheden. Reeds in dit verslagjaar zijn de eerste noodzakelijke restauratiewerkzaamheden uitgevoerd. In 2008 willen wij nader onderzoek laten doen naar (de noodzaak van) verzuringbestrijding.

 

Kaartmateriaal en luchtfoto's

In 2007 is begonnen met inventarisatie van de inhoud van alle kaartenkasten in de organisatie. Het doel daarvan is te scheiden wat moet worden bewaard en wat voor vernietiging in aanmerking komt. Gelet op de omvang van dit project zal dit in 2008 worden voortgezet. Inmiddels is de eerste inventarisatie afgerond. Ook wordt onderzoek gedaan naar een verantwoorde opslag van kaartmateriaal. Daarvoor is al een extra ladekast in de archiefbewaarplaats geplaatst voor platte opberging.

Uitgelicht