8. Inspectie

Gemeentearchivaris/beleidsmedewerker

De met ingang van 1 oktober 2007 in dienst getreden gemeentearchivaris is tevens aangesteld als beleidsmedewerker. Vanuit bedrijfseconomisch oogpunt bezien, is daarmee de archivarisfunctie al direct bij het begin van de werkprocessen ingeschakeld en wordt gewaarborgd dat informatie op de meest effectieve en efficiënte manier wordt opgeslagen, bewaard en/of (op termijn) vernietigd. Ter voorkoming van informatiegaten kan de archivaris in deze constructie meedenken en meewerken in het aangeven van structuren in het archiveringssysteem, het borgen, implementeren, disciplineren en beoordelen van o.a. een archiveringssysteem, het opstellen van handleidingen en protocollen en het toezien op de naleving ervan. Daarbij is ook het vaststellen van archiefwaardigheid (recordness) van documenten en het garanderen van de relatie tussen documenten en werkproces van belang. 

 

Inspectietaken

Volgens artikel 32 lid 2 van de Archiefwet 1995 oefent de gemeentearchivaris toezicht uit op het beheer van de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats.

 

Archiefruimten

Er zijn inspecties uitgevoerd bij de archieven van:

  1. de afdeling Werk, Zorg en Inkomen (WZI);
  2. de afdeling Welzijn en Burgerij  (WB) en
  3. de afdeling Bestuur, Personeel en Organisatie (BPO). 

 

ad 1. De inspectie bij de afdeling WZI gaf voorlopig geen aanleiding tot het verstrekken van adviezen.

ad 2. In het afgelopen jaar is besloten om het beheer van de persoonskaart niet meer te laten plaatsvinden op de afdeling Burgerij zelf maar de kaarten te verplaatsen naar de archiefbewaarplaats. Daarmee is een optimaal fysiek beheer van de persoonskaarten gewaarborgd. Bij controle naar inktschade van de akten van de Burgerlijke Stand is geen schade geconstateerd, daarom zijn geen extra maatregelen noodzakelijk.

ad 3. Het archief van de afdeling BPO is nog in onderzoek.

 

Foto van karren met archiefdozen

Beheersregels

Voor het archief wordt een AfdelingsWerkwijzer gehanteerd als onderdeel van het Kwaliteitshandboek van de afdeling Interne Zaken. Hierin zijn en worden werkafspraken, instructies en handelswijzen vastgelegd ten behoeve van een goede onderlinge samenwerking en communicatie. Deze wordt jaarlijks getoetst aan de actualiteit.

 

Dossieruitleen

De administratie en uitvoering van de dossieruitleenregistratie is in het verslagjaar onder verantwoording van de gemeentearchivaris geplaatst. Onder zijn beheer vindt uitlening, registratie en rappellering plaats. Er werd in 2007 bijna 3.000 maal een dossier uitgeleend.

 

Bewaartermijnen c.q. vernietiging

De gemeente hanteert voor documenten opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen van 2005. Voor de oudere documenten opgemaakt of ontvangen van 1850 tot 1996 blijft de zogeheten Vernietigingslijst 1983 van kracht.

 

De gemeente maakt voor de vernietiging van fysieke en digitale archiefbescheiden gebruik van vernietigingsblokken. De laatste vernietigingsronde was in 2006. De archiefbescheiden zijn zowel fysiek als digitaal (document manager systeem) vernietigd. De vernietigingslijsten zijn in het archief gedeponeerd.

 

Documentair structuurplan

Elke organisatie die onder de werking van de Archiefwet 1995 valt, dient een documentair structuurplan (DSP) op te stellen en bij te houden. De gemeente Putten heeft haar DSP in 2007 volgens planning aangepast en door burgemeester en wethouders laten vaststellen. Ten aanzien van duurzame materialen, informatie beveiliging, organisatie en informatievoorziening wordt verwezen naar de inhoud van het DSP.

 

In 2008 wordt onderzocht of ook de archieven van andere instanties geïnspecteerd moeten worden.

 

Informatievoorziening en -structuur

Het DSP zorgt ervoor dat met gemeentelijke informatie dusdanig wordt omgegaan dat aan administratieve, juridische en financiële verantwoordingseisen wordt voldaan en het cultuurhistorisch belang wordt bewaakt.De gegevens van het DSP zijn in het Document- en Record Managementsysteem verwerkt. Een en ander is echter door de tijd ingehaald door de nieuwe eisen die aan een DMS/RMS worden gesteld. Als gevolg hiervan is de midoffice aplicatie Verseon aangeschaft, die in 2008 zal worden geïmplementeerd. Hiermee wordt de basis gelegd voor de gewenste functionele en ICT-architectuur. Deze architectuur is conform de structuur die EGEM heeft ontwikkeld en door veel gemeentelijke organisaties is omarmd. Met deze nieuwe applicatie ontstaan er meer mogelijkheden om de bedrijfsvoering te ondersteunen (efficiënter en effectiever), deze met kengetallen in kaart te brengen en de dienstverlening aan de burger te ondersteunen en te verbeteren, terwijl ook het cultuurhistorisch belanggoed wordt bewaakt.

Uitgelicht