2. Organisatie

Plaats in de organisatie

Het gemeentearchief is een onderdeel van de afdeling Interne Zaken van de sector Middelen.

 

Wettelijk kader

Enerzijds wordt het wettelijke kader gevormd door de Archiefwet 1995 en het Archiefbesluit 1995. De rijksoverheid heeft voor de ontwikkelingen van het archiefwezen de Archiefwet 1995 vastgesteld. Op grond daarvan is het Archiefbesluit 1995 vastgesteld. In beide regelingen zijn regels gesteld waaraan een overheidsinstantie moeten voldoen. Anderzijds wordt het wettelijke kader gevormd door de gemeentelijke Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer.

De Archiefverordening werd begin 2008 herzien. Dit was nodig door de invoering van het duaal stelsel van de medebewindbevoegdheden (maart 2006). Niet de gemeenteraad, maar het college van burgemeester en wethouders werd vanaf dat moment bevoegd om de archivaris te benoemen en de archiefbewaarplaats aan te wijzen. Om die reden werd ook het Besluit Informatiebeheer aangepast aan de veranderde omstandigheden.

Het college van burgemeester en wethouders is er verantwoordelijk voor dat er waarborgen zijn om de archieven te behoeden tegen schade. Schade kan de bedrijfsvoering ernstig belemmeren en het cultuurhistorisch erfgoed vernietigen. Bij calamiteiten zal direct actie ondernomen moeten worden om de schade zoveel als mogelijk te beperken. Alhoewel de kans dat het gemeentehuis wordt getroffen door een calamiteit klein is, is als voorzorgs-maatregel een calamiteitenplan vastgesteld.

 

Er is een parapluovereenkomst met de calamiteitenservice van de Documentenwacht om verzekerd te zijn van deskundige eerste bereddering bij waterschade of andere calamiteiten.

 

Binnen de gemeente Putten is de archivaris belast met het toezicht op het archiefbeheer. Hij geeft richtlijnen ten aanzien van registreren, vernietigen en bewaren van de (digitale) neerslag van het handelen van de gemeentelijke organisatie en houdt toezicht op het dynamisch, semi-statisch en statisch archief. Hij controleert of de gemeente de wetgeving op het gebied van archiefbeheer naleeft en ziet erop toe dat bewaard blijft wat belangrijk genoeg is. De archivaris werkt samen met de archiefinspectie van de provincie Gelderland.

 

Archiefdepots

Archiefbewaarplaatsen

Gemeente Putten beschikt over een goedgekeurde archiefbewaarplaats die volledig voldoet aan de nieuwste eisen. Ons cultureel erfgoed wordt daarin goed bewaard, ook voor toekomstige generaties.

 

Archiefruimten

Verschillende afdelingen in het gemeentehuis hebben de beschikking over speciaal ingerichte archiefruimten voor de opslag en beheer van documenten. Op vastgestelde tijden en volgens vastgestelde instructie worden deze documenten overgebracht naar de archiefbewaarplaats. De afdelingen Interne Zaken en Werk, Zorg en Inkomen hebben paternosterkasten in gebruik voor de opslag en beheer van documenten.

 

Bezoekersruimte/studiezaal

In de bezoekersruimte kunnen bezoekers onderzoek doen en gebruikmaken van een computer voor het raadplegen van een nationale database (o.a. Genlias). De ruimte is in 2008 opgeknapt. De muren zijn voorzien van een frisse kleur. Overtollig materiaal is verwijderd. De ruimte is zo ingericht dat 1 of 2 bezoekers er goed kunnen werken. De ruimte is klein en laag. Als er meer dan 2 bezoekers zijn dan wordt gebruikgemaakt van de voorzieningen die in de keldergang gecreëerd zijn. De wens om een ruimere studieruimte te realiseren blijft.

 

Werkwijze

De medewerkers van Interne Zaken en dus ook de medewerkers van het Puttense gemeentearchief werken volgens afgesproken procedures. Afspraken en werkwijzen zijn vastgelegd in WerkWijzers. Er bestond een aparte WerkWijzer voor het Archief en Documentatie en een WerkWijzer voor het gemeentearchief. In 2008 zijn beide samengevoegd tot één WerkWijzer.

 

Medewerkers

Vaste krachten voor het gemeentearchief zijn de heer J. Smit, gemeentearchivaris en mevrouw A. Heemskerk-Beers, archiefmedewerkster. Er werd van de diensten van Interne Zaken gebruikgemaakt om extra indexen en dossierinventarissen maken. Ook voor de invulling van de website kan gerekend worden op de diensten van de medewerkers van Interne Zaken. Ter ondersteuning van de inventarisatie van een particulier archief is een medewerker van de afdeling Financiën ingezet. Met alle betrokkenen werd in 2008 op gezette tijden overleg gevoerd. Na jarenlange waardevolle en enthousiaste inzet voor DIV en Archief is de heer L.A.F. Godschalk , beleidsmedewerker informatie, welverdiend met FPU gegaan. We zullen hem node missen.  

 

Vrijwilligers

Op verschillende fronten wisten wij ons verzekerd van medewerking van diverse personen op vrijwillige basis. Met hen is op gezette tijden overleg over de voortgang van de werkzaamheden. Aan de ontsluiting van de collectie Huisman is veel tijd besteed door de heren J. van Hell en A. Klaassen. Na het ontsluiten van de krantenknipselcollectie hebben zij zicht in 2008 vooral gericht op het toegankelijk maken van de foto- en diacollectie.

 

Puttens Historisch Genootschap (PHG)

De werkgroep Genealogie van het Puttens Historisch Genootschap stelt een totaaloverzicht samen van de Puttense gezinnen vanaf ± 1600 tot ± 1920. Een groep van zo'n 12 personen zet zich al ruim 13 jaar, op een vast dagdeel in de week, in om de gegevens vast te leggen. Er is daarin een goede samenwerking met het archief van de gemeente Putten. De gemeente faciliteert de werkgroep (gebruik van ruimte en materialen) en mag gebruik-maken van de door de werkgroep vastgelegde gegevens. Deze samenwerking heeft geleid tot een verbetering van de dienstverlening voor historisch genealogisch geïnteresseerden. Als lid van het PHG is de heer L. Luteijn bezig met het in kaart brengen van alle hoofdbewoners in de gemeente Putten vanaf 1858 tot heden. Daarbij herleidt hij de oude adressen naar het huidige adres. De gemeente Putten maakt dankbaar gebruik van deze inventarisatie om bouwvergunningen uit de periode 1878-1945 te herleiden naar de huidige adressen. Het PHG heeft ook in 2008 materialen aangeleverd voor het gemeentearchief op de website (zie hoofdstuk 3).

Uitgelicht